Handelsblatt

MenüZurück
Wird geladen.

26.03.2012

13:59 Uhr

Kampf gegen Zeitfresser

So bekämpfen Sie die E-Mail-Flut

VonThorsten Giersch

E-Mails sind Fluch und Segen zugleich. Bei effektiver Anwendung können sie die Schlagkraft von Unternehmen erhöhen. Doch durch falsches E-Mailen entstehen Milliardenschäden. Wie Sie das Chaos besiegen können.

DüsseldorfJede E-Mail stört den Empfänger bei irgendeiner Tätigkeit. Das lässt sich nicht ändern. Doch die Art und Weise, wie ein Unternehmen mit der Kommunikationstechnik umgeht, kann über seinen Erfolg mitentscheiden.

Fachleute sind sich weitgehend einig, dass E-Mails praktisch allen Unternehmen mehr schaden als nützen. Schließlich verläuft die Kommunikation sehr oft uneffektiv. Laut Studien geht der Schaden deutschlandweit jährlich in die Milliarden.

Zudem führen E-Mails bei vielen Angestellten zu Ermüdung und Frustration bis hin zum Burnout. Doch warum gibt es so viele uneffektiv formulierte E-Mails, die an eine viel zu groß geratene Empfängerschar verschickt werden?

Antworten darauf geben Günter Weick und Susanne Wagner in ihrem Buch „Management by E-Mail“. Weick ist Unternehmensberater mit Spezialgebiet elektronische Medien; Die Pädagogin Wagner betreut das Ausbildungsprogramm „E-Mail-Star“.

Die größten Fehler beim Einsatz von Emails

Verlust von Arbeitszeit

Wenn Mitarbeiter E-Mails ohne Anleitung nutzen, verschwenden sie oft Arbeitszeit. Beratungsgesellschaften beziffern den Wert der verlorenen Arbeitszeit auf mehrere Milliarden Euro jährlich.

Gefahr der Selbstausbeutung

Gerade in Zeiten von iPhones und Blackberrys führt die dauernde Erreichbarkeit zum Hang, sich selbst auszubeuten oder ausbeuten zu lassen. Emails haben Suchtpotenzial. Auf lange Sicht leisten die Mitarbeiter so in der regulären Arbeitszeit weniger.

Mentale Ermüdung

Wer sich von Emails treiben lässt, ermüdet schneller, wie Studien belegen. Die ständigen Unterbrechungen durch Emails erhöhen das Bournout-Risiko.

Fehler und Missverständnisse

Jeder dürfte es schon mal erlebt haben, dass der Text einer Email falsch verstanden wird. Missverständnisse passieren einfach sehr viel häufiger als in direkten Gesprächen. Zudem treten auch fachliche Fehler leichter auf.

Prozesse werden umgangen

Hierarchien haben sich ja nicht aus Zufall gebildet. Wer berichtet was an wen – das umgeht die Email-Kommunikation viel häufiger, als es alle Beteiligten wahr haben wollen. Vielleicht geht der „kleine Dienstweg“ per Email manchmal schneller, aber das geht zu Lasten von Zuverlässigkeit und Qualität.

Einzelfälle statt Organisation

Anstatt richtig in Prozessen organisiert zu sein, wird vieles immer wieder als Einzelfall betrachtet. Das ist nicht nur aufwendiger, sondern es passieren auch mehr Fehler.

Soziale Kompetenz nimmt ab

Soziologen und Psychologen sagen, dass jene Menschen, die vor allem elektronisch kommunizieren, die Fähigkeit und das Interesse verlieren, sich mit Menschen direkt auseinanderzusetzen.

Vieles dauert länger

Es gibt viele Themen, in den Emails einfach die uneffektivere Kommunikationsform sind (siehe Seite 2). Die Geschäftsvorfälle dauern länger als notwendig und erfordern mehr Aufwand. So manches Thema, das sich per Email über Wochen hinzieht, ist in einer Zehn-Minuten-Besprechung vom Tisch.

Prioritäten gehen verloren

Das dringende Kleine im Posteingang wird wichtiger als das wirklich wichtige Große. Auch das ist ein Nachteil der Email-Kommunikation. Umso wichtiger ist es, sich da gut zu organisieren.

Emailen ist nicht Arbeiten

Es kommt schnell zu einem Realitätsverlust: Mitarbeiter schicken Dutzende Emails durch die Gegen und glauben, sie hätten wirklich gearbeitet. Doch wie produktiv sind die meisten Emails wirklich? Hat man  für das Unternehmen tatsächlich so viel bewegt, wie man in derselben Zeit hätte können?

Reagieren statt Agieren

Wer über weitere Strecken des Tages auf eingehende Emails reagiert, hat folglich weniger Zeit zum Agieren. Das frustriert den Einzelnen und bringt dem Unternehmen wenig.

Weiterschieben statt Erledigen

Jeder will Emails schnell vom Tisch haben. Also wo immer möglich gilt da die Devise: weiterleiten statt erledigen.

Die Autoren kommen zu einer eindeutigen Diagnose: „Der Grund für das Totalversagen ist, dass Führungskräfte E-Mails als trivial einstufen.“ Es ist wie mit dem Igel: Jahrhundertelang hat es ausgereicht, auf seinen Instinkt zu hören und sich bei Gefahr einzurollen. Doch in Zeiten von Autoverkehr und Fahrradwegen reicht das nicht mehr aus.

Ratgeber: So werden Sie wieder Herr über Ihre Zeit

Ratgeber

Wie Sie Herr über Ihre Zeit werden

Im Büro den Überblick verloren? Wie Sie ihre Zeitprobleme in den Griff bekommen.

So müssen auch Angestellte mehr tun, als ihrem Instinkt  zu folgen, um die E-Mail-Kommunikation professionell zu betreiben. Denn E-Mails verhalten sich wie Unkraut: Sie haben die Tendenz, stets mehr Raum zu beanspruchen, als wir ihnen zugestehen wollen. Eine kurze Übersicht, wie Sie die Zahl der E-Mails eingrenzen können:

 

Wie Sie die Zahl der Emails reduzieren können

Gefühlt versus real

Das gefühlte Email-Aufkommen inklusive der Zeit, die Sie für Emails benötigen, unterscheidet sich Erfahrung nach sehr von den realen Werten.

Die optimale Anzahl

Es gibt kaum eine Zahl in der Unternehmenswelt, über die man trefflicher streiten kann, als die „richtige“ Anzahl an Emails, die ein Manager pro Tag bewältigen sollte. Einige finden 300 völlig normal, andere regional aktive Angestellte schreiben 20 und erhalten 30 Emails pro Tag. Natürlich ist es vom Einzelfall abhängig.

Der Grenzwert

Wer 100 Emails oder mehr pro Tag bekommt, liegt aus Sicht der Autoren „auf jeden Fall jenseits einer akzeptablen Grenze“. Es gäbe keinen relevanten Managerjob, in dem er über täglich 100 Sachverhalte informiert werden muss. Wenn doch, macht er irgendetwas falsch.

Verteiler

Lassen Sie sich aus jedem Verteiler löschen, den Sie nicht zwingend brauchen. Falls Sie ein Kollege unerwünscht in (s)einen Verteiler aufnimmt, sprechen Sie mit darüber.

Automatisch löschen

Wenn Sie Emails von bestimmten Personen bekommen oder mit bestimmten Schlüsselwörtern, können Sie ihren Email-Client so programmieren, dass sie entweder sofort gelöscht oder in einen bestimmten Ordner verfrachtet werden.

Umgang mit Newslettern und Co

Überprüfen Sie die Informations-Emails wie Newsletter, die Sie bekommen. Filtern Sie die, die sie nicht (mehr) brauchen, hinaus. Lassen Sie diese Emails in einen bestimmten Ordner einlaufen. Wenn Sie an einem Tag keine Zeit haben, sie zu lesen, stören Sie Ihren Alltag nicht.

Empfangs- und Lesebestätigung

Es gibt Unternehmen, bei den machen Empfangs- und Lesebestätigungen 30 Prozent des Email-Aufkommens aus. Schalten Sie diese Tools ab. Zum einen sind sie ohnehin unzuverlässig und zum anderen nerven sie viele Empfänger massiv.

Spam

Wenn Sie noch Spam bekommen, informieren Sie dringend Ihre IT-Abteilung. Es ist heutzutage absolut möglich, völlig frei von Spams zu leben.

Kernaufgaben

Nicht nur, aber besonders leitende Angestellte müssen sich auf ihre Kernaufgaben fokussieren. Und das gilt auch für ihr Email-Postfach. Wer mal nachzählt, kommt auf maximal 40 Prozent. Also weniger als die Hälfte der Emails eines Managers haben mit seinen Kernaufgaben zu tun.

CC-Last

Ein besonderes Problem ist das in CC-Setzen. Doch eine Email, in der ein Vorgesetzter in Kopie gesetzt wird, zählt keineswegs zu „Personal führen“ oder „Fortschritte kontrollieren“. Also reduzieren sie jede überflüssige Email und sagen Sie es auch den Kollegen, dass sie nicht mehr zwingend in CC gesetzt werden wollen. Von Ausnahmen abgesehen sollte keine Email mehr als zwei Empfänger haben.

CC-Emails drehen Hierarchie um

Früher mussten Mitarbeiter Zeit investieren, um Informationen so aufzubereiten, dass sie für den Vorgesetzten nutzbar waren. Eine CC-Kopie dreht den Arbeitsaufwand um: null für den Mitarbeiter, viel für den Chef. Da Kopien ja für den Empfänger und nicht den in CC-Gesetzten gedacht sind, braucht Letzter überdurchschnittlich viel Zeit, um sie zu lesen.

CC-Emails erzeugen Illusion

Wenn jemand eine Email in Kopie erhalten hatten, hat er deren Inhalt nicht automatisch gelesen und voll verstanden. Das scheint eine triviale Wahrheit zu sein, doch die Anspruchshaltung in Unternehmen ist oft eine andere. Bedenken Sie also, dass ihr Chef oder Ihr Kollege nicht jede CC-Email auswendig kennt.

CC-Email generieren neue Emails

Kopiert ein Mitarbeiter seinen Chef bzw. ein Kollege den anderen auf seine Email, werden die Empfänger der Email ihn auch wieder mit hinein nehmen.

Die Lösung des Problems

Legen Sie fest, wie Sie informiert werden möchten. Wenn Sie keine CC-Kopie wollen, heißt das ja nicht, dass Sie auf Informationen verzichten möchten. Etablieren Sie ein Berichtswesen, verlangen Sie kommentierte Info-Kopien, demotivieren Sie externe CC-Setzer und verweisen Sie konsequent auf die Kompetenz der zuständigen Mitarbeiter. 

Notwendige-Übel-Emails

Nun muss ein leitender Angestellter auch solche Aufgaben lösen, die nicht zu seinem Kernbereich gehören und man notwendiges Übel nennen könnte. Diese Dinge kommen in aller Regel per Email. Gänzlich vermeiden lässt sich das nicht, wohl aber reduzieren. Differenzieren Sie zwischen Notwendige-Übel-Emails und solchen, die tatsächlich unnötige Zeitverschwendung sind. Der Anteil ist höher als Sie denken.

Belästigung durch Untergebene

Viele Mitarbeiter ziehen ihre Führungskräfte mit Emails viel zu sehr in das Tagesgeschäft hinein. Das ist oft ein Anzeichen dafür, dass sie überfordert sind, ihnen wichtige Informationen fehlen oder sie sich absichern wollen. All dies kann ein guter Chef anders lösen, so dass täglich Dutzende Emails ausbleiben.

Kommentare (12)

Selber kommentieren? Hier zur klassischen Webseite wechseln.  Selber kommentieren? Hier zur klassischen Webseite wechseln.

Account gelöscht!

26.03.2012, 15:12 Uhr

Als Zeitfresser deutlich unterschätzt werden ja total aufgeblähte Ratgeber voller Binsenweisheiten.

Friedel

26.03.2012, 15:30 Uhr

Wovon sprechen wir hier? Email ist ein Schmelzüberzug; Sie meinen sicherlich E-Mail!

Account gelöscht!

26.03.2012, 16:00 Uhr

Meinen wir. Deshalb haben wir die Schreibweise auch korrigiert - danke für den Hinweis!

Direkt vom Startbildschirm zu Handelsblatt.com

Auf tippen, dann auf „Zum Home-Bildschirm“ hinzufügen.

Auf tippen, dann „Zum Startbildschirm“ hinzufügen.

×