Handelsblatt

MenüZurück
Wird geladen.

13.01.2004

14:30 Uhr

Die rechtssichere Speicherung und Aufbewahrung

Patente elektronisch verwalten

Patente werden Angefangen bei der Formulierung des Antrags bis hin zur Erteilung des Rechtsschutzes immer von einem Wust an Dokumenten begleitet. Elektronische Speicherung erhöht dabei die Effizienz. Durch geeignete Signaturen bleibt auch die Rechtssicherheit erhalten.

hiz DÜSSELDORF. In den meisten Unternehmen arbeitet die Patentverwaltung auf Basis von Papierdokumenten. Kommen Daten aus dem Computer hinzu, entsteht ein so genannter Medienbruch. Denn um Rechtssicherheit, Revisionssicherheit und langfristige Beweisbarkeit zu erzielen, müssen sie nach herkömmlichen Methoden in Papierform zu den Akten gelegt werden. Das novellierte Signaturgesetz vom Mai 2001 bietet allerdings die Chance, alle Daten elektronisch zu archivieren und so den Prozess schlanker zu gestalten.

Die AuthentiDate AG und die Avinci AG haben nun ein neues Konzept für Patentabteilungen entwickelt. Die Lösung berücksichtigt insbesondere die im Patentwesen relevanten langen Aufbewahrungszeiträume für Dokumente und die Zusammenführung von elektronischen Daten und Papierbelegen aus Altbeständen.

Die Problematik elektronischer Dokumente ist, dass nicht nachvollzogen werden kann, ob der Datensatz manipuliert wurde. Da Änderungen keine „Radierspuren“ wie auf Papier hinterlassen, ist nicht zu entscheiden, ob es sich um Original oder Fälschung handelt. Der Gesetzgeber hat deswegen vorgeschrieben, dass nur digital signierte Dokumente rechtssicher sind.

Hinter dem Begriff Signatur verbirgt sich ein kompliziertes mathematisches Verfahren, mit dem digitale Dokumente gegen Manipulationen geschützt werden. Wird zum Beispiel ein Patentantrag signiert, dann wird vom Inhalt zunächst einmal ein so genannter Hash-Code errechnet, eine Art Fingerabdruck des Originals. Der Hash, und nur der, wird so verschlüsselt, dass er nicht mehr geändert werden und dem Urheber eindeutig zugeordnet werden kann. Das Schriftstück selbst bleibt unverschlüsselt und offen lesbar. Manipulationen fallen sofort auf, weil dann der Hash nicht mehr stimmt. So besteht durch Einsatz so genannter qualifizierter elektronischer Signaturen und Zeitstempel die Möglichkeit, Prozesse vollkommen elektronisch und zugleich rechts- und revisionssicher abzuwickeln.

Beispielsweise können aktenbezogene Emails, Daten gescannter Dokumente und elektronische Dokumente in einem Dokumentenmanagement-System zentral zusammengeführt und ausschließlich dort weiterbearbeitet werden. Einzelne Arbeitsschritte und Daten werden durch die Signaturen, die automatisch erstellt werden, „eingefroren“.

Direkt vom Startbildschirm zu Handelsblatt.com

Auf tippen, dann auf „Zum Home-Bildschirm“ hinzufügen.

Auf tippen, dann „Zum Startbildschirm“ hinzufügen.

×