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25.02.2016

10:04 Uhr

Business English

Diese Tipps für englische Korrespondenz sollten Sie kennen

VonCarina Kontio

Englische Bürokorrespondenz gehört immer häufiger zum Job-Alltag. Doch mit Schulenglisch kommen Sie im Berufsleben meist nicht weit. Zehn nützliche Tipps, mit denen Sie E-Mails, Briefe und Faxe souverän meistern.

Bitte anschnallen: Bei der Geschäftskorrespondenz mit angloamerikanischen Geschäftspartnern geht es häufig turbulent zu. Getty Images

Bitte anschnallen: Bei der Geschäftskorrespondenz mit angloamerikanischen Geschäftspartnern geht es häufig turbulent zu.

KölnGute Vorsätze zum neuen Jahr und zur Fastenzeit müssen nicht immer nur mit dem Verzicht auf kalorienhaltige Schokoriegel und Alkohol einhergehen. Man könnte sich doch zur Abwechslung auch mal damit beschäftigen, sein Geschäftsenglisch wieder ein bisschen aufzupeppen, oder? Statt weiter Lebenslaufkosmetik zu betreiben, indem man sich immer besserer Sprachkenntnisse rühmt, als man tatsächlich hat...

Klar, niemand gibt gerne zu, dass er mit seinen Grundkenntnissen über „Good evening ladies and gentlemen. My name is Max Mustermann ...“ nicht hinauskommt. So tragen 25 Prozent der Bewerber im Lebenslauf wohl regelmäßig dicker auf, als gut wäre, wie Umfragen verschiedener Meinungsforschungsinstitute zeigen.

Die Dos and Don'ts bei der CEO-Bewerbung

Kompetenzen

Das Auflisten gleichförmiger Kompetenzkataloge wie "strategisch, analytisch, zupackend, führungs- und verhandlungsstark" in der schriftlichen Bewerbung ist in Wirklichkeit ermüdend, weil nichtssagend, das unreflektierte Befolgen der allgegenwärtigen Empfehlung, sich in der mündlichen Bewerbung "gut zu verkaufen", ist dagegen sogar gefährlich.

(Quelle: Jügen und Nane Nebel, Die CEO-Bewerbung - Karrierebeschleunigung ohne Netzwerk und Headhunter)

Dokumente

Unsere Erfahrung hat uns gezeigt: Drei Kurzdokumente - eine "Executive Summary" Ihres Lebenslaufes, eine Darstellung Ihrer "Beiträge zum Geschäftserfolg" und ein kurzes, nicht besonders persönlich gestaltetes Anschreiben - sind Ihre Eintrittskarte zum Vorstellungsgespräch.

Karrierefalle

Karrierefalle Nummer eins dürfte der Glaubenssatz sein: "Guter Manager werden angesprochen - sie sprechen nicht selbst an!". "In Schönheit sterben" muss nicht gleich die unerwünschte Folge solch vornehmer Zurückhaltung sein. Aber ganz sicher bezahlen Manager solche bisweilen dünkelhafte Reserviertheit mit deutlich weniger Karriereoptionen, als sie ihren kontaktfreudigeren Konkurrenten geboten werden.

Businessnetzwerke

Jobbörsen und Businessnetzwerke halten für Manager nicht, was sie versprechen! Verlassen Sie sich nicht darauf anzunehmen, Unternehmen würden in großem Umfang versuchen, die erfolgsentscheidenden C-Level-Positionen zu besetzen, indem sie die in Masken gepressten CV-Profile nach möglicherweise Passendem durchforsten.

Fußball

In der Welt der Unternehmen ist es wie im Fußball: Am Ende zählen nur die geschossenen Tore! Das sollten Sie im Kopf behalten, wenn Sie das nächste Mal im Interview für eine neue Position sind oder Ihre Unterlagen aufbereiten: Für das bloße Tätigwerden wird der Manager nicht bezahlt.

Erfolge

Zeigen Sie, mit welchem Aufwand, welcher Methode Sie Ihre Erfolge erzielen konnten – das schmückt Ihre Performancedarstellung, denn nach Thomas Edison ist Erfolg nur ein Prozent Inspiration, aber zu 99 Prozent Transpiration!

Charakter

Sparen Sie sich die Darstellung Ihrer charakterlichen Eigenschaften oder Kompetenzen - wenn überhaupt - für das persönliche Gespräch auf und erhöhen Sie die Seriosität Ihrer schriftlichen Unterlagen durch weitgehenden Verzicht auf die vorgestanzten, selbstetikettierenden Lobhudeleien, etwa Sie seinen durchsetzungsstark, analytisch und strategisch.

Sie, 23, sucht

Oft entfalten zutreffende, aber abstrakte Begriffe erst ihre volle Wirkung, wenn sie aufgefächert werden in ihre inhaltlichen Bestandteile: So, wie aus "Sie, 23, sucht..." dann "Weiblich, ledig, jung sucht..." wird und damit eine ganz andere emotionale Kraft und Anschaulichkeit ausgedrückt wird, wird aus dem sehr pauschalen "international" durch die Auffächerung in "Skandinavien, Südosteuropa sowie Middle East" etwas Konkretes, Anschauliches und Überzeugendes.

CV-Aufbau

Bauen Sie Ihren CV retrograd - rückwärts-chronologisch - auf. Bei zeitlich aufsteigendem Aufbau würde er schon auf den ersten Blick veraltet wirken. Die aus dem retrograden Aufbau resultierenden Nachteile lassen sich mehr als ausgleichen durch nach sachlichen Kriterien geordnete, zusätzliche Executive-Summary-Versionen.

Wer die Wahl hat,...

Unternehmen sind fast so unterschiedlich wie Menschen. Sie wenig, wie Sie die meisten heiraten würden, so wenig sinnvoll ist es, für die meisten Unternehmen arbeiten zu wollen. Es führt also kein Weg daran vorbei, mit einer respektablen Anzahl von Unternehmen Erstgespräche zu führen, um herauszubekommen, wer zu Ihnen passt: Nicht "Wer die Wahl hat, hat die Qual", sondern "Nur wer die Wahl hat, hat keine Qual."

Schaden tut man sich damit letztlich nur selbst. Denn spätestens wenn man im Kontakt mit einem angloamerikanischen Geschäftspartner den richtigen Ton treffen will, treibt es vielen die Schweißperlen auf die Stirn.

Viele Manager, so heißt es in einer Mitteilung der Carl Duisberg Centren, formulieren dann zu umständlich. Daran sind auch auswendig gelernte Phrasen schuld. Eine altbewährte Methode, Geschäftskorrespondenz zu lernen, denn um Grammatik und Wortwahl braucht sich der Sprecher bei der Anwendung keine Gedanken zu machen.

Doch häufig, so der Sprachkurs- und Reiseanbieter, sind diese Phrasen zu langatmig, formal, gestelzt oder einfach längst überholt. Oder man tappt mit seinem gefährlichen Halbwissen gleich richtig ins Fettnäpfchen, wie folgendes Beispiel zeigt, das doch eigentlich nach lupenreinem Oxford-Englisch klingt, oder?

So meistern Chefs das Bewerbungsgespräch

Verblüffen

Verblüffen Sie Ihren Gesprächspartner mit der Wahrheit, nach der Sie niemand gefragt hat, die Sie auch gut hätten verschweigen können! Dann kann sich dann folgendermaßen anhören: „Über die Merkmale F und G hingegen verfüge ich nicht, jedenfalls nicht in der Ausprägung, wie Sie sie vermutlich wünschen.“

Wahrheit

Für die schriftlichen Unterlagen gilt dasselbe wie für das Interview: Oft ist die Grenze schmal zwischen Formulierungskunst und blanker Übertreibung oder gar Unwahrheit. Wer sich im Gespräch „zu gut verkauft“, muss sich nicht wundern, wenn auch er „verraten und verkauft“ wird.

(Quelle: Jürgen & Nane Nebel, „Die CEO-Bewerbung“)

Glaubwürdigkeit

Sie gewinnen zusätzlich an Glaubwürdigkeit. Denn wer von sich aus Nachteile anspricht, genauer Nichtstärken oder auch nur nicht gemachte Erfahrungen oder fehlende Kenntnisse, ist ehrlich, will sich offenbar nicht „verkaufen“, den Job nicht um jeden Preis bekommen. Daraus lässt sich für Ihr Gegenüber schließen, dass Sie doch sicherlich auch die Wahrheit sagten, als Sie die von Ihnen erfüllten Merkmale A bis E zusammenfassten.

Verantwortung des Gegenübers

Sie nehmen mit dem expliziten Daraufhinweisen, worüber Sie nicht verfügen, Ihren möglichen künftigen Arbeitgeber mit in die Verantwortung. Ihr Gesprächspartner, der das Unternehmen schon länger kennt, muss dessen Bedarf abschätzen, muss "Flagge zeigen", ob die wenigen fehlenden Kenntnisse oder Erfahrungen gemeinsam mit Ihnen "behebbar" sind, etwa durch künftige Mitarbeiter von Ihnen, die das abdecken.

Oder der Arbeitgeber kann Ihnen die Zeit geben, in diesen Teil der Aufgabe hineinzuwachsen. Oder abwägen, ob das Fehlende "hinnehmbar" ist, einfach ohne Flankierungen akzeptiert wird, weil es bei Gesamtwürdigung Ihrer Person und Qualifikation doch nicht so entscheidend ist.

Akzeptanz

Ihr Gesprächspartner weiß vorher, was ihn nachher erwartet. Sie können mit Akzeptanz rechnen, wenn Sie nachher auf diesem Gebiet wie angekündigt nicht dieselbe Leistung zeigen wie auf anderen.

Weniger Druck

Sie nehmen Druck aus der Verhandlung! Solange Sie vorgeben, alles zu können, zu wissen, schon einmal gemacht zu haben, wird Ihr Gesprächspartner eine gesunde Skepsis aufrechterhalten. Druck erzeugt Gegendruck. „Nachgeben“ dagegen, von sich aus das Wahre zuzugestehen, nötigt Respekt ab, getreu dem Motto: "Schwäche zu zeigen, heißt Stärke zu haben."

Fragen zuspitzen

Nachdem Sie mit Ihrer ehrlichen Art "in Vorlage" gegangen sind, ist es an Ihnen, auf ihren Gesprächspartner überzuleiten und von ihm Offenheit und Ehrlichkeit einzufordern. Das könnte so aussehen: „Könnte es sein, dass wir etwas übersehen haben? Ich habe Ihnen die Punkte genannt, die ich erfülle, ebenso diejenigen, die aus meiner Sicht nur bedingt oder gar nicht vorliegen. Gibt es etwas, das ich wissen sollte, was wir noch nicht angesprochen haben? Laufen Patente aus? Droht ein wichtiger Kunde wegzubrechen? Stehen Fusionen, Aufkäufe, Abspaltungen an?"

Emotionen

Ist emotional das Gegenteil von professionell? Nein, ganz im Gegenteil - auch wenn Emotionalität öfter mal als vornherein "unprofessionell" abgetan wird! Sie brauchen Emotionen nicht gezielt einzusetzen. Es genügt, sie nicht fortwährend zu unterdrücken. Das alleine schon verschafft Ihnen mehr Glaubwürdigkeit und größere Überzeugungskraft.

Humor

Innere Attraktivität macht sympathisch. Hierzu gehört der Humor. Ein Gespräch des Karriere-Experte Jürgen Nebel begann mit der Frage: „Tell me your latest joke, please.“ Solche Fragen stehen wohl in keinem Bewerbungsratgeber, sie sind aber aus der Praxis, sie sind emotionsgeladen und ihre Beantwortung womöglich sogar aufschlussreich.

Mythos Motivationsschreiben

Zum komischsten bei Bewerbungsverfahren zählt das Ansinnen eines Unternehmensvertreters, vom Bewerber ein Motivationsschreiben zu fordern. Woher soll ein Manager vor dem ersten Gespräch wissen, ob er eine Vakanz überhaupt will, oder warum sollte er dies auch noch schriftlich vorab begründen? Hier würde das Pferd von hinten aufgezäumt. Für C-Level-Manager sind solche hingehaltenen Stöckchen fehl am Platz.

Warum sind Sie der Richtige?

Lassen Sie sich nicht in die Defensive drängen - auf Fragen wie "Warum glauben Sie, dass Sie der Richtige für diese Aufgabe sind?" ist nur zu antworten: "Das weiß ich noch nicht, ob ich das bin. Deswegen sitzen wir ja überhaupt erst hier zusammen."

Referenzen einholen

Verbreitet ist, dass vor Besetzung von Topmanagementpositionen Referenzen über den "Bewerber" eingeholt werden, die dieser benennt. Warum, bitte schön, sollten Manager nicht ihrerseits Referenzen über ihren künftigen Chef einholen?

Augenhöhe par excellence

Bewerber mit Chuzpe fragen bisweilen den Unternehmensvertreter, der auf ihre Initiativbewerbung geantwortet hat: "Was hat Ihnen an meiner Bewerbung so gut gefallen, dass Sie mich eingeladen haben?". Diese "Umkehrfrage" demonstriert Augenhöhe par excellence.

Stärken und Schwächen - aber nicht Ihre!

Fragen Sie doch mal den Personalchef oder Vorstand nach den Stärken und Schwächen des Unternehmens! Das signalisiert nicht nur Augenhöhe, sondern kann Ihnen auch wertvolle Informationen für Ihre Entscheidung liefern.

„You can find additional information on the backside“. Übersetzt heißt das allerdings so viel wie „Mehr Informationen finden Sie auf dem Hintern“. Ja ja, eine Fremdsprache ist manchmal kniffliger, als man denkt.

Was man beim Smalltalk vielleicht noch ganz elegant überspielen kann, wenn man nicht gerade Günter Oettinger heißt und auch da noch pauken muss, wird hingegen bei der elektronischen Kommunikation schnell peinlich. Nur ein Klick und die E-Mail mit der falschen Formulierung oder einer sprachlichen Dummheit ist bei Businesspartnern in aller Welt.

Wer auch schriftlich eine gute Beziehung zu Kunden und Geschäftspartnern aufbauen möchte, für den halten die Carl Duisberg Centren zehn Tipps bereit. Das Ziel: Einfaches und klares Schreiben. Die Devise: Keep it simple.

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