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08.05.2017

10:50 Uhr

Elektronische Kontoauszüge

Ausdrucken reicht nicht

VonConstanze Elter

Online-Banking ist bequem, auch viele Freiberufler und Selbstständige nutzen das gerne. Wenn die Kontoauszüge online zur Verfügung gestellt werden, hat das aber auch wichtige Folgen für die Buchhaltung und das Archiv.

Auf die richtige Archivierung kommt es an. dpa

Kontoauszug

Auf die richtige Archivierung kommt es an.

MünchenBankfiliale war gestern – und wird häufig nur noch dann benötigt, wenn das Bargeld ausgeht. Der Kontoauszugsdrucker wird durch den heimischen PC ersetzt. Als Alternative zum Papierauszug gewinnt der elektronische Kontoauszug immer stärker an Bedeutung. Banken übermitteln Kontoauszüge zunehmend in digitaler Form an ihre Kunden.

Teilweise handelt es sich um Unterlagen in Bilddateiformaten, teilweise auch um Daten in maschinell auswertbarer Form. Da an elektronische Kontoauszüge keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen zu stellen sind, werden diese grundsätzlich steuerlich anerkannt. Für Unternehmer werden die digitalen Auszüge zum Problem, wenn sie nicht digital archiviert werden.

Denn die Finanzverwaltung vertritt den Standpunkt, dass Kontoauszüge, die elektronisch übermittelt werden, originär digitale Belege sind. Mit anderen Worten: Ausdrucken allein reicht nicht. Digitale Belege müssen immer in ihrer originären Form – also digital – aufbewahrt werden. Wer den Kontoauszug einfach ausdruckt und dann das digitale Dokument löscht, verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten. Denn der Ausdruck ist lediglich eine Kopie.

Das Bayerische Landesamt für Steuern weist in einem aktuellen Schreiben darauf hin, dass Unternehmer darüber hinaus bereits beim Eingang der Kontoauszüge prüfen müssen, ob die Dokumente echt und unversehrt sind. Diese Prüfung muss nach den Vorgaben der Finanzverwaltung dokumentiert und protokolliert werden.

Wer muss eine Einkommensteuererklärung machen?

Keine Pflicht zur Steuererklärung

Alleinstehende Arbeitnehmer, die nur bei einem Arbeitgeber beschäftigt sind, müssen in der Regel keine Steuererklärung abgeben. Das ändert sich, wenn ...

Nebeneinkünfte

- wenn Nebeneinkünfte von mehr als 410 Euro pro Jahr erzielt wurden.

Mehrere Arbeitgeber

- der Arbeitnehmer bei mehreren Arbeitgebern gleichzeitig beschäftigt ist oder war.

Gesamtbetrag der Einkünfte über 8.354 Euro

- keine Einkünfte aus einer Arbeitnehmertätigkeit mit Lohnabzug erzielt wurden, aber der Gesamtbetrag der Einkünfte bei einem Ledigen im Jahr 2017 beispielsweise durch eine Rente über 8.820 Euro liegt.

Lohnersatzleistungen

- Lohnersatzleistungen wie beispielsweise Arbeitslosen- und Elterngeld über 410 Euro pro Jahr bezogen wurden.

Freibetrag eingetragen

- auf der Lohnsteuerkarte ein Freibetrag eingetragen wurde.

Ehegatte in Steuerklasse V oder VI

- der Arbeitnehmer verheiratet ist und einer der Ehegatten nach der Steuerklasse V oder VI besteuert wurde.

Besteuerung nach Faktorverfahren

- der Arbeitnehmer verheiratet ist und die Ehegatten nach dem sogenannten Faktorverfahren besteuert wurde.

Sonstige Bezüge nicht einbezogen

- der Arbeitnehmer nacheinander bei verschiedenen Arbeitgebern beschäftigt war und ein Arbeitgeber einen sonstigen Bezug (beispielsweise Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld oder Abfindungen) versteuert hat, bei dem der Arbeitslohn beim anderen Arbeitgeber nicht mit einbezogen wurde.

Scheidung

- der Arbeitnehmer geschieden wurde – oder der Ehegatte gestorben ist – und er im gleichen Jahr wieder geheiratet hat.

Verlustvortrag

- zum Ende des Vorjahres ein sogenannter Verlustvortag festgestellt wurde – beispielsweise Verluste aus Vermietung und Verpachtung.

Das mutet etwas technisch an, ist aber in der Praxis auch für kleinere Unternehmen umsetzbar. Denn für das Überprüfen elektronischer Rechnungsbelege sollte bereits ein Kontrollverfahren im Unternehmen existieren, das auch auf digitale Kontoauszüge angewendet werden kann.

Kommentare (1)

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Herr Hofmann Marc

08.05.2017, 15:33 Uhr

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