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05.12.2011

12:07 Uhr

Effiziente Kommunikation

So entkommen Sie der E-Mail-Flut

VonStephan Dörner

E-Mails sind für viele Mitarbeiter zur Last geworden. Der IT-Dienstleister Atos will deshalb sogar komplett ohne die elektronische Post auskommen. Doch E-Mails lassen sich auch effizient nutzen. Wir zeigen, wie.

E-Mails als Last: Viele Mitarbeiter überfordert die Mail-Flut - auch, weil das Medium häufig falsch genutzt wird. dpa

E-Mails als Last: Viele Mitarbeiter überfordert die Mail-Flut - auch, weil das Medium häufig falsch genutzt wird.

DüsseldorfViele Mitarbeiter empfinden die Nutzung von E-Mails heute als Zeitkiller – und das zu Recht. Eine Studie der britischen Loughborough University und der australischen Deakin University kam Mitte des Jahres zu dem Ergebnis, dass britische Unternehmen pro Mitarbeiter zwischen 500 und 10.000 Pfund im Jahr durch die ineffiziente Nutzung von E-Mails verlieren. Versteckte Kosten, die in keiner Bilanz auftauchen.

Vor allem die Überflutung mit sinnlosen E-Mails trägt wesentlich dazu bei, dass die Mail vom effizienten Kommunikationswerkzeug zum Zeitfresser und damit zum Kostenfaktor wird. Thierry Breton, Chef des IT-Dienstleisters Atos, hat deshalb einen radikalen Entschluss gefasst: Sein Unternehmen soll eine E-Mail-freie Zone werden. „200 Mails bekommt ein Atos-Mitarbeiter im Schnitt jeden Tag, 90 Prozent davon sind sinnlos und halten unnötig auf“, so Breton im Gespräch mit dem britischen „Telegraph“. Die Zahl der Nachrichten soll auf null sinken – ein Instant-Messaging-Programm soll die E-Mail ersetzen.

Tipps zur effizienten E-Mail-Kommunikation

Instant Messenger für Echtzeitkommunikation nutzen

Bei E-Mails handelt es sich um sogenannte asynchrone Kommunikation. Das heißt, sie werden beantwortet, wenn Zeit dafür ist. Wenn jemand eine direkte Antwort erwartet, sollte er besser anrufen. Für das Chatten, also eine Kommunikation in Echtzeit, in der ein oder mehrere Nutzer in schneller Abfolge antworten, ist die Mail nicht das geeignete Kommunikationsmittel. Für Chats eignen sich Instant Messenger wie ICQ, MSN oder XMPP alias Jabber besser.

Ein kostenloses Programm, das den offenen XMPP-Standard unterstützt sind beispielsweise AQQ (Windows) und Adium (Mac OS X). Innerhalb von Unternehmen ist die Installation solcher Programme allerdings häufig nicht erlaubt.

Richtig zitieren

Beim beantworten einer E-Mail gibt es grundsätzlich zwei verschiedene Möglichkeiten, die bisherige Kommunikation zu zitieren. Meistens wird einfach die gesamte bisherige E-Mail-Kommunikation an die jeweils neueste E-Mail angehängt - das tun Programme wie Microsoft Outlook automatisch. In vielen Fällen sinnvoller ist es jedoch, direkt unter den Zitaten des Kommunikationspartners zu antworten, sodass dieser den Kontext der Antwort versteht. Dazu wird jeweils ein ">" vor die zitierte Stelle vorangestellt. Passagen der E-Mail, auf die sich der Antwortende nicht direkt bezieht, werden weggelassen.

Zweites Postfach für zweifelhafte Websites

Häufig werden Internetnutzer nach ihrer E-Mail-Adresse gefragt. Nicht immer ist es ratsam, diese herauszurücken, gerade wenn die Website, die nach der E-Mail-Adresse verlangt, wenig seriös scheint. Daher gibt es kostenlose Wegwerf-E-Mail-Adressen wie http://mailinator.com/ oder http://www.sofort-mail.de/.

Dort lassen sich schnell Einmal-Adressen erstellen. Mails an diese Adressen kann aber jeder lesen, der den Namen des Postfachs kennt. Außerdem haben viele Anbieter die Wegwerf-Adressen auf eine schwarze Liste gesetzt. Daher empfiehlt es sich, für solche Zwecke eine ständige Zweit-E-Mail-Adresse bei einem Gratis-Anbieter wie Google Mail anzulegen, die nur für derartige Authentifizierungen genutzt wird.

Sinnvollen Betreff verwenden

Die Organisation von E-Mails erleichtert ein sinnvoller Betreff. Beschreiben Sie im Betreff in ein bis drei Wörtern, um was es hauptsächlich geht.

Seriöse Schriftarten verwenden

Die Microsoft-Schriftart Comic Sans macht sich gut an einem Limonaden-Stand - in geschäftlichen E-Mails sind ist sie eher fehl am Platze. Ähnliches gilt für andere besonders kreative Schriftarten.

Cloud statt Versionschaos

Wer ein Dokument wie beispielsweise einen Text gemeinsam mit Kollegen bearbeitet, sollte die Texte nicht per E-Mail hin und her schicken – sobald mehr als zwei Personen beteiligt sind, ist Versionschaos programmiert. Google bietet mit Google Text und Tabellen eine kostenlose Cloud-Lösung für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten im Netz, auch Microsoft bietet die Online-Office-Lösung Office 365.

Fünf Sätze sind genug

Twitter und SMS haben es vorgemacht: Die Kommunikation ist effizient, weil man sich auf das Wesentliche konzentrieren muss. Für Anhänger der Fünf-Sätze-Regel auch ein Weg für E-Mails. „Five.sentenc.es“ heißt der radikale Ansatz, nach der E-Mails wie Chat-Kommunikation behandelt werden. Möglichst knapp auf den Punkt kommunizieren die Anhänger dieser Regel. „Alles was du tun solltest, ist zu beschreiben, wer du bist, was du willst, warum du es bekommen solltest und wann du es brauchst“, beschreibt Guy Kawasaki, ein bekannter Venture Capialists und Apple-Manager aus dem Silicon Valley, das Prinzip.

Empfänger, die von der all zu knappen Kommunikationsform irritiert sind, werden per E-Mail-Signatur auf den Stil hingewiesen – mit einem Link auf die Website http://five.sentenc.es, die das Prinzip dem Motto gemäß knapp erklärt.

Five.sentenc.es ist ein radikaler Ansatz, der sicher nicht für jeden Nutzer geeignet ist. Sollten Sie das Konzept ausprobieren wollen und mal mehr als fünf Sätze antworten, denken Sie daran, den Link zu http://five.sentenc.es/ aus der Signatur vorher zu löschen. Neben den fünf Sätzen gibt es auch die noch radikaleren Ansätze four.sentenc.esthree.sentenc.es und two.sentenc.es.

Auf den Punkt kommen

Selbst wenn Ihnen die Fünf-Sätze-Regel zu radikal ist – auf den Punkt zu kommen, ist natürlich generell empfehlenswert. Wenn Sie selbst eine E-Mail schreiben, teilen Sie dem Angeschriebenen immer mit, welche Reaktion Sie erwarten. Schicken Sie die Mail außerdem nur dann als Kopie an Kollegen, wenn das wirklich sinnvoll ist. Verteiler sollten nur im Notfall genutzt werden. Auch ein persönliches Gespräch oder ein kurzer Anruf macht so manchen Mail-Wechsel überflüssig.

Auf Disclaimer verzichten

Manch ein E-Mail-Nutzer erschlägt seinen Kommunikationspartner geradezu mit rechtlichen Belehrungen in der E-Mail-Signatur – indem er einen sogenannten Disclaimer anhängt. „Wenn Sie diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, löschen Sie diese sofort und informieren den Absender“, heißt es dann beispielsweise.

Bei juristisch versierten Empfängern werden solche an die Mail angehängten „Allgemeinen Geschäftsbedingungen“ allerdings höchstens ein Schmunzeln auslösen. Bestenfalls. Derartigen Bedingungen müsste der Empfänger nach Auffassung von Experten vor dem Lesen der E-Mail zustimmen, damit sie Wirksamkeit entfalten. Lassen Sie solche juristischen Hämmer daher am besten weg, sie wirken unbedarft. Mehr Informationen zu dem Thema hat der Anwalt Oliver Causse unter www.angstklauseln.de zusammengetragen.

Anbieter mit gutem Spam-Filter nutzen

Der größte Feind einer effizienten E-Mail-Kommunikation sind sogenannte Spam-Mails – unerwünscht zugesandte Massen-Werbung. Anfang dieses Jahrzehnts schien es zeitweise schon so, als könnten die massenhaft verschickten Werbebotschaften für zweifelhafte Produkte sogar das gesamte Medium E-Mail zerstören. Im Büro müssen Sie auf den von den Administratoren eingerichtete Spam-Filter vertrauen – doch privat können Sie sich für einen Anbieter mit besonders gutem Spam-Filter entscheiden.

In einem Test des Fraunhofer-Instituts für Sichere Informationstechnologie (SIT) schnitt Yahoo beim Filtern am besten ab, dicht gefolgt von Hotmail und Google Mail. Nicht empfehlenswert sind dagegen die deutschen Anbieter GMX und Web.de, nicht nur wegen des sehr schlechten Spam-Filters. Auch in Sachen Bedienungskomfort und Speicherplatz können die Anbieter nicht mit der US-Konkurrenz mithalten. Zudem schicken sie – anders als Google, Hotmail und Yahoo – den Nutzern selbst Spam-Nachrichten, die diese nicht abschalten können.

Viele Mitarbeiter werden diesen Plan nur allzu gut nachvollziehen können: Ständig nervt Outlook mit der neusten E-Mail – doch fast alle sind irrelevant. Jede Nachricht erzeugt die immer selbe Routine: Nachschauen, um was es sich handelt – es könnte ja wichtig sein. Das kostet jedes Mal einige Sekunden Zeit. Nicht nur diese Sekunden sind verloren: Um sich wieder in den gerade unterbrochenen Gedankengang einzufinden, verliert der Mitarbeiter erneut wertvolle Zeit.

Kommentare (2)

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Fred_Kirchheimer

05.12.2011, 18:22 Uhr

Oh und wieder eine Opfergeschichte: Diesesmal die armen Wehrlosen und das böse Outlook.
Tja, wie immer im Leben, muß man sich eben aktiv darum kümmern, daß die Sachen so laufen, wie man es sich vorstellt. So wie man die Plaudertaschen durch eine klare Ansage auf Distanz halten kann, so kann man selbstverständlich auch die Leute erziehen, die einem eMails schicken. Eine klare Ansage führt zu aussagekräftigen Mails - reine Erziehungssache!
Also, kein Grund zu jammern. Vielmehr gilt auch hier: Die Opfer suchen sich ihre Täter!

Account gelöscht!

06.12.2011, 10:33 Uhr

Instant Messaging? Damit hat die Malaise doch vor 25 Jahren angefangen. "Instant" senkt ja nicht das Mitteilungsbedürfnis der Kollegen, es sorgt nur dafür, dass die Belästigung spontan erfolgt und nicht zeitversetzt und gebündelt. Wie der Autor so richtig schreibt, gibt es in den Büros ja auch noch die guten alten Telefone. Reden geht schneller als aufschreiben, und wer sich gerade konzentrieren muss, lässt halt den AB drangehen. Den Klingelton kann man ja auch abschalten. Das rote Lämpchen am Telefon ist ein dezentes Zeichen, dass jemand etwas von einem will, und die Anruferliste verrät sogar wer.
E-Mail bleibt unersetzlich in Fällen, in denen man z.B. eine Kontaktaufnahme oder einen Informationsaustausch mit Zeitstempel dokumentieren will oder muss, dann fungiert sie als Archiv und Gedächtnisstütze. Außerdem ist sie wichtig, um sich Dokumente, Links oder auch Termine zu schicken, die dann per Mausklick in den eigenen Kalender importiert werden. Außerdem kann man sich Filter einstellen, die die Post nach beliebigen Kriterien vorsortieren (VIP, Kunde, Kollege, Schwätzer, Spam). Das hat sich bewährt und ist ausgereift.

Auf Instant Messaging umzustellen, passt nicht zu gelernten und funktionierenden Prozessen. Das Mailen abzuschaffen ist also praxisfremd. Alles in allem disqualifiziert sich ein Unternehmensberater mit solchen Äußerungen nur selbst.

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