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In beruflichen Meetings gehen Milliarden Arbeitsstunden verloren. Die eigentliche Arbeit heißt nun „Deep Work“ – und muss im Kalender geblockt werden.
Der Autor
Tillmann Prüfer ist Mitglied der Chefredaktion des „Zeit-Magazins“.
Ich habe neulich in der „Süddeutschen Zeitung“ gelesen, wie man Meetings richtig organisiert. Es wurde eine Schätzung der Terminplattform Doodle zitiert, wonach der Wirtschaft durch 4,7 Milliarden in Konferenzen vergeudete Stunden 65 Milliarden Euro verloren gingen. 38 Prozent der Deutschen beklagten die Zeitverschwendung durch Meetings.
Man fragt sich dabei, was die übrigen 62 Prozent denken. Laut der Zeitung hat sich die Zahl der Meetings allein in den USA von 1976 bis 2015 etwa verfünffacht. Mehr als ein Drittel ihrer Arbeitszeit verbringen Menschen inzwischen in Konferenzen. Und die British University of Reading will herausgefunden haben, dass die Produktivität der Mitarbeiter um 71 Prozent steigt, wenn die Meetingzeit um 40 Prozent sinkt.
Die ideale Meetinggröße liegt bei sieben Teilnehmenden. Sind es mehr, verfallen manche, während andere vortragen, in Tagträume. Es sollen also nur so viele dabei sein, wie tatsächlich notwendig sind, um das Ziel des Meetings zu erreichen. Und jenes Ziel muss vorher natürlich klar sein.
Eine Liste mit Tagesordnungspunkten hilft, ein Meeting sollte auch so etwas wie einen Beginn und ein Ende haben. Und vor allem Pausen. Die Wissenschaft empfiehlt alle halbe Stunde zehn Minuten Pause und zusätzlich möglichst kurze Meetings. Es soll dabei auch gelacht werden, das macht das Ganze offenbar kreativer.
Meetings sollten zudem nicht „hybrid“ sein, weil es schnell überlastet, die Bilder der Leute auf den Bildschirmen mit denen im Raum zusammenzubringen.
Die beste Tageszeit für ein Meeting ist offenbar mittags. Allerdings wird auch davor gewarnt, die Mittagzeit für Meetings zu verblocken. Denn es gibt für manche Menschen auch noch die sogenannte „Deep Work“. Deep Work ist der Teil der Arbeit, den man früher einmal „Arbeit“ nannte. Also alles in den Meetings Besprochene, was umgesetzt werden muss. Und weil wegen der ganzen Meetings kaum noch Zeit bleibt, muss die Deep Work besonders effizient sein, jede Minute ist wertvoll. Wenn die Deep Work in die Zeit fällt, in der man eher unkonzentriert ist, ist das Unternehmen somit verloren.
Dabei müssten viele Meetings gar nicht sein. „This meeting could have been an email“, heißt es im Englischen (Dieses Meeting hätte eine Mail sein können). Allerdings höre ich auch immer wieder, dass manche in der Flut der Mails und bei Mails, in denen sie in „cc“ gesetzt sind, untergehen und einen Großteil ihrer Arbeitszeit damit verbringen, elektronische Post zu beantworten. Es wäre womöglich effizienter, das durch ein kurzes Gespräch zu klären, höre ich. Also – durch ein Meeting.
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