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03.04.2013

12:39 Uhr

Business Travel 2013

Firmen verlieren teure 48 Minuten pro Geschäftsreise

VonCarina Kontio

Auf Geschäftsreisen setzen Konzerne ihre beste Ressource ein, um einen Deal unter Dach und Fach zu bringen: den hochqualifizierten Mitarbeiter. Doch selten wird der Trip professionell geplant – das kann teuer werden.

87 Prozent der Unternehmen schicken ihre Mitarbeiter auf Reisen, um Geschäfte unter Dach und Fach zu bringen. dpa

87 Prozent der Unternehmen schicken ihre Mitarbeiter auf Reisen, um Geschäfte unter Dach und Fach zu bringen.

DüsseldorfKeine Frage: Auch in Zeiten des Internets ist der persönliche Kontakt aus Sicht der Unternehmen gut fürs Geschäft. Knapp 90 Prozent der Firmen schicken ihre Mitarbeiter auf Reisen, um Geschäftspartner besser kennenzulernen und Geschäftsabschlüsse unter Dach und Fach zu bringen. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie „Chefsache Business Travel“ des Deutschen Reiseverbands (DRV).

Was vor einer Verhandlung zu beachten ist

Die Macht erhöhen

Sich selbst wichtig erscheinen lassen, ist ein Verhandlungstrick. Ausprägungen gibt es viele: Den Gesprächspartner von einer Assistentin ein wenig vertrösten lassen, gehört dazu – helfen kann tatsächlich auch mit einem gehobenen Auto vorzufahren.

Ort strategisch wählen

Der Verhandlungsort hat große Bedeutung: Wird in der eigenen Firma verhandelt, kann man nicht so leicht aus einem Gespräch fliehen. Allerdings hat man in den eigenen vier Wänden Heimvorteil und etwa Informationen und Personen rasch zur Hand, die helfen können. Verhandeln Sie bei der Gegenseite machen Sie deutlich, dass das ein Entgegenkommen bedeutet.

Den Zeitpunkt wählen (1)

Es kann helfen, die Dringlichkeit der Verhandlung für die Gegenseite abzuklopfen. Wer auf einen schnellen Termin drängt, hat meist nicht so viel Verhandlungsspielraum wie der Verhandlungspartner.

Den Zeitpunkt wählen (2)

Bei Gehaltverhandlungen etwa ist nicht nur der Arbeitgeber in einer starken Position. Auch der Auserkorene hat Verhandlungsmacht. Denn wenn die Entscheidung für einen Kandidaten gefallen ist, hat dieser eine starke Position. Die Firma will ihn einstellen, was das Ergebnis eines mühevollen Kompromisses gewesen sein kann. Wer jetzt nach mehr Geld oder Zusatzvergütungen fragt, hat einen guten Zeitpunkt erwischt.

Die beste Alternative kennen

Das Konzept ist Jahrzehnte alt, aber immer noch einleuchtend: Die Verhandlungsposition hängt immer auch von der Alternative ab, die sich im Falle eines Scheitern bietet. Ein Autokonzern, der mit einem Zulieferer verhandelt, der ein einmaliges Produkt anbietet, steht schlechter da, als wenn er eine von vielen gefertigte Massenware einkauft.

Er schon ein Job-Angebot vorliegen hat, dass ihm zusagt, hat in der Verhandlung mit einem anderen Arbeitgeber das bereits zugesicherte Gehalt als beste Alternative („Batna“). Haben sie noch kein Angebot, müssen sie die Alternative durchspielen: Mögliche Arbeitslosigkeit, weitere Monate der Jobsuche - und dem möglichst einen Wert geben. Dann lässt sich gut über das Gehalt verhandeln.

Realistisches Ziel

Wer mit dem Ziel in eine Verhandlung geht, möglichst viel herauszuschlagen, wird in den meisten Fällen unbefriedigt zurückbleiben. Denn vielleicht wäre ja noch mehr drin gewesen? Wer sich ein begründetes Ziel setzt, kann den Verhandlungserfolg besser beurteilen.

Dabei hilft es, eine Liste mit Unterzielen zusammen zu stellen – von wenig bis sehr wichtig. Dadurch werden Paket-Deals schneller und einfacher zu bewerten.

Quelle

Die Verhandlungstipps sind eine subjektive Auswahl, frei zitiert nach Jack Nasher, „Deal! Du gibst mir, was ich will!“, erschienen im Campus Verlag.

Dabei zählt auch der Aufbau von Netzwerken und der formlose Austausch mit Geschäftspartnern nach offiziellen Terminen zu den Hauptgründen, warum deutsche Unternehmen ihre Mitarbeiter auf Reisen schicken. Trotz neuer technologischer Möglichkeiten wie Videokonferenzen, denn das persönliche Aufeinandertreffen schafft Vertrauen und Sympathie und damit die Grundlage für langfristige Geschäftsbeziehungen.

Was während einer Verhandlung zu beachten ist

Persönliches ausblenden

In einer professionellen Verhandlung darf gesundes Misstrauen von keiner Seite als persönlicher Angriff wahrgenommen werden.

Eine andere Ebene schaffen

Auch wenn Persönliches eine Verhandlung nicht bestimmen sollte, hilft es doch, eine „gute Beziehung“ aufzubauen. Dann werden etwa Fehler leichter verziehen oder schwache Leistungen in anderen Augen gesehen. Small Talk ist ein Werkzeug zur Auflockerung, ein Gespräch bei einem Essen über andere Themen ein anderes. „Eine gute Beziehung verbessert das Klima und ist für beide Seiten ebenso angenehm wir vorteilhaft.“

Das Gespräch positiv aufladen

Beginnen Sie Verhandlungen mit unkritischen Punkten. Je öfter das Gegenüber „Ja“ sagt, desto besser wird das Verhandlungsklima. Wenn der Makler fragt, ob das Haus nicht eine gute Lage hat, entlockt er ihnen bereits eine erste Zustimmung (wenn es denn stimmt).

Missverständnissen vorbeugen

Sollte man sich unsicher fühlen – etwa wegen einem ungewohnten kulturellen Umfeld – ist es hilfreich, zu Beginn des Gesprächs darauf hinzuweisen und sich für mögliche Fehltritte prophylaktisch zu entschuldigen.

Knappheit erzeugen

Jedes Gut, das rar ist, hat einen höheren Preis. Die Knappheit kann man auch künstlich schüren. Bei der Geldanlage etwa: Wer um 5.000 Euro wirbt hat es schwerer, als jemand der sagt: „Ich habe 100.000 Euro sammeln wollen und 5.000 Euro fehlen mir noch.“ Der einfachste Trick: Suggerieren, dass man sich von etwas nur schwer trennen kann.

Anker setzen

Es ist erwiesen, dass eine einmal in den Raum gestellte Zahl zum Anker-Punkt für die Verhandlungen wird. Dabei darf man nicht überreizen, aber generell gilt als Königsweg: Extrem eröffnen und langsam entgegenkommen. Wenn Sie allerdings keine Ahnung vom Wert ihrer Ware oder Dienstleistung haben, halten Sie sich bedeckt: Sie können Überraschungen erleben, wenn die Gegenseite den Anker setzt.

Eine höhere Instanz einfügen

Der Gebrauchtwagenverkäufer, der einen Preis „erst mit dem Chef“ besprechen musst, macht das nicht ohne Grund. Die vermeintlich höhere Instanz gibt ihm eine Position der Stärke in der Verhandlung. Er führt eine weitere Verhandlungsrunde ein.

Den Instanzen-Trick kontern

Verweist der Gegenüber auf die höhere Instanz, kann man das selbst leicht erwidern. „Mein Partner hat mir eine Grenze für den Kauf gesetzt. Wenn Sie jetzt nicht darauf eingehen wollen, muss ich erst noch einmal nachhören.“

Widerspruch ermöglichen

Selbst wenn es ein Risiko darstellt, einen ausgehandelten Vertrag zu gefährden: Ermöglichen sie Widerspruch, bitte sie um Kritik. Oftmals reicht das Gefühl, die Möglichkeit zum Gehör geschaffen zu haben, um Mitstreiter für ein Verhandlungsergebnis zu begeistern.

Mut zur Entschuldigung

Wenn einmal etwas schief gelaufen ist: Je schneller eine Entschuldigung für Fehlverhalten geäußert wird, desto besser. Dabei sollte nicht nur Verständnis für die Probleme, die das eigene Verhalten beim Gegenüber ausgelöst hat, geäußert werden – auch das explizite Eingestehen eines Fehlers gehört dazu.

Emotionen bändigen

Negative Emotionen sind der Feind jeder erfolgreichen Verhandlung. Sie müssen so schnell wie möglich ausgeräumt werden. Der beste Weg: Sich in die Position des Gegenübers hinein versetzen. Sollte diese nicht klar sein, klopfen Sie diese vorsichtig ab.

Die Gegenseite verstehen

Gesprochene Worte transportieren oft nicht das, was eine Verhandlungsseite transportieren will. Daher ist es ratsam, die Position der Gegenseite mit eigenen Worten zusammen zu fassen, um so eine gemeinsame Verständnisgrundlage zu schaffen.

In einem Stuhl kann ein Verhandlungspartner eine Antiquität, ein perfektes Geschenk, Brennholz, ein Requisit und vieles Anderes erkennen.

Quelle

Die Verhandlungstipps sind eine subjektive Auswahl, frei zitiert nach Jack Nasher, „Deal! Du gibst mir, was ich will!“, erschienen im Campus Verlag.

Diese große Bedeutung schlägt sich jedoch oftmals nicht im professionellen Management der Dienstreiseetats nieder. Viele Unternehmen haben keinen Überblick über sämtliche anfallenden Kosten - schon gar nicht über verschiedene Firmenstandorte oder gar Ländergrenzen hinweg. Wichtige Stellschrauben zur Kostensteuerung und -optimierung werden, so heißt es in der Studie, gar nicht richtig genutzt.

Was bei der Arbeit stresst

Verantwortung

Was sorgt im Büro für Stress? Der Personaldienstleister Robert Half hat im höheren Management nach den wichtigsten Gründen gefragt. Dabei gaben 18 Prozent der Befragten zu viel Verantwortung oder ständiges an die-Arbeit-denken auch in der Freizeit als Grund für Stress bei der Arbeit an. Nur in Tschechien können die Beschäftigten außerhalb des Arbeitsplatzes schwerer abschalten - dort gaben 28 Prozent an, dauernd an die Arbeit denken zu müssen. Auf der anderen Seite der Skala ist Luxemburg: nur fünf Prozent haben dort dieses Problem.

Stressfrei

Keinen Stress haben dagegen nur sieben Prozent der deutschen Befragten. Genauso niedrig ist der Anteil derer, die ihren aktuellen Job nicht mögen.

Druck von oben

Unangemessener Druck vom Chef nannten 27 Prozent der Befragten hierzulande als Stressgrund. In Brasilien sind es dagegen 44 Prozent.

Chefqualitäten

Wenn der Chef sich eher um sein Handicap kümmert, statt ordentlich zu führen: 28 Prozent der Befragten sind mit der Managementfähigkeit des Chefs unglücklich. Das Unvermögen des führenden Managers, das zu Stress führt, scheint in Luxemburg relativ unbekannt zu sein - nur 11 Prozent der Befragten sind dort mit den Befragten unglücklich, in Dubai sind es gar neun Prozent.

Büroklatsch

Dass unangenehme Kollegen oder fieser Büroklatsch zu Stress führen kann, ist allgemein bekannt. Dementsprechend führen auch 31 Prozent der Befragten das als Stressgrund an - der Anteil derer, die das ähnlich sehen, liegen in allen anderen Ländern fast gleich hoch - außer in Brasilien: 60 Prozent der Befragten geben unangenehme Kollegen und fiesen Büroklatsch als Stressgrund an.

Unterbesetzung

Ein weitere Stressgrund: personelle Unterbesetzung. 41 Prozent der Befragten sehen das als wichtigen Grund für Stress bei der Arbeit an - ein Wert, der fast in allen Ländern ähnlich ist.

Arbeitsbelastung

Doch am problematischsten, laut der Studie: die hohe Arbeitsbelastung. 51 Prozent der Befragten gaben dies als Stressgrund an. Deutschland liegt damit im Schnitt, auch in den anderen elf Ländern ist ein ähnlich hoher Anteil der gleichen Meinung.

So verlieren deutsche Unternehmen Jahr für Jahr laut DRV bei rund 164 Millionen Geschäftsreisen gut 130 Millionen Arbeitsstunden durch ineffizientes Management der Trips. Und bei jeder einzelnen Dienstreise gehen 48 Minuten Arbeitszeit verloren, die an anderer Stelle fehlen; mal wegen ungünstiger Anschlussverbindungen, mal wegen schlecht gelegener Unterkünfte.

Darüber hinaus kann eine fehlende strategische Ausrichtung von Dienstreisen dazu führen, dass Unternehmen durch ineffiziente Planung wertvolle Zeit und Geld verlieren. So läuft ein Manager, der wegen unprofessioneller Reiseplanung gestresst zum Termin mit dem Geschäftspartner kommt, Gefahr, einen negativen Eindruck zu hinterlassen – und senkt damit die Chancen auf einen Geschäftsabschluss.

Kommentare (3)

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Klick-Klack

03.04.2013, 13:30 Uhr

48 Minuten sin weg! Einfach so? Wo sind sie hin gekullert? Unvorstellbar! Eine irrsinnige Verschwendung, - sind es immerhin 2880 Sekunden, die augenscheinlich vorsätzlich zwischen Bürotischkante und Telefon vergeudet werden.

Und wo wir nun einmal dabei sind Zeit zu gewinnen: die Kugelschreibermine nach dem Gebrauch bitte nicht mit einem Klick-Klack im Gehäuse versenken, um nach x Minuten erneut Klack-Klick zu drücken. Summa Summarum sind das am Tag locker 70-80 Sekunden Klick-Klack, in der Woche fast 400 Sekunden und im Jahr, da können wir schon in Minute rechnen, über 290 Minuten! Das bedeutet, dass wir innerhalb eines Jahres anstelle des Klick-Klack locker 6 Geschäftsreisen buchen könnten. Aber da ist ja die Lobby des cleveren DRV (Deutscher Reise Verband), der die Nase leicht vor dem KKKV (Kugelschreiber-Klick-Klack-Verband) hat.

Treffer3214

03.04.2013, 14:18 Uhr

Was soll dieser Artikel?

Meine Erfahrung ist, dass bis einschließlich Abteilungsleiterebene der Mitarbeiter die Dienstreise „selbst“ bucht/plant. Es gibt Budget-Vorgaben, ein internes Buchungsprogramm oder bei kleineren Firmen greift man auf bekannte Webseiten zurück. Hat man ein Reisebüro, muss man dem ohnehin alles genau vorgeben. Die Hotels kennen die ohnehin nicht (woher denn...).

Ab Hauptabteilungsleiter macht das die Assistentin.

Hat man einen „geizigen“ Chef, fliegt man schon mal am Samstag über Paris nach Japan…. Das spart ordentlich (für die Firma) und man kann ja am Montag voll loslegen….

Im Flugzeug arbeiten: Ein wirklicher Treppenwitz. Vorsicht, Nachbar, Hintermann etc sehen den Laptop. Gerne machen das Banker, der Mann hinten kriegt Stiel-Augen…..
Irgendwelche Folien bringen nichts, Bösewichter können auch die Bildschirm-Signale abfangen.

Was wirklich nervt, sind Verspätungen (Bahn/Flug) und Staus.

Und – meine Erfahrung aus der Praxis -: Bei (teueren) Dienstreisen heißt es, 12 – 16 Stunden / Tag zu arbeiten. Es sei denn, man hat mit der Karriere bzw. einem weiteren Aufstieg abgeschlossen..

Account gelöscht!

03.04.2013, 16:22 Uhr

Und wie viel Zeit geht gerade in großen Firmen für bürokratische Akte wie die Reisekostenabrechnung drauf?

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