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02.10.2019

12:49

Informationstechnik

Diese Start-ups helfen bei der digitalen Fuhrpark-Verwaltung

Von: Thomas Mersch

Beim Management des Fahrzeugparks setzen viele Unternehmen noch auf analoge Mittel. Dabei kann sich spezielle Software schon bei kleinen Flotten lohnen.

Spezielle Software zur Verwaltung des Fuhrparks verwenden längst nicht alle Unternehmen, wie eine Untersuchung zeigt. Vimcar

Flottenmanagemnet-Software Vimcar

Spezielle Software zur Verwaltung des Fuhrparks verwenden längst nicht alle Unternehmen, wie eine Untersuchung zeigt.

Köln Bei der Beratung von Flottenmanagern kann den IT-Spezialisten Jochen Kock wenig überraschen. „Es gibt nichts, was es nicht gibt“, sagt der Projektleiter Fleet Consulting beim Tüv Rheinland. „Mal werden die Belege noch in Schuhkartons gehortet. Dann wieder werden Rechnungen sofort gescannt, und alle Prozesse sind durchdigitalisiert.“ Unabhängig berät Kock Unternehmen, wie sie ihren Fuhrpark besser verwalten können.

Einsparpotenziale ermitteln, Kosten besser im Blick haben, rechtliche Vorgaben einhalten – und zugleich die Umwelt entlasten: etliche Anforderungen müssen Flottenmanager meistern. Software verspricht dabei Unterstützung. Doch die Wahl des passenden IT-Dienstleisters und der richtigen Software ist alles andere als einfach. „Fuhrparks sind alle individuell gestrickt“, sagt Kock. Es gilt, eine genau auf die Bedürfnisse zugeschnittene Lösung zu finden und Abhängigkeiten zu vermeiden. Pauschale Aussagen seien angesichts der enormen Bandbreite unmöglich. „Da würde man nur vorbeizielen.“

Viele Unternehmen stehen beim digitalen Flottenmanagement noch am Anfang. Laut einer Studie des Marktforschers Dataforce aus dem Frühjahr nutzen 64 Prozent der Fuhrparkverantwortlichen keine speziellen Programme. Elf Prozent verwenden Excel, um die Firmenflotte zu steuern. „In kleineren Fuhrparks funktioniert das offenbar“, sagt Boris Winter, Projektleiter Marktforschung bei Dataforce. Ein Viertel nutze teils Programme größerer Anbieter wie SAP, einige wenige hätten eigene Software programmiert. Generell gilt: „Je größer ein Fuhrpark ist, desto wichtiger ist eine Software, die auch Anwendungen wie Telematik integriert.“

Vor dem Einstieg steht bei Tüv-Berater Kock die Analyse. „Wir setzen uns zunächst einen Tag zusammen und stellen den Status quo fest“, sagt er. Dann zeigt er auf, wie sich Prozesse auch mit IT-Lösungen verbessern lassen. „Die Software muss den Fuhrparkmanager in die Lage versetzen, aktiv zu steuern“, sagt Kock. „Er muss Daten sehen und entscheiden können, wie er seine Flotte aufstellt.“

Das Risiko bei Standardlösungen: „Software, die zu groß ist, droht die Anwender förmlich zu erschlagen“, sagt Dataforce-Experte Winter. „Sinnvoll ist für die IT-Dienstleister daher, möglichst einzelne Pakete anzubieten, die kombiniert werden können.“ Zudem sei eine Schnittstelle zur Finanzabteilung wichtig: „In der Buchhaltung landet letztlich alles.“

Auf kombinierbare Softwarebausteine setzt das Berliner Start-up Vimcar. Vor sechs Jahren legte es mit einem elektronischen Fahrtenbuch los. „Wir haben das zunächst an Mini-Fuhrparks verkauft“, sagt Mitgründer und Geschäftsführer Andreas Schneider. Das Leistungsspektrum wächst: Heute hilft Vimcar-Software auch bei der Routendokumentation oder der Disposition der Fahrzeuge.

Selbst Unternehmen mit weniger als fünf Fahrzeugen sieht Schneider als potenzielle Kunden. „Man kann mit Excel die allereinfachsten Dinge zwar selbst abfangen“, sagt Schneider. „Aber wenn man ein Kostenmanagement aufsetzen oder Telematikdaten berücksichtigen will, dann funktioniert das nicht mehr.“ Auch Tankkarten sind inzwischen bei Vimcar angedockt. „Transaktionen fließen über Schnittstellen automatisch in die Software ein – und man wird benachrichtigt, wenn bei den Tankkosten etwas aus dem Ruder läuft“, so Schneider. „Wir zapfen Datenquellen an, die schon da sind, und wollen Informationen clever kombinieren.“

Großkunden wie Allianz, Ford oder Zalando seien eher die Ausnahme, sagt Schneider. „Optimiert ist die Software für den Mittelstand mit bis zu 250 Fahrzeugen.“ Teils bieten Leasingfirmen oder Fuhrparkmanagement-Dienstleister eigene Software gleich mit an. „Was kein Mittelständler brauchen kann, sind zehn verschiedene Lösungen, die alle das Gleiche machen“, sagt Schneider.

Den Spielraum erweitern

Vimcar will hersteller- und anbieterübergreifend operieren – und so den Fuhrparkmanagern Spielraum geben. „Die eingesetzte Software darf auch einem Wechsel etwa des Leasinganbieters nicht im Wege stehen“, sagt Schneider. Dataforce-Experte Winter bestätigt, dass parallel bereitgestellte Software des Leasinganbieters aus Kundensicht problematisch sein könne. „Aber die Abhängigkeit ist natürlich aus Sicht der Anbieter genau das, was beabsichtigt ist. Es erschwert einen Wechsel.“

Auf größere Fuhrparks ab 20 bis hin zu mehreren Tausend Fahrzeugen zielt das junge Unternehmen Avrios in Zürich. Deutschland sei ein Hauptmarkt, sagt Gründer und CEO Andreas Brenner. Er grenzt sich ab: „Klassische Software ist nur eine Datenbank, in die der Fuhrparkmanager Daten eintippen kann. Das lässt sich besser strukturieren, unterscheidet sich aber nicht wirklich von Excel“, sagt er. „Wir wollen den Fuhrparkmanager in die Lage versetzen, strategischer zu arbeiten.“

„Kosten überwachen, mit Lieferanten verhandeln, Verträge strukturieren“, nennt Brenner als Kernaufgaben der Flottenchefs. Lästige Tipp- Arbeit soll dank Künstlicher Intelligenz weitgehend entfallen. Avrios-Software könne verschiedene Dokumente erkennen und verarbeiten, so Brenner – von der Rechnung einer kleinen freien Tankstelle bis hin zum Leasing- und Wartungsvertrag.

Mit wachsender Fuhrparkgröße gerät laut Brenner das Schnittstellenprinzip an seine Grenzen. Allein die 800 Avrios-Kunden unterhielten in Summe Geschäftsbeziehungen zu 40 000 Firmen. Deren Rechnungen oder Verträge müssen eingepflegt werden. „Kein Softwareunternehmen könnte eine Lösung mit 40 000 Schnittstellen bauen und pflegen, um alle Daten zu übertragen“, sagt Brenner. Zudem seien viele Dienstleister von der kleinen Tankstelle bis zur Reifenhändler-Kette noch nicht imstande, die Daten in elektronischer Form zu übermitteln.

Die Avrios-Lösung arbeitet laut Brenner als Plattform, in der Daten unabhängig von Format oder Quelle dank lernfähiger Software automatisch aufbereitet werden. Manuelles Erfassen und Prüfen entfallen. Zudem wertet die Software die Daten aus und zeigt Handlungsoptionen. „Flottenmanager erhalten etwa Hinweise, ob das tatsächliche Nutzungsverhalten bei den Dienstwagen sich mit den Leasingbedingungen deckt – auch um Nachzahlungen etwa für zu viel gefahrene Kilometer zu verhindern.“

Leasinganbieter sieht Brenner nicht als Konkurrenz: „Sie mussten sich angesichts des harten Preiswettbewerbs auch über IT-Services differenzieren. Wirklich gerne machen sie das nicht“, sagt er. „Im Kern ist ihr Geschäft die Fahrzeugfinanzierung. So wie bei uns die Digitalisierung von Fuhrpark-Informationen.“

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