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13.04.2012

06:55 Uhr

Firmen-IT

Das Diensthandy hat ausgedient

VonJoachim Hofer, Sandra Louven

Immer mehr Mitarbeiter bringen ihre eigenen Smartphones und Tablet-Computer mit zur Arbeit. Für Unternehmen ist das Fluch und Segen zugleich. Niedrigeren Kosten stehen größere Gefahren für die Sicherheit gegenüber.

Viele Mitarbeiter benutzen ihr Privat- auch als Diensthandy. dpa

Viele Mitarbeiter benutzen ihr Privat- auch als Diensthandy.

HannoverEs war Steve Jobs, der die größte Veränderung in der Unternehmens-IT seit Jahrzehnten ausgelöst hat. Der Gründer von Apple hat mit iPhone und iPad Produkte geschaffen, auf die Millionen Menschen auch im Job nicht verzichten möchten. Die meisten Arbeitgeber sind aber nicht bereit, in die teure Hardware zu investieren. Deshalb bringen immer mehr Menschen ihre eigenen Smartphones und Tablet-PCs mit ins Büro. Viele Unternehmen sehen dies mit gemischten Gefühlen. "Die Kosten sind natürlich ein wichtiger Punkt", sagt Jeanette Horan, IT-Chefin von IBM.

Die IT-Abteilung des US-Konzerns muss jetzt nicht mehr nur eine Handymarke und ein Notebook-Modell unterstützen, sondern viele verschiedene Geräte. Neben den Apple-Produkten sind das vor allem Mobiltelefone und Tablet-Rechner mit dem Android-Betriebssystem von Google. Trotzdem dürfen die Angestellten von IBM inzwischen mit privaten Apparaten arbeiten. "Wir haben entschieden, dass wir diesen Trend unterstützen. Die Kosten, die durch enttäuschte Mitarbeiter verursacht werden, sind im Zweifel höher", sagt Horan.

Tipps für das Zeitmanagement

Mails

Mails nur zu festen Zeiten beantworten, z.B. von 9 bis 10 Uhr und von 15 bis 16 Uhr.

Quelle: Sonia Flöckemeier (Unternehmercoaches) und Nathalie Henke, Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin.

Telefon

Bei wichtigen Aufgaben das Telefon auch mal klingeln lassen oder den Anrufbeantworter einschalten.

 

Aufgabenliste

Schon morgens eine Liste erstellen, was an einem Tag erledigt werden muss. Dabei zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben trennen.

Details

Sich bei Recherchen nicht zu sehr in Details verheddern.

Freiraum

Den Kollegen signalisieren, dass man bestimmte Zeiten braucht, um Aufgaben ohne Störung zu bearbeiten.

Zeitpuffer

Zeitpuffer einplanen, falls eine Aufgabe mehr Zeit kostet als ursprünglich geplant.

Konferenzen

Konferenzen nicht zu sehr in die Länge ziehen. Genau überlegen: Was muss besprochen werden? Welche Punkte? Wie lange?

Pausen

Feste Ruhephasen einplanen, zum Beispiel für Pausen oder für das Mittagessen.

Arbeitszeiten

Die Arbeitszeiten klar definieren – und nicht von vornherein die Abendstunden und die Wochenenden mit einplanen.

Nichts aufschieben

Unangenehme Aufgaben sofort bearbeiten und nicht vor sich herschieben.

Konsequenz

Entscheidungen treffen – und nicht immer wieder alles neu abwägen.

Delegieren

Wenn es geht, Aufgaben an andere delegieren.

Vertrauen

Darauf vertrauen, dass Kollegen die Aufgaben genauso gut erledigen können wie man selbst.

Entwicklung

Für Chefs: Zeit für strategische Weiterentwicklung des Unternehmens einplanen!

Gutes Beispiel

Führungskräfte sollten in Fragen des Zeitmanagements mit gutem Beispiel vorangehen und nicht – zum Beispiel durch kurzfristige Auftragsänderungen – zu viel Druck aufbauen.

Auswege suchen

Wenn die Arbeitsbelastung zu hoch ist, sollten Chefs und Mitarbeiter gemeinsam überlegen, wie Abhilfe geschaffen werden kann.

Experten

Viele Unternehmen holen sich Rat von externen Beratern, die das Zeitmanagement beobachten und Tipps für Verbesserungen geben.

Work-Life-Balance

Nicht das ganze Leben auf den Job konzentrieren, sondern Zeit für Sport und Treffen mit Freunden einplanen.

Organisation

Die Ablage gut organisieren, damit Unterlagen nicht stundenlang gesucht werden müssen.

Warnzeichen

Zeichen der Überforderung ernst nehmen und dagegen ansteuern.

Dienstliches und Privates trennen

Nicht nur IBM, immer mehr Unternehmen gehen so vor. Doch für Firmen ist es nicht ganz einfach, das in der IT-Welt unter "Bring your own device" (BOYD) bekannt gewordene Konzept umzusetzen: Es gibt sowohl rechtliche als auch technische Hürden. "Dienstliche und private Daten müssen zwingend getrennt werden", sagt Ulrich Baumgartner, Datenschutzexperte der Kanzlei Osborne Clarke. Allein schon, um sensible Informationen zu schützen, dürfe kein Unternehmenswissen auf den Geräten der Beschäftigten gespeichert werden. Doch das ist noch nicht alles.

"Es ist in jedem Fall empfehlenswert, den Betriebsrat einzubeziehen", meint Baumgartner. So sei zu klären, was als Arbeitszeit zähle, wenn ein Mitarbeiter mit dem eigenen Gerät zu Gange ist - und was nicht. Oft sei es da am sinnvollsten, eine Betriebsvereinbarung abzuschließen. Noch etwas ist kritisch. Wenn einige Teammitglieder auf ihren modernen, mobilen Geräten mit Hilfe von sozialen Netzen zusammenarbeiten, andere sich aber darauf beschränken, vom eigenen Schreibtisch aus über E-Mails zu kommunizieren. So können Prozesse schnell ins Stocken geraten.

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