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23.05.2017

11:27 Uhr

Kassenführung

So klappt's mit dem elektronischen Archiv

VonConstanze Elter

Egal ob Restaurant oder Boutique – eine Kasse benötigen alle. Die elektronische Variante ist praktisch, dann muss der Unternehmer aber auch ein elektronisches Archiv führen. Was die Finanzverwaltung neuerdings verlangt.

Digitale Kassenbelege müssen auch digital archiviert werden. dpa

Kasse mit Geld

Digitale Kassenbelege müssen auch digital archiviert werden.

MünchenModerne Technologie kann in puncto Kassenführung ein Segen sein – kein mühsames Rechnen, keine handgeschriebenen Quittungen. Und die korrekte Kassenführung fürs Finanzamt wird ebenfalls leichter. Allerdings haben Selbstständige, die elektronische Kassen einsetzen, einige Verpflichtungen gegenüber der Finanzverwaltung. Darauf weist das Bayerische Landesamt für Steuern in einem aktuellen Schreiben hin.

So müssen seit Jahresbeginn alle Einzeldaten, die durch die Nutzung der Kasse entstehen, während der ganze Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren

  • jederzeit verfügbar,
  • unverzüglich lesbar und
  • maschinell auswertbar

archiviert werden.

Diese Daten allein aufzubewahren, reicht dem Finanzamt jedoch nicht. Auch Handbücher, Bedienungsanleitungen oder Programmierhinweise müssen im Archiv verstaut werden – und alle anderen Unterlagen, die zum Verständnis der einzelnen Belege notwendig sind.

Entscheidend ist: Originär digitale Daten – also beispielsweise die Kasseneinzeldaten – müssen auch elektronisch aufbewahrt werden. Dazu eignet sich laut Finanzverwaltung ein maschinell verwertbarer Datenträger wie eine CD, DVD oder ein USB-Stick. Der Grundsatz der Unveränderbarkeit gilt für sämtliche digitale Daten und damit auch für Daten elektronischer Kassen. Weil ältere Kassensysteme – etwa elektronische Registrierkassen mit Papierjournal – diese Vorgaben nicht erfüllen, dürfen sie seit dem Jahreswechsel nicht mehr eingesetzt werden. Allerdings müssen die Daten der Alt-Kassen sowie die dazugehörigen Organisationsunterlagen weiterhin für die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden.

Selbstständige können sich nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht darauf zurückziehen, dass die Neuanschaffung zu viel kostet oder das Archivieren sämtlicher Unterlagen zu teuer wird. „Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit rechtfertigt nicht, dass Grundprinzipien der Ordnungsmäßigkeit verletzt und die Zwecke der Buchführung erheblich gefährdet werden.“ Im Klartext: Die Kosten, um eine solche „Gefährdung“ zu vermeiden, muss der Steuerpflichtige ebenso in Kauf nehmen wie alle anderen Aufwendungen, die sein Geschäft mit sich bringt.

Wer muss eine Einkommensteuererklärung machen?

Keine Pflicht zur Steuererklärung

Alleinstehende Arbeitnehmer, die nur bei einem Arbeitgeber beschäftigt sind, müssen in der Regel keine Steuererklärung abgeben. Das ändert sich, wenn ...

Nebeneinkünfte

- wenn Nebeneinkünfte von mehr als 410 Euro pro Jahr erzielt wurden.

Mehrere Arbeitgeber

- der Arbeitnehmer bei mehreren Arbeitgebern gleichzeitig beschäftigt ist oder war.

Gesamtbetrag der Einkünfte über 8.354 Euro

- keine Einkünfte aus einer Arbeitnehmertätigkeit mit Lohnabzug erzielt wurden, aber der Gesamtbetrag der Einkünfte bei einem Ledigen im Jahr 2014 beispielsweise durch eine Rente über 8.354 Euro liegt.

Lohnersatzleistungen

- Lohnersatzleistungen wie beispielsweise Arbeitslosen- und Elterngeld über 410 Euro pro Jahr bezogen wurden.

Freibetrag eingetragen

- auf der Lohnsteuerkarte ein Freibetrag eingetragen wurde.

Ehegatte in Steuerklasse V oder VI

- der Arbeitnehmer verheiratet ist und einer der Ehegatten nach der Steuerklasse V oder VI besteuert wurde.

Besteuerung nach Faktorverfahren

- der Arbeitnehmer verheiratet ist und die Ehegatten nach dem sogenannten Faktorverfahren besteuert wurde.

Sonstige Bezüge nicht einbezogen

- der Arbeitnehmer nacheinander bei verschiedenen Arbeitgebern beschäftigt war und ein Arbeitgeber einen sonstigen Bezug (beispielsweise Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld oder Abfindungen) versteuert hat, bei dem der Arbeitslohn beim anderen Arbeitgeber nicht mit einbezogen wurde.

Scheidung

- der Arbeitnehmer geschieden wurde – oder der Ehegatte gestorben ist – und er im gleichen Jahr wieder geheiratet hat.

Verlustvortrag

- zum Ende des Vorjahres ein sogenannter Verlustvortag festgestellt wurde – beispielsweise Verluste aus Vermietung und Verpachtung.

Ausnahmen sind nicht vorgesehen, zumal das Bundesfinanzministerium die strengeren Anforderungen für elektronische Kassen bereits im Jahr 2010 festgeschrieben habe, argumentiert das Bayerisches Landesamt für Steuern. Damit sei auch eine Übergangsfrist von sechs Jahren gewährt worden, die der Nutzungsdauer von Kassen nach den AfA-Tabellen für Abschreibung entspricht.

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