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08.09.2017

14:01 Uhr

Open Space, Scrum, Design Thinking

Neue Arbeitswelt? Fehlanzeige!

VonCarina Kontio

Mehr Schein als Sein: Während Mitarbeiter und Chefs ihr Unternehmen für überdurchschnittlich agil halten, arbeiten sie in der Realität selbst kaum mit neuen Arbeitsmethoden. Wie kommt dieser krasse Widerspruch zustande?

Ist New Work mehr Schein als Sein? Damit hat sich gerade auch das Weiterbildungsunternehmen Haufe in einer Online-Umfrage beschäftigt. Getty Images

New Work

Ist New Work mehr Schein als Sein? Damit hat sich gerade auch das Weiterbildungsunternehmen Haufe in einer Online-Umfrage beschäftigt.

BonnIch bin weiß Gott keine ausgewiesene Digitalexpertin, trotzdem möchte ich an dieser Stelle behaupten, dass die Digitalisierung uns Dinge beschert, die man mit einem weinenden und einem lachenden Auge betrachten kann. Mag sein, dass es Ihnen anders ergeht: mir aber schwirrt der Kopf vor ständig neuen Buzzwords, angefangen bei Arbeit 1.0 bis Arbeit 4.0, über New Work, Open Space und Scrum bis hin zu Lean Startup, Holocracy und Design Thinking. Wenn selbst der Hausmeister empowert werden soll, wird es höchste Zeit, einige Dinge zu klären.

Die größten Fehler beim Einsatz von Emails

Verlust von Arbeitszeit

Wenn Mitarbeiter E-Mails ohne Anleitung nutzen, verschwenden sie oft Arbeitszeit. Beratungsgesellschaften beziffern den Wert der verlorenen Arbeitszeit auf mehrere Milliarden Euro jährlich.

Gefahr der Selbstausbeutung

Gerade in Zeiten von iPhones und Blackberrys führt die dauernde Erreichbarkeit zum Hang, sich selbst auszubeuten oder ausbeuten zu lassen. Emails haben Suchtpotenzial. Auf lange Sicht leisten die Mitarbeiter so in der regulären Arbeitszeit weniger.

Mentale Ermüdung

Wer sich von Emails treiben lässt, ermüdet schneller, wie Studien belegen. Die ständigen Unterbrechungen durch Emails erhöhen das Bournout-Risiko.

Fehler und Missverständnisse

Jeder dürfte es schon mal erlebt haben, dass der Text einer Email falsch verstanden wird. Missverständnisse passieren einfach sehr viel häufiger als in direkten Gesprächen. Zudem treten auch fachliche Fehler leichter auf.

Prozesse werden umgangen

Hierarchien haben sich ja nicht aus Zufall gebildet. Wer berichtet was an wen – das umgeht die Email-Kommunikation viel häufiger, als es alle Beteiligten wahr haben wollen. Vielleicht geht der „kleine Dienstweg“ per Email manchmal schneller, aber das geht zu Lasten von Zuverlässigkeit und Qualität.

Einzelfälle statt Organisation

Anstatt richtig in Prozessen organisiert zu sein, wird vieles immer wieder als Einzelfall betrachtet. Das ist nicht nur aufwendiger, sondern es passieren auch mehr Fehler.

Soziale Kompetenz nimmt ab

Soziologen und Psychologen sagen, dass jene Menschen, die vor allem elektronisch kommunizieren, die Fähigkeit und das Interesse verlieren, sich mit Menschen direkt auseinanderzusetzen.

Vieles dauert länger

Es gibt viele Themen, in den Emails einfach die uneffektivere Kommunikationsform sind (siehe Seite 2). Die Geschäftsvorfälle dauern länger als notwendig und erfordern mehr Aufwand. So manches Thema, das sich per Email über Wochen hinzieht, ist in einer Zehn-Minuten-Besprechung vom Tisch.

Prioritäten gehen verloren

Das dringende Kleine im Posteingang wird wichtiger als das wirklich wichtige Große. Auch das ist ein Nachteil der Email-Kommunikation. Umso wichtiger ist es, sich da gut zu organisieren.

Emailen ist nicht Arbeiten

Es kommt schnell zu einem Realitätsverlust: Mitarbeiter schicken Dutzende Emails durch die Gegen und glauben, sie hätten wirklich gearbeitet. Doch wie produktiv sind die meisten Emails wirklich? Hat man  für das Unternehmen tatsächlich so viel bewegt, wie man in derselben Zeit hätte können?

Reagieren statt Agieren

Wer über weitere Strecken des Tages auf eingehende Emails reagiert, hat folglich weniger Zeit zum Agieren. Das frustriert den Einzelnen und bringt dem Unternehmen wenig.

Weiterschieben statt Erledigen

Jeder will Emails schnell vom Tisch haben. Also wo immer möglich gilt da die Devise: weiterleiten statt erledigen.

Keine Frage: die digitale Transformation ist eine der größten technischen Umwälzungen für unsere Arbeitswelt, für Unternehmen, Chefs und ihre Mitarbeiter und alles andere als eine Randerscheinung des 21. Jahrhunderts. Doch wenn man ehrlich ist, bewegen wir uns hier oftmals noch sehr unüberlegt in virtuellen Welten. Wir slacken hier ein bisschen in digitalen Messengern, suchen dort Rat in Büchern und Seminaren und haben am Ende dann doch noch nicht wirklich begriffen, was dieses New Work überhaupt ist, welche „digitalen Helfer” es gibt, wie sie funktionieren und welche davon wir überhaupt für unsere Organisation brauchen.

Teils sind diese „Trends” einfach noch nicht bekannt, teils können wir nichts damit anfangen und teils werden sie sogar als verrückter Hype abgetan – dabei ist das Konzept von New Work alles andere als neu. Es geht ursprünglich auf einen Ansatz des Sozialphilosophen Fridjof Bergmann zurück, der als „Vater“ der New-Work-Bewegung gilt und sich schon Anfang der achtziger Jahre damit beschäftigte. Und wenn man ehrlich ist, wird uns hier viel alter Wein in neuen Schläuchen verkauft.

„New Work ist nicht immer gleich neu”, bestätigt uns die Düsseldorfer Digital-Strategin Janine Kreienbrink, die unter anderem Unternehmen zum Thema Design Thinking berät. „Agil kann beispielsweise schon sein, wenn morgens ein 15-minütiger Austausch gemeinsam im Team im Stehen stattfindet. Jeder sagt, was er gestern getan hat, was er heute tun muss und ob er Hilfe braucht beziehungsweise wo er gerade nicht weiterkommt”, so Kreienbrink. Beklebt mit einem modernen Buzzword-Etikett könnten wir unsere tägliche Ressortkonferenz hier beim Handelsblatt also einfach auch als „Daily Standup im Scrum Prozess” bezeichnen.

Ein anderes Beispiel sind flache statt steile Hierarchien – auch das ist New Work. Also das Gegenteil von Organisationen, in denen noch immer das sogenannte HIPPO-Syndrom vorherrscht, wonach die „Highest Paid Person Opinion” entscheidend ist und die Abteilungen klar voneinander abgegrenzt sind. So organisieren sich noch immer viele deutsche Unternehmen im 21. Jahrhundert und es erinnert mich tatsächlich hier und da an die Planwirtschaft in der DDR und der UDSSR. Oder Open-Space: nennen wir es einfach Großraumbüro ohne Gummibaum und Schwertfarn in der Ecke. Statt fester Büros gibt es mobile Schreibtische und die Mitarbeiter suchen sich morgens einen Platz aus, der an diesem Tag zu ihnen passt.

Kommentare (1)

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Herr Cyber Driver

08.09.2017, 15:30 Uhr

"Data is the new oil" - und: "die Schnellen fressen die Langsamen".

... wenn die Dinosaurier sich für agil halten, weil sie über ein flexibles Arbeitszeitenmodell verfügen, brauch sich über deren aussterben niemand zu wundern.

Dabei ist die Umsetzung hin zu einem agilen, nach internen wie externen Kunden ausgerichtetes Unternehmen auch inkrementell recht einfach möglich:
Digital Workplace mit advanced communication einrichten, neue Aufgaben in Projekte bündeln und diese Projekte mit standortverteilter Mitarbeiterkonfiguration durchführen. Fertig.

SCRUM, Shop-Floor-Management, Meetings im virtuellen Projektraum werden von nun an obligatorisch mit advanced communication durchgeführt - die strukturierten Kommunikationsdaten protokolliert und mit einer sich stetig verbessernden KI ausgewertet. BigData -> PatternRecognition -> forecasts & suggestions.

Die "Problematik" der Kultur, der flachen Hierarchien, der nicht gelebten Agilität, der Kundenorientierung hat sich mit der Einführung eines durchdachten digitalen Arbeitsplatzes dann auch erledigt. Oder bleiben wir besser im Konjunktiv: hätte sich dann erledigt.

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