Handelsblatt

MenüZurück
Wird geladen.

04.08.2012

13:45 Uhr

E-Rechnungen

Kontrollverfahren soll Echtheit garantieren

Betriebe haben eine interne Kontrollpflicht bezüglich der elektronischen Rechnungen. Das Finanzministerium hat in einem aktuellen Erlass die Anforderungen an die E-Rechnung konkretisiert.

Der Briefkasten vom Finanzamt in Waldsassen (Oberpfalz). dpa

Der Briefkasten vom Finanzamt in Waldsassen (Oberpfalz).

DüsseldorfBis vor gut einem Jahr wurden neben Papierrechnungen nur elektronische Rechnungen anerkannt, wenn eine qualifizierte Signatur oder ein sogenanntes EDI-Verfahren verwendet wurde. Seitdem können auch Rechnungen, die per E-Mail übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug beim Rechnungsempfänger berechtigen. Das gilt auch bei Anhang von Bilddateien oder Textdokumenten. Voraussetzung für die elektronische Rechnung ist jedoch, dass der Rechnungsempfänger der Übermittlung in elektronischer Form zustimmt.

Mit der Einführung der elektronischen Rechnung hat der Gesetzgeber ein innerbetriebliches Kontrollverfahren für alle Rechnungen - also Papier- und elektronische Rechnungen - bestimmt. Mit dem Kontrollverfahren soll die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden.

Was die Finanzverwaltung darunter und unter dem verlangten Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung versteht, hat das Bundesfinanzministerium (BMF) nunmehr in einem aktuellen Erlass (Az. IVD2-S 7287-a/09/10004:003) dargelegt. Danach sind innerbetriebliche Kontrollverfahren alle Verfahren, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinen Zahlungsverpflichtungen einsetzt. Als Beispiele nennt das BMF insbesondere die Prüfung, ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich wie in der Rechnung ausgewiesen erbracht wurde, der Rechnungsaussteller deshalb auch einen Zahlungsanspruch hat und die angegebene Kontoverbindung korrekt ist.

Zur Kontrolle muss es einen verlässlichen Prüfpfad geben, durch den ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zugrundeliegenden Leistung hergestellt werden kann. Durch die Finanzverwaltung werden dazu keine technischen Verfahren vorgegeben. Die Prüfung kann somit im Rahmen eines entsprechend eingerichteten Rechnungswesens erfolgen, aber auch durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen, etwa Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein, Überweisungs- oder Zahlungsbeleg.

Unternehmen sollte Schema vorgeben

Auch wenn eine Dokumentationspflicht nicht besteht, empfiehlt es sich, ein Prüfungsschema im Unternehmen vorzugeben und die durchgeführten Prüfungen auf den Belegen zu vermerken.

Von

Direkt vom Startbildschirm zu Handelsblatt.com

Auf tippen, dann auf „Zum Home-Bildschirm“ hinzufügen.

Auf tippen, dann „Zum Startbildschirm“ hinzufügen.

×