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27.01.2009

10:26 Uhr

Rechnungslegung

Vorbehalte gegen digitale Rechnungen

VonStefanie Senfter, Sosthène Evina

Wer Rechnungen digital versendet, spart Porto und Papier. Doch viele Mittelständler sind skeptisch. Sie fürchten eine langwierige Implementierung und kennen die rechtlichen Vorschriften nicht. Aber Software-Entwickler bieten einfach und sichere Lösungen an.

Wer Rechnungen digital verschickt, spart Porto und Papier. Foto: Archiv

Wer Rechnungen digital verschickt, spart Porto und Papier. Foto: Archiv

KÖLN. In vielen deutschen Konzernen gehören Rechnungen auf Papier der Vergangenheit an. Zum Beispiel beim Energieversorger MVV: Hier verarbeiten die Mitarbeiter jährlich mehr als 120.000 Rechnungen mit einem Archiv- und Dokumentenmanagementsystem am Bildschirm. Per Mausklick können sie einzelne Forderungen abzeichnen. Das Ziel: MVV will keine Fristen versäumen und wann immer möglich Skonti in Anspruch nehmen.

In jüngster Vergangenheit nehmen sich immer mehr Mittelständler die Konzerne zum Vorbild und führen eine elektronische Rechnungsbearbeitung ein. Doch die Mehrheit der Mittelständler hat noch Vorbehalte. So versenden nur sieben Prozent der deutschen Unternehmen bereits digitale Rechnungen, zwölf Prozent erhalten sie, weiß der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (Bitkom).

Unternehmer lassen sich vor allem davon abschrecken, dass die Umstellung auf die digitale Verarbeitung aufwendig ist. "Der Umgang mit Belegen und Dokumenten aus Papier ist in vielen Unternehmen immer noch die Regel", sagt Stefan Schröder, der sich beim Bitkom mit dem Thema beschäftigt.

Dabei können Unternehmen Zeit und Geld sparen und so die Effizienz steigern, wenn sie eine elektronische Rechnungs- und Postbearbeitung einführen. Unter dem Strich lassen sich bis zu 40 Prozent der Kosten sparen, belegt eine Studie des Instituts für Wirtschaftsinformatik der Universität Hannover - zum Beispiel bei Porto und Personalkosten. Insgesamt summiert sich das Sparpotenzial bei deutschen Firmen laut Studie auf 54 Milliarden Euro pro Jahr.

Die Umstellung auf eine elektronische Rechnungsbearbeitung funktioniert grundsätzlich auf zwei Wegen. Wenn Unternehmen eine Rechnung per Post erhalten, können sie diese digitalisieren und dann elektronisch weiterverarbeiten. Immer öfter erreichen Rechnungen den Empfänger ohnehin in elektronischer Form. Eine Digitalisierung ist dann nicht mehr nötig.

Die Skepsis vieler Mittelständler gegenüber der elektronischen Rechnungsverarbeitung liegt an der eigenen Unsicherheit, vermutet Bitkom-Experte Schröder. Zum Beispiel wissen viele Unternehmer nicht, wie sie E-Mails sicher archivieren können und welche äußere Form eine digitale Rechnung haben muss. "Große Unternehmen mit vielen Rechnungen gehören deshalb zu den Vorreitern", sagt Schröder.

Schon bald könnte sich die elektronische Rechnungsbearbeitung aber auch bei Mittelständlern durchsetzen. Mehrere Softwareanbieter haben bereits spezielle Angebote im Programm, berichtet Schröder. "Damit können auch kleine Unternehmen elektronische Rechnungen erstellen und verarbeiten."

Geht eine Rechnung in Papierform ein, muss sie erst einmal digitalisiert werden - in der Regel geschieht das mit einem Scanner. Entscheidet sich ein Unternehmen dafür, eigene Mitarbeiter mit dieser Aufgabe zu betrauen, muss es erst einmal einige tausend Euro in Scanner und Software investieren, weiß Lothar Leger Geschäftsführer der Unternehmensberatung B&L Management Consulting. Denn mit einem herkömmlichen Multifunktionsgerät, mit dem man scannen, drucken und faxen kann, erreichen Unternehmen schnell die Kapazitätsgrenze.

Alternativ können Mittelständler das Digitalisieren von Papier-Rechnungen auch einem Dienstleister übertragen. Der holt eingehende Rechnungen entweder bei seinem Kunden ab. Oder der Auftraggeber lässt Rechnungen direkt an den Dienstleister schicken. Nach dem Scannen schickt der die Rechnungen dann online weiter.

Wer das Scannen auslagern will, braucht aber ein Vertrauensverhältnis zu seinem Dienstleister, sagt Bitkom-Experte Schröder. "Schließlich geht es um sensible Daten." Wichtig ist deshalb auch eine sichere Datenübertragung, die gegen Späher geschützt ist.

Zudem müssen Unternehmer eine ganze Reihe rechtlicher Vorschriften für den elektronischen Post - und Rechnungseingang beachten. "Für den elektronischen Postverkehr gelten zunächst die gleichen allgemeinen Bestimmungen wie für Rechnungen auf Papier", sagt Max Lion Keller, auf IT-Recht spezialisierter Rechtsanwalt in München. So müssen auf Rechnungen Anschrift, Rechnungs- und Lieferdatum, Rechnungsnummer sowie Steuernummer und Gesamtbetrag aufgeführt sein. "Zusätzlich muss der Empfänger der elektronischen Übermittlung zustimmen", sagt Keller. "Und nur eine Signatur, die von einem Dritten beglaubigt ist, gewährleistet, dass eine Rechnung echt ist."

Zudem müssen Unternehmer elektronische Rechnungen archivieren. Hier bieten allerdings schon mehrere Software-Anbieter entsprechende Lösungen an. "Eine Aufzeichnung auf Mikrofilm oder Papier allein reicht nicht aus", sagt Rechtsanwalt Keller. Zudem muss das E-Mail- und Rechnungsarchiv fälschungssicher sein und darf keine nachträglichen Veränderungen zulassen. Außerdem muss auch die Echtheitsprüfung aller Rechnungen dokumentiert sein. In dieser Form müssen Unternehmen elektronische Rechnungen zwischen sechs und zehn Jahre lang speichern und die Dokumente maschinell auswertbar halten.

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