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03.06.2016

06:35 Uhr

Home-Office

Was Sie bei der Heimarbeit beachten sollten

VonKerstin Dämon
Quelle:WirtschaftsWoche Online

Home-Office macht nicht nur flexibel, es hilft auch Familien, Job und Kinder besser zu vereinbaren. Wer in den Genuss kommt, muss aber ein paar Dinge bedenken. Sonst wird die Heimarbeit zum Problem.

Warum gibt es so wenig flexible Arbeitszeit? dpa

Homeoffice

Warum gibt es so wenig flexible Arbeitszeit?

Die Arbeit einfach mit nach Hause nehmen: Home-Office bietet für Arbeitnehmer und Arbeitgeber diverse Vorteile. So zeigt eine Studie des Familienministeriums, dass Eltern, die nicht den ganzen Tag im Büro sitzen müssen, Job und Familie besser unter einen Hut bekommen.

Ein aktueller Arbeitsmarktreport zeigt, dass Mitarbeiter deutlich produktiver sind, wenn sie flexibel arbeiten können. Und da Heimarbeiter im Schnitt pro Woche 4,4 Stunden Zeit sparen, die sie nicht auf der Autobahn, im Bus oder einem Zug zubringen, tun sie damit sogar noch der Umwelt und dem eigenen Nervenkostüm etwas Gutes.

Trotzdem arbeiten nur elf Prozent aller Beschäftigten in Deutschland im Home-Office – obwohl rund 25 Prozent es gerne würde. In Deutschland bieten bislang eher große Unternehmen diese Möglichkeit, kleine halten sich stärker zurück. Wer weniger als 50 Mitarbeiter hat, will die offenbar auch sehen. Das geht aus Zahlen der europäischen Statistikbehörde Eurostat hervor.

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Jobs von neun bis fünf sind für viele Arbeitnehmer längst von gestern. Doch Unternehmen wollen noch anpassungsfähigere Modelle. Die Gewerkschaften warnen vor Ausbeutung.

Fragt man bei den Unternehmen nach, warum sie kein Home-Office anbieten, hört man drei Hauptgründe:

1. Betriebsbedingt: 88 Prozent der befragten Firmen sagen, dass die permanente Anwesenheit zwingend erforderlich ist, um den Betrieb aufrecht zu erhalten.
2. Traditionell: Zwei Drittel wollen, dass ihre Angestellten während der Arbeitszeit jederzeit für sie ansprechbar sind, rund 60 Prozent fürchten Faulenzertum, wenn sie nicht mit der Peitsche hinter den Angestellten stehen.
3. Fürsorglich: gut die Hälfte der Arbeitgeber fürchtet, dass sich die Angestellten überarbeiten, wenn es keine räumliche Trennung zwischen Job und Privatem mehr gibt.

Dabei lässt sich den Punkten zwei und drei wirkungsvoll entgegensteuern, wenn sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber an ein paar Spielregeln halten. Wer im Home-Office arbeitet, sollte - betreffend Punkt drei - eine mentale wie auch tatsächliche Trennung herstellen.

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Nach Feierabend abschalten

Feierabend, Wochenende, Urlaube und Krankschreibungen gelten auch bei flexiblen Arbeitsplätzen und sollten respektiert werden. Wer keine klaren Grenzen setzt, darf sich nicht wundern, wenn die Kollegen darauf keine Rücksicht nehmen. Mitarbeiter müssen Eigenverantwortung für ihre Zeiteinteilung übernehmen und Überlastung frühzeitig signalisieren.

Eignung prüfen

Nicht jeder eignet sich für flexible Arbeitsmodelle. Mitarbeiter, die diese Möglichkeiten austesten, müssen ehrlich zu sich selbst und ihrem Arbeitgeber sein. Wer sich zu Hause schnell ablenken lässt oder den regelmäßigen Austausch mit Kollegen benötigt, wird sich damit eher schwer tun. Ebenso können beispielsweise persönliche Rahmenbedingungen wie ein lautes Umfeld für unliebsame Störungen sorgen. Dies wirkt sich nicht nur negativ auf die Arbeit, sondern auch auf das eigene Wohlbefinden und die Motivation aus.

Selbstbewusstsein entwickeln

Eine ständige Rufbereitschaft ist nicht nötig und sogar kontraproduktiv. Auch im Home-Office müssen ungestörte Phasen für konzentriertes Arbeiten eingeplant werden, um effektiv Aufgaben zu erledigen. Eine permanente Erreichbarkeit erzeugt nicht nur zusätzlichen Stress, sondern führt durch Ablenkungen auch zu schlechten Ergebnissen. Mitarbeiter im Home-Office müssen deshalb ihre Bedürfnisse klar und offen äußern können.

Verantwortung übernehmen

Jeder Arbeitnehmer im virtuellen Office ist dem Arbeitgeber und seinen Kollegen gegenüber verantwortlich. Flexible Arbeitszeitmodelle entbinden den Mitarbeiter nicht von seinen Aufgaben. Durch eindeutige Zielvorgaben werden Aufgaben klar definiert und für alle Beteiligten messbar.

Klare Ziele setzen

Mitarbeiter, die flexibel oder in Teilzeit arbeiten, werden häufig nicht als Leistungsträger gesehen. Hingegen gelten die ständig anwesenden Kollegen als Top-Performer, die „hart arbeiten“. Um dies zu ändern, muss der flexible Mitarbeiter mehr Durchsetzungswillen und Präsenz gegenüber seinen Vorgesetzen zeigen. Regelmäßige Feedbackgespräche verhindern eine Diskrepanz zwischen Selbst- und Fremdwahrnehmung. Mitarbeiter, die flexibel arbeiten, sollten Maßnahmen zur Weiterbildung einfordern. Oftmals ist hier mehr Nachdruck nötig als bei jemandem, der vor Ort im Büro arbeitet.

Richtig kommunizieren

Eine enge Abstimmung mit Kollegen und Vorgesetzten erleichtert die Kommunikation und sorgt für Verständnis. Wenn für die Kollegen nachvollziehbar ist, wo sich der Kollege gerade aufhält und mit welchen Aufgaben er beschäftigt ist, wächst das Vertrauen. Stundensplittings (z.B. am Nachmittag drei freie Stunden für die Kinder), Mittagspausen und externe Termine sollten daher klar kommuniziert werden. So geht man Missverständnissen und Gerüchten aus dem Weg. Moderne IT kann dabei eine wichtige Hilfestellung sein. Unified Communication-Systeme zeigen an, wann und wie man erreichbar ist

Arbeitsrhythmus definieren

Der Arbeitsrhythmus sollte an die eigene Produktivität und die persönlichen Bedürfnisse angepasst werden, ohne dabei die Prozesse im Team zu missachten. Studien zeigen, dass die Produktivität dann am höchsten ist, wenn zwischen zwei und zweieinhalb Tagen im Home-Office gearbeitet und der Rest der Woche für Tätigkeiten und Abstimmungen im Büro genutzt wird. Auch die eigenen Produktivitätszyklen können bei flexiblen Arbeitsmodellen stärker berücksichtigt werden. So arbeiten manche Menschen früh morgens am besten, andere eher am Abend. Aber das erfordert auch Abstimmung: Die Kollegen müssen wissen, wann man erreichbar ist.

Mit Kollegen austauschen

Networking ist Pflicht: Die virtuelle Präsenz entbindet den Mitarbeiter nicht von seinen Aufgaben als Teammitglied, dazu zählen nicht nur die reinen Jobkriterien, sondern auch die Sozialkompetenz. Der Austausch mit den Kollegen sollte sich nicht nur auf das fachliche beschränken. Freundlichkeit, Offenheit, Aufmerksamkeit, Respekt und Hilfsbereitschaft dienen nicht nur dem eigenen Wohlbefinden, sondern unterstützen das ganze Team. Nur in einem Umfeld aus Miteinander und Vertrauen lassen sich virtuelle Teams erfolgreich umsetzen.

Sorgfältig arbeiten

Bei virtuellen Teams ist Wissensmanagement mit einem eindeutigen Ablagesystem Pflicht. Die systematische Speicherung und Aufbereitung von Wissen erleichtert die Arbeit und die Kommunikation in virtuellen Teams. Der aktuelle Stand von Unterlagen muss zentral – die Cloud macht es möglich – abgelegt werden. Alle relevanten Mitarbeiter brauchen Zugriff auf die Ordner. Diese Systeme sichern die Freizeit, denn nur Kollegen, die Zugriff auf alle Unterlagen haben, können auch bei Bedarf füreinander einspringen.

Sich selbst managen

Flexible Arbeitsmodelle verlangen ein hohes Maß an Selbstorganisation. Wer in flexiblen Arbeitsmodellen arbeitet, muss sich auch zuhause ein produktives Umfeld schaffen (Raum, Technik, Rahmenbedingungen) Um in flexiblen Arbeitsmodellen erfolgreich zu arbeiten, müssen sich Mitarbeiter mit ihren eigenen Stärken und Schwächen auseinandersetzen: Wer gut organisiert und diszipliniert ist, wird in solchen Strukturen bessere Leistungen erzielen.

Wer morgens ordentlich angezogen in ein Arbeitszimmer geht, arbeitet ganz anders, als jemand, der sich im Schlafanzug mit dem Laptop auf die Couch setzt. Entsprechend fällt es auch leichter, zu sagen: „Mittagspause“ oder „Feierabend“.

Übrigens: Auch wenn es gut tut, zuhause vom Geräuschpegel des Großraumbüros verschont zu bleiben, sollten Heimarbeiter die Bedeutung des Kontakts zu den Kollegen im Büro nicht unterschätzen. Nicht nur, weil man sonst vom Informationsfluss abgeschnitten werden und für Vorgesetzte unsichtbar werden kann.

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Klare Vereinbarungen treffen

Flexible Arbeitsmodelle erfordern klare Vereinbarungen. Nur wenn die Rahmenbedingungen transparent und Erwartungen eindeutig formuliert sind, kann daraus eine vertrauensvolle neue Arbeitskultur entstehen. Flexible Arbeitsmodelle eignen sich nicht für alle Aufgaben. Firmen müssen deshalb klare Regeln für den Rahmen für die Nutzung (wer kann flexibel arbeiten) und die Umsetzung (Anwesenheitspflichten, Arbeitsumfang, Verfügbarkeit) vorgeben. Gallup hat in verschiedenen Studien herausgefunden, dass gerade Mitarbeiter im Home-Office häufig nicht genau wissen, was von ihnen erwartet wird. Deshalb müssen Führungskräfte ihre Erwartungen und die Aufgaben besonders deutlich formulieren.

Nutzung freistellen

Nicht für jeden Mitarbeiter eignet sich Arbeiten im Home-Office: Jedem Mitarbeiter sollte freigestellt sein, diese Angebote im Unternehmen zu nutzen. Die Ausschöpfung des vollen Leistungspotenzials hängt stark von der Motivation und persönlichen Stärken ab. Für Personen, die ein sehr großes Bedürfnis nach sozialer Interaktion haben, ist die Arbeit im Home-Office nicht ideal. Ein häufiger Fehler ist, flexible Arbeitsmodelle als „Belohnung“ für besondere Leistungen einzusetzen. Das schafft falsche Anreize. Daher sollte aufgrund der Stärken oder Arbeitsweisen des einzelnen Mitarbeiters entschieden werden, ob dieser Home-Office oder mobiles Arbeiten nutzen kann und darf.

Mitarbeitern vertrauen

Als Arbeitgeber sollte man seinen Mitarbeitern vertrauen und „loslassen“ können. Die bloße Anwesenheit ist kein Indikator für die Qualität der Arbeit. Schafft ein Mitarbeiter seine Arbeit zu Hause schneller als im Büro, sollte sich die Führungskraft darüber freuen – und nicht aus Prinzip auf das Erfüllen von Zeitkontingenten bestehen. Generell sollte eine Führungskraft den Rahmen für die Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter schaffen, sich selbst einbringen zu können.

Mitarbeiterleistung messen

Die Leistung von Mitarbeitern muss objektiv definiert und gemessen werden. Jeder Mensch entwickelt seine eigene Arbeitsweise. Gleiches gilt für die Zeitplanung bei flexiblen Arbeitsmodellen. Starre Zeitkorsetts demotivieren und behindern eine produktive Arbeitseinteilung. Der Mitarbeiter muss an seinen Leistungen gemessen werden. Dies erfordert ein grundlegendes Performance Management im Unternehmen, das Leistungen objektiv definiert und misst.

Führung nicht vernachlässigen

Aus den Augen, aber nicht aus dem Sinn: Auch Mitarbeiter ohne permanente Anwesenheit brauchen Führung. Bei Heimarbeitern sollte das Feedback bewusster und regelmäßiger erfolgen als bei den Kollegen vor Ort. Wenn Führungskräfte ein ehrliches Interesse an ihren Mitarbeitern zeigen, deren Arbeit regelmäßig bewerten und über die persönliche Weiterentwicklung sprechen, können sie die Mitarbeiter auch über große Distanzen hinweg binden.

Fürsorgepflicht ernst nehmen

Arbeitgeber haben eine Fürsorgepflicht. Das gilt insbesondere für flexible Arbeitsplatzmodelle. Wenn der Mitarbeiter spätabends noch E-Mails schreibt, ist er dann überlastet? Oder ist das nur sein persönlicher Arbeitsstil? Um diese Frage zu beantworten, müssen sich Führungskräfte auch für den Mitarbeiter als Menschen interessieren und dessen Stärken, Routinen und familiäres Umfeld kennen. Gallup hat mehr als 10 Millionen Menschen weltweit zum Thema „Mein Vorgesetzter/ Meine Vorgesetzte oder eine andere Person bei der Arbeit interessiert sich für mich als Mensch“ befragt. Personen, die diesem Satz zustimmen, bleiben häufiger in ihrem Unternehmen, haben mehr emotional gebundene Kunden, sind erheblich produktiver und erwirtschaften mehr Gewinn.

Neue Meetingkulturen schaffen

Neue Meetingkulturen erleichtern effiziente Arbeitsprozesse innerhalb der Teams. Für ein gemeinsames Verständnis der Ziele und Aufgaben ist ein enger Austausch im Team notwendig. Auch und gerade bei flexiblen Arbeitsmodellen. Häufig sorgen jedoch schwierige Terminabstimmungen oder ungenügende Kommunikationswege für Reibung. Regelmäßige Statusmeetings ermöglichen allen Beteiligten, Projektstände auszutauschen, Ideen vorzustellen, Aufgaben zu besprechen und frühzeitig Schwächen aufzuzeigen.

Gemeinschaftsgefühl stärken

Den direkten Austausch fördern, sich gegenseitig schätzen – und so das Gemeinschaftsgefühl stärken. Der Mensch benötigt täglich sechs Stunden soziale Interaktion, um sich wohl zu fühlen und gesund zu bleiben. Wenn Kollegen und Vorgesetzte sich auch über das Berufliche hinaus schätzen, entsteht ein positives Arbeitsumfeld und ein stärkeres Gemeinschaftsgefühl. Für die zwischenmenschlichen Beziehungen sind regelmäßige persönliche Treffen unverzichtbar.

Mitarbeiter willkommen heißen

Mitarbeiter müssen sich im Unternehmen willkommen fühlen und haben ein Anrecht auf einen Arbeitsplatz. Die Anforderungen an Arbeitsplätze haben sich in den vergangenen Jahren aufgrund neuer Informationstechnologien und Arbeitsmodelle stark verändert. Doch noch immer gilt: Mitarbeiter brauchen eine Arbeitsumgebung, in der sie produktiv arbeiten können, in der sie sich wohlfühlen und willkommen sind. Das gilt ebenso für flexible Arbeitsmodelle. Maximale Flexibilität bedeutet auch, dass ein Mitarbeiter neben dem Arbeitsplatz z.B. im Home-Office auch Zugriff auf einen Arbeitsplatz im Team hat. Wie dieser gestaltet ist (z.B. durch Tablesharing oder Rollcontainer) muss vorab geklärt sein und dem Bedarf angepasst sein.

Unternehmenskultur prüfen

Neue Arbeitsstrukturen können nur erfolgreich sein, wenn sie mit der Unternehmenskultur und den Unternehmenszielen vereinbar sind. Mitarbeiter, die der Aussage zustimmen „Die Ziele und die Unternehmensphilosophie meiner Firma geben mir das Gefühl, dass meine Arbeit wichtig ist“, sind produktiver und bleiben ihrem Unternehmen länger treu. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmenskultur und flexible Arbeitsmodelle aneinander angepasst werden: In Unternehmen, in denen ein Kontrollzwang herrscht, werden Home-Office und mobiles Arbeiten nicht zum Erfolg führen. Und wer von der Vereinbarkeit von Beruf und Familie oder von Flexibilität spricht, muss dies auch in der Praxis einlösen.

Wer als Arbeitgeber unsicher ist, ob die eigenen Leute auch zuhause produktiv sind, kann sie bitten, ihre Fortschritte und Leistungen zu dokumentieren.

Das hilft im Übrigen auch dem Heimarbeiter selbst, falls einmal ein Kollege oder ein Vorgesetzter die erbrachte Leistung bezweifeln sollte. Auch kann der Vorgesetzte von seinen Angestellten verlangen, dass sie an bestimmten Telefon- oder Videokonferenzen teilnehmen. Nur eines muss ein Heimarbeiter nicht: Den ganzen Tag vor dem Telefon sitzen und auf einen Anruf des Chefs warten. Auch eine E-Mail muss genauso wenig sofort beantwortet werden. Auch im Home-Office hat ein Angestellter ein Recht auf Pausen.

Hinzu kommt, dass der Grundgedanke hinter dem Home-Office mehr Flexibilität ist: Vielleicht bringt der Angestellte gerade seine Kinder zum Fußballtraining oder die Mitarbeiterin sitzt beim Zahnarzt, während das Telefon klingelt. Dafür holen beide die Arbeit dann nach, wenn andere schon lange Feierabend haben.

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