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14.01.2010

13:00 Uhr

E-Mail-Chaos

Schlankes Postfach – ganz ohne Abspecken

VonChristina Kiesewetter

Wer E-Mails professionell archiviert, ist nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite. Unternehmen sparen damit auch teure Speicherkapazität auf Mailservern und können schnell auf wichtige Informationen zugreifen. Das erspart im Zweifelsfall auch eine Menge Ärger.

Die Flut an E-Mails macht es vielen Unternehmen schwer, den Überblick zu behalten. dpa

Die Flut an E-Mails macht es vielen Unternehmen schwer, den Überblick zu behalten.

DÜSSELDORF Der Vertriebsleiter ist stinksauer: "Unser Messestand war doch in Halle 6 vorne links vereinbart und nicht hier direkt neben den Toiletten." Der Veranstalter will davon nichts gewusst haben. Also ein schneller Anruf in der Firma: "Was haben wir denn da schriftlich?", fragt der Vertriebsleiter ungehalten seinen Mitarbeiter. Der erinnert sich daran, das Ganze mit einem Herrn Hartmann per E-Mail vereinbart zu haben und beginnt zu suchen. "In meinem Postfach finde ich das nicht mehr. Ich glaube, die E-Mail habe ich gelöscht, weil der Anhang so groß war."

Unprofessionelle E-Mail-Archivierung kann ärgerlich und teuer werden. "Viele Unternehmen wissen, dass sie ihre E-Mails aus steuerrechtlichen Gründen irgendwie archivieren müssten", sagt Oliver Dehning, einer der beiden Geschäftsführer von antispameurope, Anbieter für E-Mail-Security-Services. "Aber dass die Archivierung auch aus schlichtem Eigeninteresse sinnvoll ist und sich finanziell rechnet, ist den wenigsten klar."

Eigeninteresse ist auch die häufigste Triebfeder bei den Kunden von Tim Berger, Geschäftsführer der deepinvent Software GmbH, die vor allem Lösungen für Mittelständler anbietet. "Die meisten kommen über die technische Schiene, weil ihre Mailserver überlastet sind. Und Speicherplatz kostet viel Geld."

Berger und sein Team werben damit, dass die Systemanforderungen für ihre Software "MailStore" gering sind. Die Software kopiert alle E-Mails im Unternehmen in ein zentrales Archiv. Die Postfächer der Mitarbeiter werden also nicht verändert, können aber künftig als pures Kommunikationsmittel genutzt werden. Wer E-Mails sucht, die er aus seinem Postfach gelöscht hat, kann sich über einen Web-Access ins Archiv einloggen, dort aber natürlich nur auf seine eigenen Mails zugreifen.

Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) bietet eine aktuelle Marktübersicht für E-Mail-Archivierungssysteme an (Kosten: 310 Euro) sowie einige kostenlose Leitfäden. Neben vielen technischen Informationen spielt dabei auch der Datenschutz eine Rolle. Denn wenn das Unternehmen seinen Mitarbeitern die private Nutzung des E-Mail-Accounts erlaubt, verstößt eine automatische Archivierung dagegen. Bernhard Zöller, stellvertretender Vorsitzender des Verbandes, empfiehlt deshalb: "Weg von der privaten Nutzung mit Firmenadresse, hin zur privaten Nutzung mit privater E-Mail- Adresse und Browser-Zugang."

Außerdem sei es grundsätzlich sinnvoll, klare Regeln im Umgang mit E-Mails aufzustellen: "Es sollte zum Beispiel festgelegt werden, welche Informationen aus dem Unternehmen heraus versendet werden dürfen - oder wie man Abwesenheiten und Vertretungen handhabt", so Zöller, der auch Geschäftsführer der Zöller & Partner GmbH ist, die sich auf elektronische Archivierung spezialisiert hat. "E-Mail-Kommunikation ist potenziell schnell und einfach zu handhaben, birgt aber gerade deswegen auch Gefahren für Manipulationen und Sicherheitsrisiken." Eine "Mail-Policy" im Unternehmen kann das eindämmen.

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