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09.11.2011

10:03 Uhr

Ratgeber

So werden Sie wieder Herr über Ihre Zeit

VonBritta Mersch

Ständig klingelt das Telefon, dazu kommen E-Mail-Flut und Meetings. Schnell verliert man im Büroalltag den Überblick. Die Folgen sind Überstunden und eine Menge Frust. Wie Sie ihre Zeitprobleme in den Griff bekommen.

In der Rubrik „Karriere Tipp“ widmet sich Handelsblatt Online wöchentlich Themen rund um Beruf, Büro und Bewerbung. CAEPSELE

In der Rubrik „Karriere Tipp“ widmet sich Handelsblatt Online wöchentlich Themen rund um Beruf, Büro und Bewerbung.

KölnFamilie und Beruf unter einen Hut zu bringen, ist für Nicole Seifert kein Problem. Die 36-Jährige arbeitet als Beraterin für ein Personalentwicklungsunternehmen mit Sitz in Wermelskirchen im Bergischen Land. Vor ein paar Monaten hat sie ihr zweites Kind bekommen, ab Januar startet sie wieder in den Beruf. Und sie greift auf das Modell zurück, das sie schon erprobt hat, als sie erst ein Kind hatte: Zwei bis drei Tage pro Woche wird sie bei Kunden sein und vor Ort Assessment Center, Seminare und Coachings durchführen. An den anderen Vormittagen arbeitet sie von zu Hause aus. Nachmittage, Abende und die Wochenenden gehören der Familie: „Das erfordert eine genaue Planung“, sagt die Diplom-Psychologin.

Eine Planung, an der alle beteiligt werden. Mit ihrem Mann führt sie einen elektronischen Kalender, in den beide ihre Termine eintragen. Denn auch er arbeitet nicht die ganze Zeit in der Zweigstelle seiner Firma im westfälischen Ibbenbüren, sondern pendelt alle zwei Wochen für zwei Tage nach Berlin. Auch die Tagesmutter muss genau darüber informiert werden, wann Nicole Seifert die nächsten Einsätze bei Kunden hat.

Wer neben der Familie entspannt durch den Beruf gondeln will, braucht Organisationstalent und Disziplin. Und muss auch genau überlegen, wie die einzelnen Aufgaben möglichst zügig bearbeitet werden können – ohne sich allzu oft abzulenken. Das ständige Telefonklingeln oder die immer neuen Mails im Postfach sind enorme Zeitfresser. Und manchen gelingt auch ohne fremde Hilfe ganz gut, sich abzulenken: Durch einen Plausch mit Kollegen, mit einer privaten Internetrecherche, einer ausgedehnten Zigarettenpause: „Diese Zeitfresser zu identifizieren und abzuschaffen fällt vielen nicht leicht“, sagt Sonia Flöckemeier, die Unternehmen unter anderem in Fragen des Zeitmanagements berät.

Tipps für das Zeitmanagement

Mails

Mails nur zu festen Zeiten beantworten, z.B. von 9 bis 10 Uhr und von 15 bis 16 Uhr.

Quelle: Sonia Flöckemeier (Unternehmercoaches) und Nathalie Henke, Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin.

Telefon

Bei wichtigen Aufgaben das Telefon auch mal klingeln lassen oder den Anrufbeantworter einschalten.

 

Aufgabenliste

Schon morgens eine Liste erstellen, was an einem Tag erledigt werden muss. Dabei zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben trennen.

Details

Sich bei Recherchen nicht zu sehr in Details verheddern.

Freiraum

Den Kollegen signalisieren, dass man bestimmte Zeiten braucht, um Aufgaben ohne Störung zu bearbeiten.

Zeitpuffer

Zeitpuffer einplanen, falls eine Aufgabe mehr Zeit kostet als ursprünglich geplant.

Konferenzen

Konferenzen nicht zu sehr in die Länge ziehen. Genau überlegen: Was muss besprochen werden? Welche Punkte? Wie lange?

Pausen

Feste Ruhephasen einplanen, zum Beispiel für Pausen oder für das Mittagessen.

Arbeitszeiten

Die Arbeitszeiten klar definieren – und nicht von vornherein die Abendstunden und die Wochenenden mit einplanen.

Nichts aufschieben

Unangenehme Aufgaben sofort bearbeiten und nicht vor sich herschieben.

Konsequenz

Entscheidungen treffen – und nicht immer wieder alles neu abwägen.

Delegieren

Wenn es geht, Aufgaben an andere delegieren.

Vertrauen

Darauf vertrauen, dass Kollegen die Aufgaben genauso gut erledigen können wie man selbst.

Entwicklung

Für Chefs: Zeit für strategische Weiterentwicklung des Unternehmens einplanen!

Gutes Beispiel

Führungskräfte sollten in Fragen des Zeitmanagements mit gutem Beispiel vorangehen und nicht – zum Beispiel durch kurzfristige Auftragsänderungen – zu viel Druck aufbauen.

Auswege suchen

Wenn die Arbeitsbelastung zu hoch ist, sollten Chefs und Mitarbeiter gemeinsam überlegen, wie Abhilfe geschaffen werden kann.

Experten

Viele Unternehmen holen sich Rat von externen Beratern, die das Zeitmanagement beobachten und Tipps für Verbesserungen geben.

Work-Life-Balance

Nicht das ganze Leben auf den Job konzentrieren, sondern Zeit für Sport und Treffen mit Freunden einplanen.

Organisation

Die Ablage gut organisieren, damit Unterlagen nicht stundenlang gesucht werden müssen.

Warnzeichen

Zeichen der Überforderung ernst nehmen und dagegen ansteuern.

In Seminaren spricht sie zum Beispiel mit einzelnen Mitarbeitern durch, welche Tätigkeiten am meisten Zeit kosten. Gemeinsam mit ihnen erarbeitet sie Gegenmaßnahmen: „Zum Beispiel kann es helfen, den Internetzugang für bestimmte Zeitfenster sperren zu lassen“, sagt Flöckemeier. Vielen falle es auch schwer, genau zu identifizieren, welche Aufgaben am Morgen wichtig sind und am dringendsten bearbeitet werden müssen. Sie empfiehlt dann Listen, die zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben des Tages trennen.

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