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24.06.2022

10:58

Digitale Verwaltung

Warum die Digitalisierung der Behörden ein Flickenteppich ist

Von: Andreas Schulte

Stuttgart, Mannheim und Nürnberg gehören zu digitalisiertesten Kommunen Deutschlands. Die Umstellung erfordert Technik aber vor allem veränderte Strukturen.

Schluss mit Papier - Verfahren, Anträge und Genehmigungen sollen digitalisiert werden. Noch hapert es. dpa

eAkte in Baden-Württemberg

Schluss mit Papier - Verfahren, Anträge und Genehmigungen sollen digitalisiert werden. Noch hapert es.

Thomas Bönig ist frisch auf dem Posten – und will Tempo machen. „Für den nötigen Push-Effekt sorgen“, wie es die Ausschreibung im neuen Stuttgarter Amt für Digitalisierung gefordert hatte. Seit April führt er das Amt mit 400 Mitarbeitern. „Die Digitalisierung erhöht die Geschwindigkeit, macht die Stadt anpassungsfähiger und entlastet die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter“, sagt der Informatiker Bönig.

Mit neuer Struktur und einer Aufstockung der städtischen Server von 165 auf 300 beschleunigen die Schwaben ihre Internetdienste. Dabei bieten die Stuttgarter laut Digitalverband Bitkom schon heute überdurchschnittlich viele Behördengänge auch online an.

Baugenehmigungen beantragen, elektronisch für städtische Dienste bezahlen – in Stuttgart ist dies schon möglich. Im aktuellen Smart City Index listet Bitkom Stuttgart als führend in Sachen öffentliche Verwaltung – vor Mannheim und Nürnberg. Mit der Rangliste bewertet der IT-Verband jährlich den Fortschritt deutscher Großstädte bei der Digitalisierung.

Viele deutsche Stadtverwaltungen schalten aktuell einen Gang hoch, um die Digitalisierung voranzutreiben. Das ist auch bitter nötig. Denn nach dem 2017 beschlossenen Onlinezugangsgesetz (OZG) müssen es Bund, Länder und Kommunen bis Jahresende schaffen, einen Katalog von 575 Dienstleistungen auch digital anzubieten.

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    Dazu zählen etwa Anträge auf Bafög, Elterngeld oder Geburtsurkunden. Der Druck wächst, gerade weil zu viel Zeit ungenutzt verstrichen ist. Erst 80 der anvisierten 575 Leistungen waren im März dieses Jahres flächendeckend umgesetzt, ergab eine Untersuchung des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW).

    „Es ist sehr sicher, dass Deutschland sein Ziel nicht erreichen wird“, sagt IW-Studienleiter Klaus-Heiner Röhl. Der Start nach Verabschiedung des Gesetzes vor fünf Jahren sei „viel zu zögerlich“ gewesen, moniert er. Deutschland gleiche in der Umsetzung einem Flickenteppich.

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    Dass ein Schlussspurt gelingt, ist zweifelhaft. Das Problem: Es gibt nicht den einen großen Hebel, den man umlegen kann. „Die Gründe, wegen derer die meisten Verwaltungen bei der Digitalisierung nur schleppend vorankommen, sind vielfältig“, sagt Thomas Meuche, Leiter des Kompetenzzentrums Digitale Verwaltung an der Hochschule Hof. „Entscheidend ist weniger das Fehlen von Technologien“, sagt er. Problematisch seien vielmehr „eine hierarchische Organisationsstruktur, fehlende digitale Kompetenzen bei Führungskräften – und infolge dessen eine unklare strategische Ausrichtung in den Ämtern“.

    Lohnen würde sich vor allem eine abteilungsübergreifende Digitalisierung. Doch das alte Silodenken in deutschen Amtsstuben hemmt enorm. „Wenn ich ein neues Ticketingsystem habe, kann ich das theoretisch für das städtische Museum und für Schwimmbäder einsetzen“, nennt Meuche ein Beispiel. Doch wenn sich unterschiedliche Ansprechpartner nur für ihre eigene Einrichtung verantwortlich fühlen, blockiere das die Entwicklung. „Erfolgreiche Kommunen setzen in solchen Fällen verstärkt auf Projektstrukturen.“
    So macht es Kaiserslautern. Dort hat die Stadt einen Teil der Verantwortung für ihren digitalen Fortschritt in eine städtische Tochtergesellschaft ausgelagert. Die KL.digital GmbH kümmert sich um die Koordination und Umsetzung digitaler Projekte. Geschäftsführerin Ilona Benz sieht die weitgehende Abkopplung von der Verwaltung als Vorteil. „Eine Verwaltung ist immer auch ein großes Schiff, aber wir sind mit unseren sieben Mitarbeitern ein Schnellboot“, sagt sie. „Gerade erst habe ich kurzfristig einen neuen Mitarbeiter eingestellt, der über die Verwaltung erst nach einem langen Auswahlverfahren zu uns gestoßen wäre.“

    Widerstand gegen Digitaleinheiten

    Auch ein Bürgerbeteiligungsportal für die Gestaltung städtischen Raums sei im April reibungslos und schnell ins Leben gerufen worden. „Zwei Referate haben unsere Lösung sogar für ihre Bürgerbeteiligungen angepasst“, sagt Benz. So viel Kooperation mit der Verwaltung ist jedoch nicht garantiert. Denn je stärker die Projekte von KL.digital die Belange der Verwaltung berühren, desto häufiger verspürt die Gesellschaft Widerstand. „Dann fehlt uns als eigenständige Organisation der Stallgeruch der Verwaltung“, sagt Benz.
    Experte Meuche empfiehlt Behörden, bewährte Arbeitsabläufe aus der Wirtschaft zu übernehmen. „Es ist nicht einsichtig, dass Behörden für viele Prozesse eigene Lösungen entwickeln. Die Verbreitung des Onlinebankings zeigt, dass Identifikationsprozesse von Verbrauchern akzeptiert werden.“ Viele Prozesse der öffentlichen Verwaltung seien schlicht zu kompliziert. „Wenn Bürger zu viele Schritte bewältigen müssen, geben sie irgendwann auf.“

    Meuche sieht auch die föderale Struktur Deutschlands als Bremsklotz. „Die Dreigliedrigkeit des Staates mit Bund, Ländern und Gebietskörperschaften steht einer Skalierung von digitalen Lösungen entgegen.“ Erst recht, wenn sich Kommunen untereinander nicht abstimmten. „Viele entwickeln eigene digitale Lösungen, obwohl diese an anderer Stelle bereits existieren.“

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    In Hessen will die Digitalministerin des Landes, Kristina Sinemus, genau dies verhindern. Landesförderungen für kommunale Digital-Anwendungen sind an strenge Auflagen gebunden. „Ideal ist es, wenn Kommunen sich zusammenschließen, ein gemeinsames Vorhaben entwickeln und anderen Kommunen an den Erfahrungen und Lösungen teilhaben lassen. Solche Ansätze unterstützen wir“, sagt Sinemus.

    Zudem stellt das Land seinen Kommunen kostenlos die Digitalisierungsplattform Civento des kommunalen IT-Dienstleisters Ekom 21 zur Verfügung. So erscheinen Bürgerdienste wie etwa die Befreiung von der Hundesteuer oder die Beantragung eines Anwohnerparkausweises in einem einheitlichen Prozess. Mehr als 95 Prozent der Kommunen nutzen diese Plattform, heißt es beim Land. Einmal programmiert, werden alle Civento-Anwendungen in einer Bibliothek gespeichert, sodass sie von Kommunen leicht angewendet werden können. Nutzer in den Ämtern werden vom Land auf die Arbeit mit dieser Plattform geschult. So können sie Eigenheiten ihrer Kommune selbst einpflegen, zum Beispiel abweichende Steuerhebesätze. Auch das Saarland und Rheinland-Pfalz nutzen Civento mittlerweile.

    Klare Strukturen und hoch angesiedelte Zuständigkeiten wie beim Digitalministerium in Hessen hält Experte Meuche für zielführend. „Die Modernisierung und Digitalisierung der Verwaltung müssen von der politischen und Verwaltungsführung getrieben werden. Eine Delegation dieser Aufgaben etwa an die IT- oder Personalleitung hat sich als kontraproduktiv erwiesen“, sagt er.

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