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06.11.2013

12:30 Uhr

Streitfall des Tages

Wenn den Chef die Neugier plagt

VonCatrin Gesellensetter

Löschen, lahmlegen oder einfach laufen lassen? Wie manche Unternehmen mit den Mail-Accounts ausgeschiedener Mitarbeiter umgehen, ist abenteuerlich – und vor allem rechtswidrig. Was Chefs und Arbeitnehmer wissen müssen.

Der Schmu des Tages. Illustration: Tobias Wandres

In der Rubrik "Der Streitfall des Tages" analysiert Handelsblatt Online eine Gaunerei oder ein Ärgernis aus Bereichen des Wirtschaftslebens. Betroffene erhalten konkrete Unterstützung, können ihren Fall öffentlich machen und mit Gleichgesinnten diskutieren. Illustration: Tobias Wandres.

MünchenDer Fall
Die Nachricht erreichte Werner Hinrich ein gutes Jahr nach seinem Job-Wechsel. Ein alter Schulkamerad fragte an, ob man sich nicht mal wieder auf ein Bierchen treffen wolle. Eigentlich ein Grund zur Freude. Und doch war der Unternehmensberater irritiert. Grund: Die Mail seines Freundes hatte ihn nicht direkt erreicht, sondern war von seinem alten Arbeitgeber weitergeleitet worden – als „Irrläufer“ von seinem früheren Dienst-Account.

Dass sein alter Chef noch immer alle Mails lesen konnte, die eigentlich für ihn bestimmt waren, fand Hinrich vergleichsweise befremdlich. Durfte er das überhaupt?

Die Relevanz

Die Zeiten, in denen ein Arbeitnehmer seinem Ausbildungsbetrieb bis zur Rente erhalten blieb, sind ebenso vorüber, wie die Ära der mechanischen Schreibmaschinen. Regelmäßige Jobwechsel sind Normalität, E-Mails im beruflichen Umfeld längst zum Kommunikationsmittel Nummer eins avanciert.

Urteile zu privaten Mails im Büro

Erst fragen, dann löschen

Ein Arbeitgeber darf nicht ungefragt den E-Mail-Account eines ausgeschiedenen Mitarbeiters löschen. Vielmehr muss er, wenn sich noch private E-Mail im Mail-Postfach befinden, den Ex-Mitarbeiter vorab um Zustimmung bitten (OLG Dresden, Az.: 4 W 961/12).

Keine Exzesse am Arbeitsplatz

Vermutet ein Arbeitgeber, dass ein Mitarbeiter während der Arbeitszeit „exzessiv“ private E-Mails schreibt, unterliegt die Auswertung des privaten E-Mail-Verkehrs zu Beweisgründen weder einem Verwendungs- noch einem Verwertungsverbot (LAG Niedersachsen, Az.: 12 SA 875/09).

Zugriff im Notfall erlaubt

Ist ein Arbeitnehmer dauerhaft erkrankt und hat er es versäumt, eine Mailumleitung oder Abwesenheitsassistenz zu aktivieren, darf der Chef auf dessen dienstliche E-Mails auch dann zugreifen, wenn im Unternehmen die private Nutzung des Mail-Accounts erlaubt ist (LAG Berlin-Brandenburg Az.: 4 Sa 2132/10).

Neugier wird bestraft

Ein Systemadministrator, der unberechtigt fremde E-Mails liest, begeht damit einen so schwerwiegenden Pflichtverstoß, dass seine fristlose Kündigung gerechtfertigt ist (LAG München, Az.: 11 Sa 54/09).

Verbotene Spionage

Mit der heimlichen Installation und Anwendung eines Kontrollprogramms auf dem Rechner eines Arbeitnehmers verletzt der Arbeitgeber das allgemeine Persönlichkeitsrecht des betreffenden Mitarbeiters. Dadurch erlangte Beweise dürfen nicht verwertet werden (ArbG Augsburg, Az.: 1 BV 36/12).

Das Gesetz hat mit der Dynamisierung und Digitalisierung des Arbeitslebens allerdings nicht überall Schritt gehalten. Die Unsicherheit, welche Rechte Unternehmen im Hinblick auf die Mails ihrer Mitarbeiter haben, ist groß. Das gilt vor allem, wenn ein Arbeitnehmer über längere Zeit erkrankt oder das Beschäftigungsverhältnis – zum Beispiel nach einer fristlosen Kündigung – plötzlich endet.

In diesen Fällen stellt sich fast immer die Frage, ob und wie ein Dritter wichtige Kundenanfragen bearbeiten kann, die auf dem E-Mail-Account des betreffenden Mitarbeiters eingehen – und wo die Grenzen des Zulässigen erreicht sind.

Die Expertin

„Ob und inwieweit Arbeitgeber auf die Mail-Korrespondenz ihrer Belegschaft zugreifen dürfen, hängt unter anderem davon am, ob die private Nutzung des Geschäfts-Accounts im Betrieb erlaubt oder sie zumindest geduldet ist“, sagt Kerstin Piller-Simon, Fachanwältin für IT-Recht in München. Wirklich trennscharf ist diese Unterscheidung allerdings nicht mehr.

Kommentare (4)

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mittelstaendler

06.11.2013, 13:00 Uhr

Meiner Meinung nach ist schon viel geholfen, wenn man als Betrieb hingeht und die private und/oder halbprivate Nutzung der gesamten ekektronischen Kommunikation grundsätzlich verbietet. Dienstliches und privates gehört grundsätzlich getrennt. Das ist auch im Interesse der Angestellten.

Account gelöscht!

06.11.2013, 13:43 Uhr

@ mittelstaendler

Wie im Beitrag schon gesagt - wie will man es einem Absender verbieten? Das geht einfach nicht ;-)

Effektivste Lösung ist einfach mailaccount abschalten und hinweis an den Empfänger senden lassen - Mailaacount nicht mehr vergeben, bitte wenden Sie sich an...

Alles andere sind rechtlich bedenkliche Lösungen.

Account gelöscht!

06.11.2013, 14:45 Uhr

In Zeiten von 100€-Smartphones ist das Totalverbot der privaten Email-Nutzung über den Firmen-Account sinnvoll. Eine leicht wieder lösbare Verknüpfung des privaten Kalenders mit z.B. Outlook mag noch sinnvoll sein. Dass private Emails auf dem Firmenaccount statt dem Privatsmartphone eingehen ist nicht sinnvoll weil bei Ausscheiden des Mitarbeiters alle dienstlichen Emails an den Nachfolger übergeben werden müssen. Meistens mittels pst-File bei Outlook. Würde der ausscheidende Mitarbeiter seine privaten Emails nicht ordentlich löschen wäre der Arbeitgeber dran wenn er diese dem Nachfolger übergibt. Der Mitarbeiter ist aber bei Ausscheiden gar nicht mehr in der Lage seine privaten Emails aus den Backups zu extrahieren. Er muss die ein- und ausgehenden Privat-Emails zumindest zeitnah in lokal gespeicherte Ordner ablegen.

Das Account löschen ist auch nicht ganz so einfach wie dargestellt. In den größeren Konzernen werden die gleichlautenden Namen meistens mit einem Präfix versehen. Max.Mustermann@musterfirma.com ist nur einmal möglich. Die nächsten bekommen dann laufende Nummern angehängt. Max.Mustermann.1@musterfirma.com. Wenn man den Account nicht mehr vergeben darf schreibt man zukünftig dem Mustermann.48 oder dem Singh.359.
Heute werden diese freiwerdenden Adressen nach Ausscheiden nur temporär deaktiviert und dem nächsten gleichlautenden Mitarbeiter zugewiesen. Absenderpech wenn man private Emails an Firmen-Accounts schickt. Bei dienstlichen Belangen wird der Absender über das Ausscheiden des Mitarbeiters und die neue Zuständigkeitsregel informiert.

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