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30.12.2014

20:36 Uhr

Digitale Arbeitswelt

Wie Firmen die Kommunikationsflut eindämmen

Ob Firmensmartphone oder Home-Office: Durch das mobile Arbeiten sind wir längst zu Dauergästen im Internet geworden. Einige Unternehmen ziehen nun klare Grenzen zwischen Job und Freizeit. Doch das birgt auch Probleme.

Überall online zu sein, ist in der heutigen Arbeitswelt längst nicht mehr ungewöhnlich. Unternehmen versuchen nun, deutlichere Grenzen zwischen Job und Freizeit zu ziehen. dpa

Überall online zu sein, ist in der heutigen Arbeitswelt längst nicht mehr ungewöhnlich. Unternehmen versuchen nun, deutlichere Grenzen zwischen Job und Freizeit zu ziehen.

München/StuttgartDie Digitalisierung hat die Arbeitswelt längst voll erfasst. Schon jetzt macht die Arbeit an Tablet, Notebook oder Smartphone viele Beschäftigte im Büro, unterwegs oder im Home-Office zu Dauergästen im Internet. Auch in der Produktenwicklung und bei vielen Produktionsprozessen geht nichts mehr ohne Software und Vernetzung. Der Wandel birgt klare Chancen - aber auch Risiken. Während die Einen von neuen Geschäftsideen für Firmen und einer freieren Zeiteinteilung für die Mitarbeiter schwärmen, warnen Andere vor einem Rationalisierungsschub und fordern Spielregeln für die neue Arbeitswelt.

Vor allem die ständige Erreichbarkeit durch E-Mails und Mobiltelefonie bietet seit Jahren Diskussionsstoff. Einige Unternehmen bauen aber mittlerweile Dämme gegen die Kommunikationsflut. Sie bieten an, beispielsweise dienstliche E-Mails, die Mitarbeiter während ihrer Urlaubszeiten bekommen, zu löschen, wie der Autobauer Daimler.

Beim Versicherungskonzern Allianz appelliert eine Kampagne auch an die Eigenverantwortung der Beschäftigten: Auf Plakaten, die im Firmengebäude aushängen, ist ein Mann mit Laptop zu sehen, daneben seine kleine Tochter, die wohl lieber mit ihm spielen würde. „Wie Sie Ihr Wochenende gestalten, entscheiden Sie selbst“, heißt es auf den Plakaten.

Was tun gegen die E-Mail-Flut?

Feste Zeiten für E-Mails

E-Mails lenken von der Arbeit ab. Daher ist es ratsam, sich feste Zeiten für die Bearbeitung der elektronischen Post einzurichten und die Benachrichtigungen in der Zwischenzeit auszuschalten. Zumindest wenn es der Job erlaubt.

Jede Nachricht nur einmal lesen

Erst überfliegen, später antworten: Viele Nutzer bearbeiten E-Mails mindestens zwei Mal. Das ist jedoch eine Zeitverschwendung. Sinnvoll ist, sofort zu entscheiden, was zu tun ist.

Eindeutige Absprachen

Je prägnanter, desto besser: Eindeutige Absprachen helfen, die Zahl der E-Mails einzudämmen. Daher sollte man seine Erwartungen klarmachen – das kann auch mit Formeln wie „Zur Information“ oder „Aktivität nötig“ tun.

Abkürzungen im Betreff

Mit einigen Kollegen steht man täglich im Austausch – mit ihnen kann man sich auf eine sehr knappe Sprache verständigen. In einigen Fällen reicht die Betreffzeile aus, so dass man nicht jede Mail öffnen muss. Bestimmte Abkürzungen helfen: EOM (End of message) oder EDN (Ende der Nachricht) etwa signalisiert, dass alles gesagt ist.

Mails in CC vermeiden

Es kann zwar sinnvoll sein, E-Mails an Kollegen oder den Chef in Kopie weiterzuleiten, diese Funktion wird aber oft genutzt, um Verantwortung zu teilen oder weiterzugeben. Insofern ist es sinnvoll, sich über die Nutzung des CC-Feldes zu verständigen. Wer muss was wissen? Im besten Fall kann man alle CC-Mails in einen separaten Ordner laufen lassen und separat bearbeiten.

Suchen statt sortieren

Je mehr Ordner, desto unübersichtlicher wird es. Experten raten daher von einer komplexen Struktur mit dutzenden Fächern ab – die Suchfunktion fördert auch so wichtige Informationen wieder zu Tage.

Im Zweifelsfall anrufen

Wie genau ist das gemeint? In E-Mails gehen Zwischentöne oft verloren. Deswegen eignet sich das Medium nicht für Diskussionen. Im Zweifelsfall greift man besser zum Hörer (oder geht direkt zum Kollegen).

Der Technikkonzern Bosch will das Mail-Dickicht auch im Arbeitsalltag lichten: Über eine firmeninterne Plattform können sich die Beschäftigten zu Arbeitsgruppen zusammenfinden und beispielsweise Besprechungsprotokolle direkt bearbeiten, ohne noch viel elektronische Post mit Anhängen an große Verteiler hin- und herzuschicken. In manchen Fällen können so bis zu 30 Prozent des bisherigen Mail-Pensums eingespart werden, sagt ein Unternehmenssprecher.

Abarbeiten lassen sich viele Aufgaben mittlerweile von jedem Ort, der Zugriff aufs Internet bietet - ob von zu Hause, aus dem Zug oder aus einem Internetcafé. Damit durch die flexiblere Zeiteinteilung nicht Arbeit und Freizeit immer stärker verschwimmen, machen sich Arbeitnehmervertreter dafür stark, dass Grenzen gezogen werden wie beim Autobauer BMW: Auf Basis einer Betriebsvereinbarung können sich die Mitarbeiter mobile Tätigkeiten als Arbeitszeit anrechnen lassen und ihre Aufgaben erledigen, wann es am besten in ihren Tagesablauf passt - und das ist bei manchen Beschäftigten eben erst um 20.00 Uhr abends, wenn der Haushalt erledigt ist und die Kinder im Bett liegen.

Neben solchen positiven Ansätzen gibt es aber auch problematische Entwicklungen, sagt Vanessa Barth, Digitalisierungs-Expertin beim IG-Metall-Vorstand. Weil mehr Menschen mobil arbeiten, bieten manche Firmen nicht mehr für jeden Arbeitnehmer einen festen Arbeitsplatz im Büro an und setzen zunehmend auf die sogenannte Vertrauensarbeitszeit. Dabei stehen die zu erledigenden Aufgaben, und nicht mehr der Zeitaufwand des Mitarbeiters im Vordergrund.

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