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18.01.2006

09:52 Uhr

Gastbeitrag

Über Höflichkeit in E-Mails

VonKarin H. Schleines

Da muss schnell noch eine Information weitergegeben werden, und dann denkt man nur daran, die Mail so schnell wie möglich loszuschicken, weil es eilt, und im Nachhinein gefällt das Styling der Mail überhaupt nicht, aber da ist die elektronische Post schon verschickt. Und dann wiederum kommt man zum Schluss: Na, ja, es ist doch nur eine E-Mail.

HB DÜSSELDORF. Nur eine E-Mail? Weit gefehlt. Auch wenn die E-Mail neben der SMS die schnellste Möglichkeit der Nachrichtenübermittlung ist, ist es keinesfalls gleichgültig, wie die Eil-Botschaften formuliert und gestaltet sind. Denn eine voreilige falsche Anrede oder ein nachlässig aufgesetzter Text wirken unprofessionell und hinterlassen beim Empfänger keinen guten Eindruck. Daher einige Anregungen, damit Ihre Mail gut ankommt:

Auf eine Anrede sollte in einer E-Mail nie verzichtet werden. Einen relativ fremden Geschäftspartner, den man im Brief mit „Sehr geehrter Herr Dr. Mustermann“ anspricht, sollte man auch in einer Mail entsprechend anschreiben. Auch der Gruß am Ende einer Mail sollte - wie im Brief - enthalten sein. Der Gruß sollte zu Ihrem Firmenimage und zur Beziehung zum Empfänger passen.

Abkürzungen sind nicht empfehlenswert. Desöfteren liest man: „SgDuH“ (Sehr geehrte Damen und Herren) oder auch „asap“ (as soon as possible). – Ich finde diese Abkürzungen nicht gerade ansprechend. Und finden Sie es nicht auch rücksichtslos, die Abkürzung „asap“ bei einer Einladung zu verwenden? Bei der Darstellung einer E-Mail sollte die Dringlichkeit beim Empfänger ehrlich gemeint sein. Aber auch ein Absender darf nicht erwarten, dass der Empfänger innerhalb von wenigen Minuten antwortet. Die Antwortfrist richtet sich - wie bei Briefen - nach der Wichtigkeit des Inhalts. Es wird empfohlen, auf eine E-Mail spätestens am kommenden Tag zu antworten.

Verzögert sich eine Antwort, weil man z.B. unterwegs ist, ist es professionell, einen Zwischenbescheid zu geben. Hier kann z.B. der Abwesenheitsagent des E-Mail-Programms weiterhelfen. Viel Spaß beim E-Mailen und: Wie halten Sie es denn so mit E-Mailings? Besuchen Sie uns im Forum „Business-Etikette“ und diskutieren Sie mit!

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