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31.08.2018

10:59

Die 38-jährige Unternehmerin hat über 17 Jahre Erfahrung in der Messebranche. Sung-Hee Seewald

Natascha Hoffner

Die 38-jährige Unternehmerin hat über 17 Jahre Erfahrung in der Messebranche.

Natascha Hoffner

„Größe ist, Fehler zuzugeben und seinen Standpunkt zu ändern"

Von: Carina Kontio

Die Messe-Expertin gab ihren Job als Geschäftsführerin auf, um zu gründen. Im Interview spricht Natascha Hoffner über unehrliche Chefs und den Umgang mit Fehlern.

Natascha Hoffner verantwortete in Mannheim über 15 Jahre lang Messen für Personalthemen und war unter anderem für den Aufbau und das Wachstum von Europas größter Fachmesse für Personalmanagement verantwortlich – die Zukunft Personal. Sie war bereits drei Jahre in der Geschäftsführung, als sie völlig ungeplant schwanger wurde. Ihr Mann lebte und arbeitete im 400km entfernten München und kümmerte sich dort um das erste Kind. So pendelte sie etwa zwei Jahre zwischen den Städten. Doch als dann das zweite Kind kam, entschied sich Natascha Hoffner dazu, nach München zu ziehen, sich dort selbstständig zu machen und ihrer Leidenschaft zu folgen. Dabei hatte sie noch keine Finanzierung für ihr Projekt. Heute setzt sie sich mit ihrem Unternehmen "messe.rocks" und dem Messeformat „herCareer“ für die die Chancengleichheit von Frauen und Männern im beruflichen Kontext ein. Da wir uns schon länger kennen und ich regelmäßig als Speakerin an der "herCareer" teilnehme, duzen wir uns.

Natascha, was sind deine Stärken?
Ich bin von Haus aus Optimistin und immer maximal engagiert. Ich habe stets das Ganze im Blick und kann durch Austausch, Impulse und Eindrücke von Dritten sehr gut kreativ – im Sinne von lösungsorientiert – denken und oftmals sogar Neues auf den Weg bringen. Ich liebe es, Menschen miteinander zu vernetzen und insbesondere Frauen zu mehr Sichtbarkeit zu verhelfen. Das ist auch nicht ohne Grund der Kern meiner Arbeit. Dazu verbinde ich sie einfach zum Erfahrungsaustausch miteinander. Denn wir entwickeln uns weiter, indem wir voneinander lernen.

Wer ist dein persönliches Rolemodel und warum?
Mein früherer Vorgesetzter war ein wichtiges Vorbild für mich. Er hat mich in meiner Persönlichkeitsentwicklung sehr stark geprägt. Was mich an ihm immer sehr beeindruck hat, waren seine Kreativität und sein unternehmerisches Denken. Vor allem aber auch seine Entscheidungsfreude, gepaart mit einer Macher-Mentalität, dem Austausch auf Augenhöhe und die hohe Sach- und Leistungsorientierung. Ein wirklich großartiges Vorbild, von dem ich viel gelernt habe.

Heute sind es noch mehr Persönlichkeiten, die mich begeistern, vor allem viele Frauen, die Unglaubliches leisten und entwickeln. Ich bin in vielerlei Hinsicht von dem, was sie bewegen und verändern, beeindruckt. Ich schätze vor allem Frauen, die für viele, die ihnen beruflich, aber auch privat, nachfolgen, eine Vorreiterrolle einnehmen und ihnen den Weg ebnen. Ebenso schätze ich Frauen wie Männer, die bei Ungerechtigkeiten ihre Stimme erheben.

Bitte ergänze: Ich unterstütze meine Mitarbeiter und Kollegen in schwierigen Situationen, indem…?
... sie wissen, dass ich immer hinter ihnen stehe und sie nicht fallen lasse.

Eine Freundin oder Kollegin denkt oft: „Ich verdiene den Erfolg gar nicht“, „Ich bin gar nicht gut genug“, „Das schaffe ich nie“, „Andere sind um Welten besser als ich…“ – Was rätst du ihr?
Die Zeit nicht damit zu verbringen, sich mit anderen zu vergleichen. Katarzyna Mol-Wolf hat dazu beim Emotion Award etwas ganz Wunderbares gesagt: „Durch den Vergleich mit anderen wirst du blind für das Original, das du bist.“ Das finde ich ein großartiges Statement! Im Übrigem bin ich wie gesagt eine absolute Optimistin und appelliere an alle, die Welt auch einmal aus einem anderem Winkel, einer anderen Perspektive, zu betrachten.

Eine positive Grundeinstellung verändert den Blick auf die Welt. Mir fällt dazu ein Zitat aus Paulo Coelhos „Handbuch des Kriegers des Lichts“ ein: „Weil er an Wunder glaubt, geschehen auch Wunder. Weil er sich sicher ist, dass seine Gedanken sein Leben verändern können, verändert sich sein Leben.“ Wir sollten uns im Alltag viel häufiger auf Positives besinnen.

Ein No-Go im Umgang mit Mitarbeitern ist für mich…?
... Unehrlichkeit. Was hilft es, meinen Mitarbeiter oder meine Mitarbeiterin hinzuhalten, Versprechungen zu machen, die ich am Ende nicht einhalten kann oder werde. Ein offener und ehrlicher Umgang, das zeigt meine Erfahrung aus meiner langjährigen Beschäftigung, schätzen Mitarbeiter weitaus mehr, als wenn man sie von Zielgespräch zu Zielgespräch vertröstet. Außerdem schafft es für beide Seiten Klarheit und eine gute Vertrauensbasis.

Feedback ist für mich…?
... wichtig, um mich und mein Unternehmen stetig weiterzuentwickeln. Dazu gehört für mich: Zuhören, verstehen und kreativ werden, Dinge verändern und ausprobieren. Ich selbst arbeite aber auch daran, Kritik nicht zu persönlich zu nehmen. Schließlich startet man nicht mit der Absicht, daneben liegen zu wollen oder jemanden zu enttäuschen. Mir hilft es in kritischen Situationen, einfach einen Schritt zurückzugehen. Aus einer anderen Perspektive auf die Dinge zu schauen, um Emotionen herauszunehmen - und es dann als Chance zu sehen, Dinge zu verändern. Sie weiterzuentwickeln.

Wie Sie die Zahl der Emails reduzieren können

Gefühlt versus real

Das gefühlte Email-Aufkommen inklusive der Zeit, die Sie für Emails benötigen, unterscheidet sich Erfahrung nach sehr von den realen Werten.

Die optimale Anzahl

Es gibt kaum eine Zahl in der Unternehmenswelt, über die man trefflicher streiten kann, als die „richtige“ Anzahl an Emails, die ein Manager pro Tag bewältigen sollte. Einige finden 300 völlig normal, andere regional aktive Angestellte schreiben 20 und erhalten 30 Emails pro Tag. Natürlich ist es vom Einzelfall abhängig.

Der Grenzwert

Wer 100 Emails oder mehr pro Tag bekommt, liegt aus Sicht der Autoren „auf jeden Fall jenseits einer akzeptablen Grenze“. Es gäbe keinen relevanten Managerjob, in dem er über täglich 100 Sachverhalte informiert werden muss. Wenn doch, macht er irgendetwas falsch.

Verteiler

Lassen Sie sich aus jedem Verteiler löschen, den Sie nicht zwingend brauchen. Falls Sie ein Kollege unerwünscht in (s)einen Verteiler aufnimmt, sprechen Sie mit darüber.

Automatisch löschen

Wenn Sie Emails von bestimmten Personen bekommen oder mit bestimmten Schlüsselwörtern, können Sie ihren Email-Client so programmieren, dass sie entweder sofort gelöscht oder in einen bestimmten Ordner verfrachtet werden.

Umgang mit Newslettern und Co

Überprüfen Sie die Informations-Emails wie Newsletter, die Sie bekommen. Filtern Sie die, die sie nicht (mehr) brauchen, hinaus. Lassen Sie diese Emails in einen bestimmten Ordner einlaufen. Wenn Sie an einem Tag keine Zeit haben, sie zu lesen, stören Sie Ihren Alltag nicht.

Empfangs- und Lesebestätigung

Es gibt Unternehmen, bei den machen Empfangs- und Lesebestätigungen 30 Prozent des Email-Aufkommens aus. Schalten Sie diese Tools ab. Zum einen sind sie ohnehin unzuverlässig und zum anderen nerven sie viele Empfänger massiv.

Spam

Wenn Sie noch Spam bekommen, informieren Sie dringend Ihre IT-Abteilung. Es ist heutzutage absolut möglich, völlig frei von Spams zu leben.

Kernaufgaben

Nicht nur, aber besonders leitende Angestellte müssen sich auf ihre Kernaufgaben fokussieren. Und das gilt auch für ihr Email-Postfach. Wer mal nachzählt, kommt auf maximal 40 Prozent. Also weniger als die Hälfte der Emails eines Managers haben mit seinen Kernaufgaben zu tun.

CC-Last

Ein besonderes Problem ist das in CC-Setzen. Doch eine Email, in der ein Vorgesetzter in Kopie gesetzt wird, zählt keineswegs zu „Personal führen“ oder „Fortschritte kontrollieren“. Also reduzieren sie jede überflüssige Email und sagen Sie es auch den Kollegen, dass sie nicht mehr zwingend in CC gesetzt werden wollen. Von Ausnahmen abgesehen sollte keine Email mehr als zwei Empfänger haben.

CC-Emails drehen Hierarchie um

Früher mussten Mitarbeiter Zeit investieren, um Informationen so aufzubereiten, dass sie für den Vorgesetzten nutzbar waren. Eine CC-Kopie dreht den Arbeitsaufwand um: null für den Mitarbeiter, viel für den Chef. Da Kopien ja für den Empfänger und nicht den in CC-Gesetzten gedacht sind, braucht Letzter überdurchschnittlich viel Zeit, um sie zu lesen.

CC-Emails erzeugen Illusion

Wenn jemand eine Email in Kopie erhalten hatten, hat er deren Inhalt nicht automatisch gelesen und voll verstanden. Das scheint eine triviale Wahrheit zu sein, doch die Anspruchshaltung in Unternehmen ist oft eine andere. Bedenken Sie also, dass ihr Chef oder Ihr Kollege nicht jede CC-Email auswendig kennt.

CC-Email generieren neue Emails

Kopiert ein Mitarbeiter seinen Chef bzw. ein Kollege den anderen auf seine Email, werden die Empfänger der Email ihn auch wieder mit hinein nehmen.

Die Lösung des Problems

Legen Sie fest, wie Sie informiert werden möchten. Wenn Sie keine CC-Kopie wollen, heißt das ja nicht, dass Sie auf Informationen verzichten möchten. Etablieren Sie ein Berichtswesen, verlangen Sie kommentierte Info-Kopien, demotivieren Sie externe CC-Setzer und verweisen Sie konsequent auf die Kompetenz der zuständigen Mitarbeiter. 

Notwendige-Übel-Emails

Nun muss ein leitender Angestellter auch solche Aufgaben lösen, die nicht zu seinem Kernbereich gehören und man notwendiges Übel nennen könnte. Diese Dinge kommen in aller Regel per Email. Gänzlich vermeiden lässt sich das nicht, wohl aber reduzieren. Differenzieren Sie zwischen Notwendige-Übel-Emails und solchen, die tatsächlich unnötige Zeitverschwendung sind. Der Anteil ist höher als Sie denken.

Belästigung durch Untergebene

Viele Mitarbeiter ziehen ihre Führungskräfte mit Emails viel zu sehr in das Tagesgeschäft hinein. Das ist oft ein Anzeichen dafür, dass sie überfordert sind, ihnen wichtige Informationen fehlen oder sie sich absichern wollen. All dies kann ein guter Chef anders lösen, so dass täglich Dutzende Emails ausbleiben.

Über ihre Erfolge sollten Frauen…?
... definitiv reden. Am liebsten über Formate, die als Erfahrungsaustausch konzipiert sind. So profitieren nämlich auch Dritte von den persönlichen Lernkurven anderer und es steht noch mehr im Fokus, dass auch andere bei ihrem Vorankommen mit dem Wissen der Gruppe unterstützt werden. Hoheitswissen und Herrschaftsdenken sind meines Erachtens ein Auslaufmodell.

Her mit dem Geld: Dein Ratschlag an andere Frauen für Gehaltsverhandlungen?
Informiere dich, wie die Stelle üblicherweise honoriert wird – das geht im Übrigen auch durch Gespräche mit Kollegen oder entsprechende Gehaltstabellen. Kommuniziere ganz klar deine Erwartung. Sollte eine wiederholte Anpassung nicht möglich sein, Kollegen aber in der Zeit tatsächlich an dir vorbeiziehen, wäre meine Empfehlung, konsequent zu handeln....

Verbündete und Mentoren finde ich, indem...?
…ich aktiv nach Hilfestellungen und Austausch frage. Außer einem Nein kann mir doch nicht viel passieren. Netzwerke sind die Währung der Zukunft. Also rate ich immer, selbst aktiv zu werden.

In Konfliktsituationen bin ich…?
...zunächst einmal zurückhaltend, denn Konflikte können auf ganz unterschiedlicher Ebene an mich herangetragen werden. Ich habe schon sehr laute und verletzende Konflikte erfahren. Am liebsten reagiere ich auf Augenhöhe und vor allem auf Sachebene, schließlich bin ich an einer Lösung des Problems interessiert.

Pannen sind…?
... menschlich. Fehler passieren jedem von uns. Gegenüber Mitarbeiterinnen kommunizieren wir einen offenen Umfang mit Fehlern, so dass wir im Fall einer Panne darauf reagieren und gemeinsam eine Lösung finden können. Unter den Teppich zu kehren oder abzuwarten, was passiert, finde ich immer eine schlechte Lösung. Irgendwie fällt einem so was immer auf die Füße. Größe ist es, selbst Fehler zuzugeben und seinen Standpunkt zu ändern.

Wie gehst du mit Stress um?
Ich arbeite in einem durch Deadlines getriebenen Business und dazu gehören tatsächlich regelmäßige stressreiche Zeiten. Mich beflügelt es, solange es nicht existenzbedrohend ist. Mein Unternehmen gibt es nun seit über drei Jahren, die bisher unglaublich herausfordernd waren – und das nicht nur vor dem Hintergrund einer funktionieren Liquiditätsplanung bei zunächst nicht vorhandener Kapitalzusage. Ich bin ohne Finanzierung gestartet, aus Überzeugung und vielleicht auch mit einer gewissen Naivität, dass das schon irgendwie funktionieren wird. Das Unternehmen weiterzuentwickeln fordert mich im positiven Sinne heraus.

Die Herausforderung als Gründerin und Elternteil, zwischen 9 und 17.30 Uhr effektiv zu funktionieren, führt mich aber regelmäßig an Grenzen. Das gebe ich offen zu. Und das alles geht auch nur, weil mein Partner da ist und sich mit mehr als 50 Prozent einbringt. Das entlastet und schafft dann, wenn ich es brauche, einen freien Kopf.

Nein sagen sollten Frauen zu…?
... allem, mit dem sie sich unwohl fühlen. Und damit meine ich nicht Momente, wo es darum geht, die eigene Komfortzone zu verlassen. Sondern wenn sie das Gefühl haben, dass eine Grenze überschritten wird oder wurde.

Du merkst, dass du unglücklich bist in deinem Job. Was tust du?
Schwierige Frage. Auf allen Hierarchiestufen, also vom Azubi bis in die Geschäftsführung, durfte ich gestalten, Verantwortung übernehmen und Entscheidungen treffen. Das hat dazu geführt, dass ich stets handlungsfähig war und damit zufrieden im Job. Das heißt aber nicht, dass ich nicht auch regelmäßig auf die Nase gefallen bin und Fehler gemacht habe und dadurch auch eine Stehauf-Mentalität entwickelt habe. Ich hatte aber nie ein Gefühl von großer Unzufriedenheit. Vielleicht aber auch weil für mich das Motto gilt: „Love it, change it or leave it.“

Anderen Chefs würde ich gerne sagen, …
... setzt Euch für die gleichen Rechte vom Frauen und Männern im Berufsleben ein. Das sollte eine Selbstverständlichkeit sein und bitte nicht erst dann, wenn es um eure Töchter geht!

Liebe Natascha, ich danke dir für dieses Gespräch.

Kommentare (1)

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Frau Annette Bollmohr

31.08.2018, 15:50 Uhr

Finde Natascha Hoffner beeindruckend in ihrer Klarheit.

Vor allem hat sie vollkommen Recht, wenn sie sagt „Netzwerke sind die Währung der Zukunft“.

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