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16.04.2013

15:37 Uhr

Umfrage

Immer bereit für den Anruf vom Chef

Smartphone, Tablet und Notebook krempeln die Arbeitswelt um. Ständige Verfügbarkeit ist eher die Norm, denn die Ausnahme – und erzeugt Stress. Doch nur wenige Unternehmen wollen dagegen etwas tun.

Eine Urlauberin telefoniert an einem Strand auf Mallorca. dapd

Eine Urlauberin telefoniert an einem Strand auf Mallorca.

BerlinDer Vormarsch von Smartphones und Tablets verwischt die Grenzen von Arbeit und Freizeit. Etwa jeder dritte Arbeitnehmer ist für Kollegen oder Kunden rund um die Uhr per Telefon oder E-Mail erreichbar, ergab eine am Dienstag veröffentlichte Studie des IT-Branchenverbands Bitkom. Zumindest teilweise außerhalb der regulären Arbeitszeit verfügbar sind demnach sogar gut drei Viertel der Berufstätigen. Jeder Fünfte arbeitet täglich von Zuhause aus. Zugleich gibt es in 62 Prozent der Unternehmen keine Regelungen zur Erreichbarkeit der Mitarbeiter außerhalb der regulären Arbeitszeiten.

Die neuen mobilen Geräte „fördern und fordern“ flexible Arbeitszeitmodelle, betonte Bitkom-Präsident Dieter Kempf. Zum einen gäben sie die Möglichkeit, unterwegs zu arbeiten. Zum anderen müssten aber auch zunächst einmal Spielräume bei den Arbeitszeiten vorgesehen sein, um davon profitieren zu können. Er sei aber auch kein Anhänger davon, die Erreichbarkeit mit Betriebsvereinbarungen zu regeln - „sonst haben wir am Ende zuviele Regelungen, die keiner liest“. Stattdessen müsse man sich mehr auf den gesunden Menschenverstand von Management und Arbeitnehmern verlassen können.

Was bei der Arbeit stresst

Verantwortung

Was sorgt im Büro für Stress? Der Personaldienstleister Robert Half hat im höheren Management nach den wichtigsten Gründen gefragt. Dabei gaben 18 Prozent der Befragten zu viel Verantwortung oder ständiges an die-Arbeit-denken auch in der Freizeit als Grund für Stress bei der Arbeit an. Nur in Tschechien können die Beschäftigten außerhalb des Arbeitsplatzes schwerer abschalten - dort gaben 28 Prozent an, dauernd an die Arbeit denken zu müssen. Auf der anderen Seite der Skala ist Luxemburg: nur fünf Prozent haben dort dieses Problem.

Stressfrei

Keinen Stress haben dagegen nur sieben Prozent der deutschen Befragten. Genauso niedrig ist der Anteil derer, die ihren aktuellen Job nicht mögen.

Druck von oben

Unangemessener Druck vom Chef nannten 27 Prozent der Befragten hierzulande als Stressgrund. In Brasilien sind es dagegen 44 Prozent.

Chefqualitäten

Wenn der Chef sich eher um sein Handicap kümmert, statt ordentlich zu führen: 28 Prozent der Befragten sind mit der Managementfähigkeit des Chefs unglücklich. Das Unvermögen des führenden Managers, das zu Stress führt, scheint in Luxemburg relativ unbekannt zu sein - nur 11 Prozent der Befragten sind dort mit den Befragten unglücklich, in Dubai sind es gar neun Prozent.

Büroklatsch

Dass unangenehme Kollegen oder fieser Büroklatsch zu Stress führen kann, ist allgemein bekannt. Dementsprechend führen auch 31 Prozent der Befragten das als Stressgrund an - der Anteil derer, die das ähnlich sehen, liegen in allen anderen Ländern fast gleich hoch - außer in Brasilien: 60 Prozent der Befragten geben unangenehme Kollegen und fiesen Büroklatsch als Stressgrund an.

Unterbesetzung

Ein weitere Stressgrund: personelle Unterbesetzung. 41 Prozent der Befragten sehen das als wichtigen Grund für Stress bei der Arbeit an - ein Wert, der fast in allen Ländern ähnlich ist.

Arbeitsbelastung

Doch am problematischsten, laut der Studie: die hohe Arbeitsbelastung. 51 Prozent der Befragten gaben dies als Stressgrund an. Deutschland liegt damit im Schnitt, auch in den anderen elf Ländern ist ein ähnlich hoher Anteil der gleichen Meinung.

Beschäftigte und Unternehmen schwanken beim Thema Home Office zwischen Zuspruch und Zweifeln. Zwar sind 79 Prozent der Ansicht, dass sich mit dem Arbeiten von Zuhause aus Beruf und Familie besser vereinbaren lassen. Zugleich befürchten 55 Prozent aber auch, dass sich Job und Freizeit dadurch zu sehr vermischen. Auf Arbeitgeberseite sehen ebenfalls 79 Prozent den Vorteil, dass ein Home Office die Arbeit flexibler macht. Aber 61 Prozent glauben auch, dass das Arbeiten daheim die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern hemmt.

Wie Sie die Zahl der Emails reduzieren können

Gefühlt versus real

Das gefühlte Email-Aufkommen inklusive der Zeit, die Sie für Emails benötigen, unterscheidet sich Erfahrung nach sehr von den realen Werten.

Die optimale Anzahl

Es gibt kaum eine Zahl in der Unternehmenswelt, über die man trefflicher streiten kann, als die „richtige“ Anzahl an Emails, die ein Manager pro Tag bewältigen sollte. Einige finden 300 völlig normal, andere regional aktive Angestellte schreiben 20 und erhalten 30 Emails pro Tag. Natürlich ist es vom Einzelfall abhängig.

Der Grenzwert

Wer 100 Emails oder mehr pro Tag bekommt, liegt aus Sicht der Autoren „auf jeden Fall jenseits einer akzeptablen Grenze“. Es gäbe keinen relevanten Managerjob, in dem er über täglich 100 Sachverhalte informiert werden muss. Wenn doch, macht er irgendetwas falsch.

Verteiler

Lassen Sie sich aus jedem Verteiler löschen, den Sie nicht zwingend brauchen. Falls Sie ein Kollege unerwünscht in (s)einen Verteiler aufnimmt, sprechen Sie mit darüber.

Automatisch löschen

Wenn Sie Emails von bestimmten Personen bekommen oder mit bestimmten Schlüsselwörtern, können Sie ihren Email-Client so programmieren, dass sie entweder sofort gelöscht oder in einen bestimmten Ordner verfrachtet werden.

Umgang mit Newslettern und Co

Überprüfen Sie die Informations-Emails wie Newsletter, die Sie bekommen. Filtern Sie die, die sie nicht (mehr) brauchen, hinaus. Lassen Sie diese Emails in einen bestimmten Ordner einlaufen. Wenn Sie an einem Tag keine Zeit haben, sie zu lesen, stören Sie Ihren Alltag nicht.

Empfangs- und Lesebestätigung

Es gibt Unternehmen, bei den machen Empfangs- und Lesebestätigungen 30 Prozent des Email-Aufkommens aus. Schalten Sie diese Tools ab. Zum einen sind sie ohnehin unzuverlässig und zum anderen nerven sie viele Empfänger massiv.

Spam

Wenn Sie noch Spam bekommen, informieren Sie dringend Ihre IT-Abteilung. Es ist heutzutage absolut möglich, völlig frei von Spams zu leben.

Kernaufgaben

Nicht nur, aber besonders leitende Angestellte müssen sich auf ihre Kernaufgaben fokussieren. Und das gilt auch für ihr Email-Postfach. Wer mal nachzählt, kommt auf maximal 40 Prozent. Also weniger als die Hälfte der Emails eines Managers haben mit seinen Kernaufgaben zu tun.

CC-Last

Ein besonderes Problem ist das in CC-Setzen. Doch eine Email, in der ein Vorgesetzter in Kopie gesetzt wird, zählt keineswegs zu „Personal führen“ oder „Fortschritte kontrollieren“. Also reduzieren sie jede überflüssige Email und sagen Sie es auch den Kollegen, dass sie nicht mehr zwingend in CC gesetzt werden wollen. Von Ausnahmen abgesehen sollte keine Email mehr als zwei Empfänger haben.

CC-Emails drehen Hierarchie um

Früher mussten Mitarbeiter Zeit investieren, um Informationen so aufzubereiten, dass sie für den Vorgesetzten nutzbar waren. Eine CC-Kopie dreht den Arbeitsaufwand um: null für den Mitarbeiter, viel für den Chef. Da Kopien ja für den Empfänger und nicht den in CC-Gesetzten gedacht sind, braucht Letzter überdurchschnittlich viel Zeit, um sie zu lesen.

CC-Emails erzeugen Illusion

Wenn jemand eine Email in Kopie erhalten hatten, hat er deren Inhalt nicht automatisch gelesen und voll verstanden. Das scheint eine triviale Wahrheit zu sein, doch die Anspruchshaltung in Unternehmen ist oft eine andere. Bedenken Sie also, dass ihr Chef oder Ihr Kollege nicht jede CC-Email auswendig kennt.

CC-Email generieren neue Emails

Kopiert ein Mitarbeiter seinen Chef bzw. ein Kollege den anderen auf seine Email, werden die Empfänger der Email ihn auch wieder mit hinein nehmen.

Die Lösung des Problems

Legen Sie fest, wie Sie informiert werden möchten. Wenn Sie keine CC-Kopie wollen, heißt das ja nicht, dass Sie auf Informationen verzichten möchten. Etablieren Sie ein Berichtswesen, verlangen Sie kommentierte Info-Kopien, demotivieren Sie externe CC-Setzer und verweisen Sie konsequent auf die Kompetenz der zuständigen Mitarbeiter. 

Notwendige-Übel-Emails

Nun muss ein leitender Angestellter auch solche Aufgaben lösen, die nicht zu seinem Kernbereich gehören und man notwendiges Übel nennen könnte. Diese Dinge kommen in aller Regel per Email. Gänzlich vermeiden lässt sich das nicht, wohl aber reduzieren. Differenzieren Sie zwischen Notwendige-Übel-Emails und solchen, die tatsächlich unnötige Zeitverschwendung sind. Der Anteil ist höher als Sie denken.

Belästigung durch Untergebene

Viele Mitarbeiter ziehen ihre Führungskräfte mit Emails viel zu sehr in das Tagesgeschäft hinein. Das ist oft ein Anzeichen dafür, dass sie überfordert sind, ihnen wichtige Informationen fehlen oder sie sich absichern wollen. All dies kann ein guter Chef anders lösen, so dass täglich Dutzende Emails ausbleiben.

Die E-Mail ist der berufliche Kommunikationskanal, der in der Freizeit am häufigsten aufgerufen wird. Gut 60 Prozent haben außerhalb der regulären Arbeitszeiten ihre elektronische Post im Blick. Die meisten - jeder Vierte - checken die Mails abends nach der Arbeit. Nur knapp jedes dritte Unternehmen ist der Ansicht, dass Mitarbeiter außerhalb der Arbeitszeiten nicht erreichbar sein sollen. Bitkom-Chef Kempf sprach sich gegen radikale Schritte wie das Abschalten von E-Mail-Accounts aus: „Man sollte einem erwachsenen Menschen nicht vorschreiben, wann er welche Medien nutzen darf.“

Für die Studie wurden im Auftrag von Bitkom 505 Berufstätige sowie Personalverantwortliche von 854 Unternehmen befragt.

Von

dpa

Kommentare (2)

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hermann.12

16.04.2013, 17:51 Uhr

Ständige Erreichbarkeit ist ein Beweis von Unfähigkeit und Selbstausbeutung.
Als Chef kann man solche Mitarbeiter leicht ausbeuten, sollte dann aber auch keine besondere Verantwortlichkeit erwarten. Denn dafür ist so ein Mitarbeiter grundsätzlich nicht fähig.

H.

Collie

16.04.2013, 21:30 Uhr

Wen hat Bitkom da gefragt? 100% der karrieregeilen Projektmanager der EDV-Branche?

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