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23.11.2012

15:45 Uhr

Löschung bei Abwesenheit

Daimler stoppt die E-Mail-Flut

Der Autobauer Daimler will seinen Mitarbeiter zu einer erholsameren Freizeit verhelfen. Beschäftigte können bald während ihres Urlaubs die Löschung ihrer dienstlichen E-Mails veranlassen – das gilt auch für Manager.

Mit dem Notebook am Strand: Daimler-Mitarbeiter müssen künftig im Urlaub keine Dienst-Emails mehr lesen. dpa

Mit dem Notebook am Strand: Daimler-Mitarbeiter müssen künftig im Urlaub keine Dienst-Emails mehr lesen.

StuttgartKeine Dienst-E-Mails mehr im Urlaub: Mitarbeiter des Autobauers Daimler können E-Mails während ihrer Abwesenheit bald automatisch löschen lassen. Der Betriebsrat habe die Regelung zusammen mit der Unternehmensleitung verabschiedet, teilte Daimler am Freitag in Stuttgart mit. Start soll Anfang 2013 sein.

Nach Angaben einer Daimler-Sprecherin kann künftig jeder Mitarbeiter bis hin zum Manager davon Gebrauch machen. Damit Anfragen nicht ins Leere laufen, verweise eine Abwesenheitsnotiz auf den zuständigen Vertreter.

„Diese neue Spielregel zur E-Mail-Abwesenheit ist eine ganz wesentliche Maßnahme, damit unsere Belegschaft in Ruhephasen noch besser ,abschalten' kann“, erklärte Personalvorstand Wilfried Porth. Der Autobauer hatte zuvor in Zusammenarbeit mit der Universität Heidelberg 6000 Daimler-Beschäftigte zur Vereinbarkeit von Arbeits- und Privatleben befragt, darunter auch Führungskräfte. Der Gesamtbetriebsratsvorsitzende Erich Klemm erklärte, es gehe nun vor allem darum, dass Mitarbeiter die Möglichkeiten „mit aktiver Unterstützung wahrnehmen können“.

Volkswagen: Keine E-Mails mehr nach Feierabend

Volkswagen

Keine E-Mails mehr nach Feierabend

VW-Mitarbeiter bekommen künftig keine Firmen-Mails mehr auf ihre Handys nach Feierabend.

Der Autobauer Volkswagen hatte Ende 2011 bereits eine ähnliche Regelung erlassen - und eine Smartphone-Pause nach Feierabend eingeführt. Die Blackberrys von VW-Mitarbeitern können seitdem von 18.15 Uhr bis 7 Uhr morgens keine Mails mehr empfangen. Auch Bundesarbeitsministerin Ursula von der Leyen hatte sich jüngst für eine deutliche Trennung von Arbeit und Beruf ausgesprochen und gefordert: „In der Freizeit sollte Funkstille herrschen.“

Tipps zur effizienten E-Mail-Kommunikation

Instant Messenger für Echtzeitkommunikation nutzen

Bei E-Mails handelt es sich um sogenannte asynchrone Kommunikation. Das heißt, sie werden beantwortet, wenn Zeit dafür ist. Wenn jemand eine direkte Antwort erwartet, sollte er besser anrufen. Für das Chatten, also eine Kommunikation in Echtzeit, in der ein oder mehrere Nutzer in schneller Abfolge antworten, ist die Mail nicht das geeignete Kommunikationsmittel. Für Chats eignen sich Instant Messenger wie ICQ, MSN oder XMPP alias Jabber besser.

Ein kostenloses Programm, das den offenen XMPP-Standard unterstützt sind beispielsweise AQQ (Windows) und Adium (Mac OS X). Innerhalb von Unternehmen ist die Installation solcher Programme allerdings häufig nicht erlaubt.

Richtig zitieren

Beim beantworten einer E-Mail gibt es grundsätzlich zwei verschiedene Möglichkeiten, die bisherige Kommunikation zu zitieren. Meistens wird einfach die gesamte bisherige E-Mail-Kommunikation an die jeweils neueste E-Mail angehängt - das tun Programme wie Microsoft Outlook automatisch. In vielen Fällen sinnvoller ist es jedoch, direkt unter den Zitaten des Kommunikationspartners zu antworten, sodass dieser den Kontext der Antwort versteht. Dazu wird jeweils ein ">" vor die zitierte Stelle vorangestellt. Passagen der E-Mail, auf die sich der Antwortende nicht direkt bezieht, werden weggelassen.

Zweites Postfach für zweifelhafte Websites

Häufig werden Internetnutzer nach ihrer E-Mail-Adresse gefragt. Nicht immer ist es ratsam, diese herauszurücken, gerade wenn die Website, die nach der E-Mail-Adresse verlangt, wenig seriös scheint. Daher gibt es kostenlose Wegwerf-E-Mail-Adressen wie http://mailinator.com/ oder http://www.sofort-mail.de/.

Dort lassen sich schnell Einmal-Adressen erstellen. Mails an diese Adressen kann aber jeder lesen, der den Namen des Postfachs kennt. Außerdem haben viele Anbieter die Wegwerf-Adressen auf eine schwarze Liste gesetzt. Daher empfiehlt es sich, für solche Zwecke eine ständige Zweit-E-Mail-Adresse bei einem Gratis-Anbieter wie Google Mail anzulegen, die nur für derartige Authentifizierungen genutzt wird.

Sinnvollen Betreff verwenden

Die Organisation von E-Mails erleichtert ein sinnvoller Betreff. Beschreiben Sie im Betreff in ein bis drei Wörtern, um was es hauptsächlich geht.

Seriöse Schriftarten verwenden

Die Microsoft-Schriftart Comic Sans macht sich gut an einem Limonaden-Stand - in geschäftlichen E-Mails sind ist sie eher fehl am Platze. Ähnliches gilt für andere besonders kreative Schriftarten.

Cloud statt Versionschaos

Wer ein Dokument wie beispielsweise einen Text gemeinsam mit Kollegen bearbeitet, sollte die Texte nicht per E-Mail hin und her schicken – sobald mehr als zwei Personen beteiligt sind, ist Versionschaos programmiert. Google bietet mit Google Text und Tabellen eine kostenlose Cloud-Lösung für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten im Netz, auch Microsoft bietet die Online-Office-Lösung Office 365.

Fünf Sätze sind genug

Twitter und SMS haben es vorgemacht: Die Kommunikation ist effizient, weil man sich auf das Wesentliche konzentrieren muss. Für Anhänger der Fünf-Sätze-Regel auch ein Weg für E-Mails. „Five.sentenc.es“ heißt der radikale Ansatz, nach der E-Mails wie Chat-Kommunikation behandelt werden. Möglichst knapp auf den Punkt kommunizieren die Anhänger dieser Regel. „Alles was du tun solltest, ist zu beschreiben, wer du bist, was du willst, warum du es bekommen solltest und wann du es brauchst“, beschreibt Guy Kawasaki, ein bekannter Venture Capialists und Apple-Manager aus dem Silicon Valley, das Prinzip.

Empfänger, die von der all zu knappen Kommunikationsform irritiert sind, werden per E-Mail-Signatur auf den Stil hingewiesen – mit einem Link auf die Website http://five.sentenc.es, die das Prinzip dem Motto gemäß knapp erklärt.

Five.sentenc.es ist ein radikaler Ansatz, der sicher nicht für jeden Nutzer geeignet ist. Sollten Sie das Konzept ausprobieren wollen und mal mehr als fünf Sätze antworten, denken Sie daran, den Link zu http://five.sentenc.es/ aus der Signatur vorher zu löschen. Neben den fünf Sätzen gibt es auch die noch radikaleren Ansätze four.sentenc.esthree.sentenc.es und two.sentenc.es.

Auf den Punkt kommen

Selbst wenn Ihnen die Fünf-Sätze-Regel zu radikal ist – auf den Punkt zu kommen, ist natürlich generell empfehlenswert. Wenn Sie selbst eine E-Mail schreiben, teilen Sie dem Angeschriebenen immer mit, welche Reaktion Sie erwarten. Schicken Sie die Mail außerdem nur dann als Kopie an Kollegen, wenn das wirklich sinnvoll ist. Verteiler sollten nur im Notfall genutzt werden. Auch ein persönliches Gespräch oder ein kurzer Anruf macht so manchen Mail-Wechsel überflüssig.

Auf Disclaimer verzichten

Manch ein E-Mail-Nutzer erschlägt seinen Kommunikationspartner geradezu mit rechtlichen Belehrungen in der E-Mail-Signatur – indem er einen sogenannten Disclaimer anhängt. „Wenn Sie diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, löschen Sie diese sofort und informieren den Absender“, heißt es dann beispielsweise.

Bei juristisch versierten Empfängern werden solche an die Mail angehängten „Allgemeinen Geschäftsbedingungen“ allerdings höchstens ein Schmunzeln auslösen. Bestenfalls. Derartigen Bedingungen müsste der Empfänger nach Auffassung von Experten vor dem Lesen der E-Mail zustimmen, damit sie Wirksamkeit entfalten. Lassen Sie solche juristischen Hämmer daher am besten weg, sie wirken unbedarft. Mehr Informationen zu dem Thema hat der Anwalt Oliver Causse unter www.angstklauseln.de zusammengetragen.

Anbieter mit gutem Spam-Filter nutzen

Der größte Feind einer effizienten E-Mail-Kommunikation sind sogenannte Spam-Mails – unerwünscht zugesandte Massen-Werbung. Anfang dieses Jahrzehnts schien es zeitweise schon so, als könnten die massenhaft verschickten Werbebotschaften für zweifelhafte Produkte sogar das gesamte Medium E-Mail zerstören. Im Büro müssen Sie auf den von den Administratoren eingerichtete Spam-Filter vertrauen – doch privat können Sie sich für einen Anbieter mit besonders gutem Spam-Filter entscheiden.

In einem Test des Fraunhofer-Instituts für Sichere Informationstechnologie (SIT) schnitt Yahoo beim Filtern am besten ab, dicht gefolgt von Hotmail und Google Mail. Nicht empfehlenswert sind dagegen die deutschen Anbieter GMX und Web.de, nicht nur wegen des sehr schlechten Spam-Filters. Auch in Sachen Bedienungskomfort und Speicherplatz können die Anbieter nicht mit der US-Konkurrenz mithalten. Zudem schicken sie – anders als Google, Hotmail und Yahoo – den Nutzern selbst Spam-Nachrichten, die diese nicht abschalten können.

Von

dpa

Kommentare (4)

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Lucky-Luke-Outluuk

23.11.2012, 17:13 Uhr

Grundsätzlich ist der Ansatz des Vorhabens für Manager und Mitarbeiter begrüßenswert.

Die automatische Löschung von Mails dürfte allerdings rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. So gelten für Mails auch Archivierungsvorschriften unter Umständen auch bis zu 10 Jahre. Offensichtlich ist man sich bei Daimler dessen nicht bewußt oder der Artikel ist falsch oder unzureichend recherchiert.

Elektronische Post gilt als zugestellt, wenn sie auf dem Server des Empfängers eingeht. Wenn der Empfänger diese Nachrichten automatisch löschen läßt, dann nützt ihm auch der Hinweis auf einen Vertreter wenig.

Im übrigen wird sich der Vertreter bedanken, wenn er die Mails seiner Kollegen in Vertretung zusätzlich bearbeiten darf. Wahrscheinlich ist dieser anschließend urlaubsreif.

Daimler hat somit ein organisatorisches Problem und eine ansatzweise schlechte Lösung. Lobenswert ist allerdings, dass man die Problematik der Mailflut erkannt hat.

Revisor

23.11.2012, 20:57 Uhr

Diese Bedenken sind weitgehend irrelevant für INTERNE Mails.

Postbote

24.11.2012, 09:26 Uhr

Für externen Mailverkehr sind diese Bedenken relevant.

Ausserdem gibt es gesetzliche Aufbewahrungspflichten, die auch für Mailverkehr gelten.

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