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04.12.2013

10:07 Uhr

Dokumentenmanagementsysteme

Wenn die Cloud den Papierkram erledigt

Es klingt so verlockend: Verträge, Rechnungen, Mahnungen, Unterlagen – der ganze Papierkram wandert vom Schreibtisch in die Cloud und wird dort sortiert und verwaltet. Schöne neue Welt oder ein Alptraum?

Aktenberge einfach verschwinden lassen? DMS-Dienste locken per Cloud Computing mit der Möglichkeit, digitalisierte Unterlagen jederzeit und überall parat zu haben oder auch zu teilen, einfach per Browser oder App. mauritius images / ib

Aktenberge einfach verschwinden lassen? DMS-Dienste locken per Cloud Computing mit der Möglichkeit, digitalisierte Unterlagen jederzeit und überall parat zu haben oder auch zu teilen, einfach per Browser oder App.

Hamburg/BerlinAlles sofort finden, nie wieder eine Frist verpassen, und vor allem Schluss mit dem Papierchaos: Das versprechen Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) in der Cloud. Sie lassen ihre Kunden alle ihre Dateien hochladen und sich auch deren E-Mails weiterleiten.

Die werden von Spezialsoftware analysiert, konvertiert und in ein Ordnerschema sortiert, angehängte Dokumente wie Textdateien, Tabellen, Rechnungen oder Verträge ebenso. Per App können Dokumente teils mit Hilfe der Handykamera erfasst werden. An Fristen oder Termine wird per Mail erinnert.

Doch damit nicht genug: DMS-Dienste wie Doctape, Doo, Fileee oder Gini locken auch mit der Möglichkeit, die digitalisierten Unterlagen jederzeit und überall parat zu haben oder auch zu teilen, einfach per Browser oder App. Und Volltextsuche beendet die nervige Sucherei.

Das alles klingt traumhaft, birgt aber Risiken. Die wichtigste Frage sei, welche sensiblen Daten Nutzer von sich in der Cloud preisgeben wollen, sagt Sissi Closs, Professorin für Informations- und Medientechnik an der Hochschule Karlsruhe. "Die Transparenz ist bei cloudbasierten DMS sehr hoch. Die Anbieter wissen über meine Termine Bescheid und was ich sonst so mache."

Cloud Computing

Cloud Computing

Beim Cloud Computing beziehen die Nutzer Rechenleistung je nach Bedarf – ähnlich wie Strom aus der Steckdose. Sie greifen über das Internet auf Software und Speicherplatz zu, der von Dienstleistern in Rechenzentren bereitgestellt wird.

Nutzen

Mit diese IT-Strategie können Firmen ihre Kosten um bis zu 30 Prozent reduzieren. Zudem werden sie flexibler: Wenn das Geschäft gut läuft, können die Unternehmen Rechenkapazitäten und Software für neue Mitarbeiter anmieten, ebenso schnell aber auch wieder abbestellen.

Nachteile

Die Betriebe geben ihre Daten aus der Hand und müssen sich auf die IT-Dienstleister verlassen.


Einige Dienste bieten sogar einen Briefpost-Service an. Bei Dropscan etwa kann sich der Kunde eine Briefadresse einrichten, an die seine Post geht. Der Dienst scannt den Umschlag und schickt dem Nutzer eine E-Mail. Der entscheidet dann, ob der Brief geöffnet und gescannt, vernichtet oder an ihn weiterversandt werden soll. Gini bietet mit dem E-Post-Scanservice der Post einen ähnlichen Dienst.

Den zentralen Vorteil der Dienste sieht Prof. Closs darin, dass Daten, die vorher über verschiedene Medien und Systeme und an verschiedenen Orten verstreut waren, zentral geündelt und verfügbar gemacht werden. Allerdings müssten Anwender auf den Datenschutz und die Zuverlässigkeit des Dienstes achten, sagt Closs.

"Der Nutzer muss nicht immer den Ordner aus dem Schrank hervorkramen", sieht auch Florian Glatzner vom Verbraucherzentrale Bundesverband Vorteile. Gleichzeitig weist er aber auf die Gefahr hin, dass Daten verloren gehen oder gelöscht werden könnten. Er empfiehlt daher zum einen ein Backup der Daten. Und: "Der Nutzer sollte Rechnungen und Verträge trotzdem abheften", rät er.

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