So werden Betriebskosten erfolgreich umgelegt

Streiten sich Mieter und Vermieter, geht es fast immer um die Nebenkostenabrechnung. In 17,4 Prozent aller vor Gericht gebrachten mietrechtlichen Klagen aus dem Jahr 2020 war der Streitpunkt die neben der Kaltmiete vom Mieter zu tragenden Betriebskosten. Häufiger stritten sich die Parteien nur über Verletzungen des Mietvertrags – dazu zählen Mängel an der Wohnung, Mietminderungen oder die Anwendung der Mietpreisbremse. Das meldet der Deutsche Mieterbund.

Betriebskostenverordnung regelt, welche Nebenkosten umlagefähig sind

Dabei wäre es eigentlich ganz einfach. Wenn Mieter und Vermieter im Mietvertrag vereinbart haben, dass zusätzlich zur Miete Nebenkosten zu zahlen sind, dürfen Vermieter die Kosten an ihre Mieter weiterreichen, die nach Paragraf 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) umlagefähig sind. Das sind:

• die Grundsteuer
• Wasser- und Abwassergebühren, die Kosten für die Nutzung von Wasserzählern sowie den Betrieb einer hauseigenen Wasserversorgungs- oder Wasseraufbereitungsanlage
• die Kosten für Heizung und Warmwasserbereitung
• die Kosten für den Betrieb eines Aufzugs
• Straßenreinigungs- und Müllabfuhrgebühren
• die Kosten für die Reinigung der Verkehrsflächen im Haus
• die Ausgaben für die Gartenpflege sowie die Beleuchtung der Gemeinschaftsflächen
• die Kosten für die Reinigung des Schornsteins
• Beiträge zu Versicherungen für das Gebäude – namentlich „gegen Feuer-, Sturm-, Wasser- sowie sonstige Elementarschäden“. Umlagefähig sind auch die Kosten der Glas- und Haftpflichtversicherung sowie die Beiträge zu Versicherungen für den Betrieb eines Aufzugs oder gegen durch einen Öltank verursachte Schäden
• die Hausmeisterkosten
• die Ausgaben für den Betrieb der Antennenanlage, den Anschluss an das Kabelfernsehen sowie den Betrieb einer mit einem Breitbandnetz verbundenen  Verteilanlage
• die Kosten für den Betrieb und Unterhalt von Waschmaschinen und -trocknern, die alle Mieter nutzen können
• sonstige Betriebskosten, sofern diese ausdrücklich im Mietvertrag aufgeführt sind.

Grundsätzlich muss es sich dabei wie bei allen anderen umlagefähigen Nebenkosten um regelmäßig anfallende und für den Betrieb des Gebäudes zwingend erforderliche Kosten handeln.

Nicht umlagefähig sind dagegen nach Paragraf 1 Absatz 2 der BetrKV die Kosten für die Verwaltung, Instandhaltung und Renovierung der Immobilie.

Eine Frage der Form – Diese Angaben muss die Nebenkostenabrechnung enthalten

Umlegen können Vermieter Betriebskosten nur, wenn ihre Nebenkostenabrechnung dem Mieter fristgerecht zugeht. Außerdem muss sie einige formelle Anforderungen erfüllen. So muss aus ihr erkennbar sein, für welchen Zeitraum und welche Wohnung sie an welchem Tag erstellt wurde. Sie muss Namen und Adresse des Vermieters oder des Verwalters enthalten, wenn dieser die Abrechnung erstellt hat. 

Außerdem müssen die insgesamt entstandenen umlagefähigen Betriebskosten und die bereits geleisteten Vorauszahlungen sowie der Anteil aufgelistet sein, der auf den Mieter umgelegt wird. Der Schlüssel, nach dem der Vermieter die Nebenkosten verteilt, muss angegeben und nachvollziehbar sein.

Den Verteiler müssen Mieter und Vermieter im Mietvertrag vereinbart haben. Dabei können sie für verschiedene Arten von Betriebskosten unterschiedliche Verteilungsschlüssel festlegen. Fehlt eine vertragliche Vereinbarung, sind nach Paragraf 556a Absatz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs die Nebenkosten im Verhältnis der Wohnfläche der Wohnung zur gesamten Wohnfläche der Immobilie umzulegen.

Es sei denn, es handelt sich um eine vermietete Eigentumswohnung. Dann gilt seit Dezember 2020 der Verteilerschlüssel, den auch die Eigentümergemeinschaft nutzt.

Eine Ausnahme schreibt die Heizkostenverordnung zudem für Heizung und Warmwasser vor. Diese Kosten sind zwar nach dem Verbrauch zu erfassen.  In der Abrechnung muss sie der Vermieter zu wenigstens 50 Prozent verbrauchsbezogen umlegen. Er darf dies aber nur bis zu maximal 70 Prozent der angefallenen Kosten tun. Mindestens 30 Prozent der Kosten für Heizung und Warmwasser muss er nach dem Verhältnis der Wohnfläche der Wohnung zur gesamten Wohnfläche des Hauses umlegen.

Nebenkosten für Gewerbe müssen Vermieter getrennt abrechnen

Würde eine Umlage nach dem gleichen Verteilungsschlüssel zu einer Mehrbelastung für die Wohnungsmieter führen, müssen Vermieter von Immobilien, in denen es sowohl Wohnungen wie Restaurants und Ladengeschäfte gibt, die Betriebskosten für Gewerbe- und Wohnräume getrennt voneinander abrechnen. 

Das entschied der Bundesgerichtshof (Az. VIII ZR 78/05). Immerhin verbrauchen beispielsweise eine Wäscherei oder ein Friseursalon mehr Wasser als eine alleinstehende Privatperson und müssen sich daher an den Abwassergebühren entsprechend stärker beteiligen.

Betriebskosten müssen wirtschaftlich vertretbar sein

Sind einzelne Positionen in der Nebenkostenabrechnung unverhältnismäßig hoch, sind sie unter Umständen nicht umlagefähig. Denn Vermieter müssen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit befolgen. Was wirtschaftlich ist, lässt sich durch das Einholen von Vergleichsangeboten oder – so vorhanden – den Blick in den regionalen Betriebskostenspiegel feststellen.

Wenn Vermieter Nebenkosten abrechnen, die deutlich über dem ortsüblichen Niveau liegen, müssen sie das begründen. Sonst brauchen Mieter Nebenkosten nur in Höhe des regionalen Betriebskostenspiegels zu zahlen. Das entschied das Amtsgericht Berlin-Mitte (Az. 18 C 46/17, 9.4.2018).

Mehr: Mieter-Einverständnis zu Nebenkostenabrechnung ist verbindlich