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06.01.2014

06:25 Uhr

Informationsflut

Mach Schluss mit dem Mail-Chaos, Boss!

VonChristof Kerkmann

Zurück aus den Weihnachtsferien und das Postfach ist voll? Beschweren Sie sich bei Ihrem Chef. Technische Helferlein können zwar die E-Mail-Flut eindämmen. Damit sie abebbt, braucht es aber klare Regeln für die Firma.

Immer erreichbar: Viele Berufstätige leiden unter der E-Mail-Flut. dpa

Immer erreichbar: Viele Berufstätige leiden unter der E-Mail-Flut.

DüsseldorfNach dem Urlaub ist es am schlimmsten. Hunderte ungelesene E-Mails lassen die Erholung schnell vergessen. Bis die Arbeit losgehen kann, vergehen Stunden: Lesen, verschieben, löschen.

Die E-Mail ist ein mächtiges Werkzeug – und sie macht ohnmächtig. „Mitarbeiter bekommen im Schnitt 30 bis 40 Mails pro Tag und brauchen rund anderthalb Stunden, um sie zu bearbeiten“, berichtet der Coach Ivan Blatter von den Erfahrungen aus seinen Seminaren. Bei einigen Führungskräften prasselt locker die vielfache Menge in den Posteingang. E-Mails kosten Zeit und Konzentration, und nicht selten gehen wirklich wichtige Nachrichten in diesem Wust unter.

Was tun gegen die E-Mail-Flut?

Feste Zeiten für E-Mails

E-Mails lenken von der Arbeit ab. Daher ist es ratsam, sich feste Zeiten für die Bearbeitung der elektronischen Post einzurichten und die Benachrichtigungen in der Zwischenzeit auszuschalten. Zumindest wenn es der Job erlaubt.

Jede Nachricht nur einmal lesen

Erst überfliegen, später antworten: Viele Nutzer bearbeiten E-Mails mindestens zwei Mal. Das ist jedoch eine Zeitverschwendung. Sinnvoll ist, sofort zu entscheiden, was zu tun ist.

Eindeutige Absprachen

Je prägnanter, desto besser: Eindeutige Absprachen helfen, die Zahl der E-Mails einzudämmen. Daher sollte man seine Erwartungen klarmachen – das kann auch mit Formeln wie „Zur Information“ oder „Aktivität nötig“ tun.

Abkürzungen im Betreff

Mit einigen Kollegen steht man täglich im Austausch – mit ihnen kann man sich auf eine sehr knappe Sprache verständigen. In einigen Fällen reicht die Betreffzeile aus, so dass man nicht jede Mail öffnen muss. Bestimmte Abkürzungen helfen: EOM (End of message) oder EDN (Ende der Nachricht) etwa signalisiert, dass alles gesagt ist.

Mails in CC vermeiden

Es kann zwar sinnvoll sein, E-Mails an Kollegen oder den Chef in Kopie weiterzuleiten, diese Funktion wird aber oft genutzt, um Verantwortung zu teilen oder weiterzugeben. Insofern ist es sinnvoll, sich über die Nutzung des CC-Feldes zu verständigen. Wer muss was wissen? Im besten Fall kann man alle CC-Mails in einen separaten Ordner laufen lassen und separat bearbeiten.

Suchen statt sortieren

Je mehr Ordner, desto unübersichtlicher wird es. Experten raten daher von einer komplexen Struktur mit dutzenden Fächern ab – die Suchfunktion fördert auch so wichtige Informationen wieder zu Tage.

Im Zweifelsfall anrufen

Wie genau ist das gemeint? In E-Mails gehen Zwischentöne oft verloren. Deswegen eignet sich das Medium nicht für Diskussionen. Im Zweifelsfall greift man besser zum Hörer (oder geht direkt zum Kollegen).

Dutzende Ratgeber-Bücher und hunderte Artikel im Netz versprechen Hilfe, das Chaos in den Griff zu bekommen. Doch effektiver als alle Outlook-Tricks sind klare Regeln – und zwar für die gesamte Abteilung oder sogar Firma. Denn die meisten Nachrichten verlassen die eigene Organisation erst gar nicht, sie stammen von Kollegen und Vorgesetzten, vielleicht noch von Kunden. „Man muss klären, welche Rolle E-Mails spielen sollen“, sagt daher Produktivitätsexperte Blatter. Dabei komme dem Vorgesetzten eine entscheidende Rolle zu: „Der Umgang mit E-Mails ist Chefsache.“

Ein wichtiger Grund für das Chaos im Postfach: „E-Mails sind ein Kommunikationsmedium, das Postfach wird aber oft zweckentfremdet“, sagt der Psychologe Roman Soucek von der Universität Erlangen-Nürnberg. Ob To-Do-Liste, Terminplanung oder Privatarchiv – „da verliert man schnell den Überblick“, erläutert der Wissenschaftler.

Zudem sei der Umgang mit den schnellen Nachrichten oft fragwürdig: Da wird erst eine E-Mail geschickt und dann per Telefon gefragt, ob diese auch angekommen sei. Da wird eine Diskussion geführt, statt einfach zum Hörer zu greifen. Resultat ist ein ellenlanger Text mit einer Betreffzeile wie „AW: AW: Re: AW: Frage“.

Kommentare (7)

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BMRY

06.01.2014, 09:49 Uhr

Warum manchmal E-Mail besser ist als ein Telefonat? Man hat es schriftlich und keiner kann sich mehr rausreden "so war das nicht besprochen!"

Account gelöscht!

06.01.2014, 09:56 Uhr

Wie war das mit dem Fachkräftemangel?

Ich fasse es nicht, das so ein Artikel in einem Finanzfachblatt erscheint.

E-Mails sind Werkzeuge, die man gleich bei der Ankunft richtig einsortieren muß. Einfach mal in der guten alten Poststelle nachfragen, wie die das "früher" gemacht haben. Genauso funktioniert ein E-Mail-Server und ein Client, wenn man es richtig macht.
*kopfschüttel*

Account gelöscht!

06.01.2014, 11:02 Uhr

Den Ratschlag, die vielen e-mails nach dem Urlaub einfach zu löschen halte ich für geradezu gemeingefährlich. Die Feststellung "Sie werden es nie schaffen, die abzuarbeiten" ist völliger Stuss! Wer so fahrlässig agiert dem gehört gekündigt.
Ein selten dämlicher Artikel! Im Handelsblatt!

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