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16.01.2006

09:00 Uhr

Business Behaviour

Bitte melde dich!

Mit manchen Mails oder auch SMS-Nachrichten ist es wie mit einem großen, schwarzen Loch: Man schickt jemandem eine Nachricht, erwartet eine Antwort - und hört wochenlang nichts mehr. Warum auch immer. Weil der andere vergessen hat zu antworten. Weil ihm immer noch keine passende Antwort eingefallen ist oder weil er einfach keine Lust zum Antworten hat - und lieber ignorant dieser Laune folgt, als guten Stil zu beweisen.

Gabriele Schlegel ist Dozentin für Business Behaviour an der FH Bonn-Rhein-Sieg.

Gabriele Schlegel ist Dozentin für Business Behaviour an der FH Bonn-Rhein-Sieg.

Der Absender bleibt solange im Ungewissen: Ob er den anderen beleidigt hat, ob er überhaupt noch eine Antwort erwarten darf oder ob der andere die Nachricht überhaupt erhalten hat.

Deshalb ist es ganz wichtig, anderen eine schnelle Rückmeldung zu geben. Damit der Sender sicher sein kann, dass die Nachricht gelesen wurde. Wer weiß, dass er mehrere Tage seine Mail nicht anfragen kann - sei es wegen Urlaub oder wegen einer Dienstreise - sollte unbedingt eine Abwesenheitsmeldung programmieren. Und zwar eine solche, die wirklich weiterhilft - mit einer anderen Telefonnummer oder einer anderen Mailadresse. Wichtig ist es auch, den Empfänger aufzuklären in dem vorformulierten Text, ob seine Mail schon automatisch weitergeleitet wird, etwa an einen Vertreter oder ein Sekretariat.

Auch bei Simsen ist eine schnelle Reaktion - wenigstens in einem Wort mit einem "ok", "ja" oder "nein" - wichtig. Der Absender kann schließlich nicht wissen, ob der Handybesitzer gerade unpässlich ist. Im normalen E-Mail-Verkehr ist eine kurze Rückmeldung als Bestätigung professionell. Manchmal reicht ein kurzes "Melde mich", "O.K." , um den anderen aus der Warteposition zu erlösen. Die Regel heißt "Gehe mit jedem so um, wie du es selbst von den Mitmenschen erwartest."

Unprofessionell und stillos ist es deshalb, dem Chef zu antworten, und dem Kollegen nicht. Oder als Chef nicht die Notwendigkeit zu sehen, schnell zu reagieren, allein wegen der Hierarchie. Es geht nicht um Eitelkeiten, sondern um die Arbeitseffizienz. Ein selbstverständlich höflich kommunizierendes Team auf dem gleichen Wissenstand ist für die Firma wie den Mitarbeiter optimal.

Meine amerikanischen Geschäftsfreunde betonen immer wieder, wie viel Motivationsschub sie Mitarbeitern geben durch spürbare Wertschätzung. Wer fühlt sich nicht durch selbstverständliche Höflichkeit seinem Kollegen, dem Chef und dem Unternehmen deutlich verbunden. Ehrliche Unfreundlichkeit wird das mit Sicherheit nicht erzielen.

Die schnellen SMS und E-Mails verführen zu Kürzeln, plumpen Weisungen, grußlosen Antworten und Ähnlichem. Das darf gegenüber Kunden nie passieren und verbietet sich auch unter Kollegen und gegenüber Vorgesetzten. Zumal jeder auf eine Mail von oben empfindlicher reagiert als eine von Kollegen. Eine unfreundliche E-Mail vom Chef verletzt viel mehr als eine vom Kollegen. Schließlich ist es auch die Aufgabe von Vorgesetzten, die Standards zu setzen. Er muss Vorbild sein, und die professionelle Höflichkeit walten lassen, die er von seinen Mitarbeitern erwartet. Keine Tanzstundenetikette.

Business Behaviour

gibt es jetzt auch als Buch: Redline Verlag, 15,90 Euro.

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